Бухучет аренда автомобиля у сотрудника

Вопрос от читателя Клерк.Ру Евгения (г. Москва)

Мы ООО на ОСНО (оптовая торговля расходными материалами). Компания состоит из ген. директора, коммерческого директора и руководителя отдела продаж — все трое являемся учредителями фирмы. У каждого имеется автомобиль, который используется для работы по получению товара от поставщиков и доставке его клиентам. Мы заключили договора аренды ТС без экипажа и установили размер арендной платы 25 000 рублей.

С этой суммы мы платим НДФЛ 13% и все. Все эти суммы мы относим к расходам компании. В договоре прописано, что данная сумма за аренду включает в себя расходы на содержание, страхование и ГСМ, но документально это никак не подтверждается. Можно ли так делать и не возникнет ли у налоговой вопросов почему мы относим это к расходам и не подтверждаем документально (чеками с заправки и т.п.)?

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Таким образом, договор аренды имущества предусматривает уплату арендатором арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.

Согласно ст. ст. 642, 644 — 646 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

Арендатор своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Следовательно, управление и эксплуатационно-техническое обслуживание транспортного средства осуществляются непосредственно самим арендатором (ООО) путем привлечения соответствующих работников.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Учитывая изложенное, затраты арендатора, произведенные по договорам аренды транспортных средств, в том числе затраты на приобретение им топлива для обеспечения работы данных автомобилей исходя из их фактического пробега, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.

В Вашей ситуации не имеют документального подтверждения как расходы на ГСМ, так и сам факт использования арендованных автомобилей в производственных целях (путевые листы не оформляются), поэтому претензии к расходам, возникающим по договорам аренды автомобилей, у работников налоговой службы обязательно возникнут.

Также Вам следует учитывать, что налоговые органы, в соответствии с п. 2 ст. 40 НК РФ, вправе проверять правильность применения цен по сделкам, в том числе и между взаимозависимыми лицами, исходя из рыночных цен. По мнению Минфина РФ, арендная плата за автомобиль может быть отнесена к расходам и учтена налогоплательщиком при определении объекта налогообложения в составе расходов, уменьшающих доходы, по цене сделки. Однако при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль, организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе (Письмо от 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).

Также отмечу, что включение в сумму арендной платы стоимости ГСМ может послужить поводом для переквалификации арендных отношений в отношения по использованию личных автомобилей работников в служебных целях. Основанием для выплаты компенсации за использование личного имущества работников в служебных целях, является ст. 188 Трудового кодекса РФ. Условия и порядок выплаты компенсации за использование работниками личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 от 22.07.92 N 13.

В соответствии с указанным Письмом в размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче — смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника гл. 25 НК РФ не предусмотрены.

Вместе с тем, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, Минфин РФ считает, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта, поименованного в ст. 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх