Что проверяет ФСС

Самостоятельная проверка отчета

Специалисты ФСС проводят проверку, основываясь на контрольных показателях, установленных для разных граф таблицы. Пользуясь их алгоритмом, можно оценить готовый документ самостоятельно.

Например, при заполнении отчетности за первый квартал года сумма начисленных взносов к выплате всегда указывается равной нулю. Если документ готовится по итогам полугодия, 9 или 12 месяцев, она равна показателю на конец предыдущего периода. У страхователя не может быть одновременно задолженности перед ФСС и долгов Фонда к нему.

Самостоятельный контроль готовой отчетности требует времени и внимательности. Существует путь упрощения этой задачи – использование специальных программных продуктов. Один из них – официальный сайт ФСС, который в автоматическом режиме выявляет ошибки и дает возможность исправить их на этапе подготовки документа.

Для проведения проверки необходимо предварительно зарегистрироваться на сайте ФСС по адресу электронной почты, заполнить данные об организации в разделе «Профили», распечатать заявление, подписать руководителем и передать на бумажном носителе в Фонд, дождаться подключения к пакету расширенных прав.

Когда вы закончите регистрационные процедуры, можете приступать к проверке. Необходимо:

  • сформировать документ в бухгалтерской программе, например, 1С;
  • выгрузить в xml-формат;
  • зайти на сайте на закладку «Форма 4-ФСС»;
  • загрузить xml-файл и нажать «Проверить»;
  • изучить результаты проверки и исправить ошибки.

Проведение автоматической проверки помогает экономить время бухгалтера и своевременно обнаруживать ошибки в готовой отчетности.

Виды проверок ФСС

В зависимости от цели проверки бывают нескольких видов.

Камеральная проверка ФСС – проводится по месту нахождения фонда в течение двух месяцев с даты сдачи отчетности для контроля соблюдения плательщиком взносов нормативных актов по социальному страхованию.

В процессе проверки выявляются нарушения по начислению и уплате взносов, по расходованию целевых средств, по оплате труда работников, расчету больничных и пособий, отпусков по уходу за детьми. Также камеральная проверка может быть подготовкой к проверке выездной. У налогоплательщика могут потребовать к предъявлению документы, подтверждающие расходы.

Выездная проверка ФСС – обычно проводится по месту нахождения работодателя по результатам камеральных проверок для уточнения обстоятельств расходования средств, особенно если фигурировали значительные суммы.

Плановая проверка ФСС – проводится фсс по графику проверок, составляемому по всем плательщикам на три года, не может проводиться чаще. Информация, содержащаяся в графике, находится в закрытом доступе.

Внеплановая проверка ФСС – может проводиться при обращении страхователя за выделением средств на страховые расходы по различным случаям; по жалобам сотрудников предприятия на неправильный расчет пособий.

Обычно о проверке фонды никак не предупреждают, такого документа закон не предусматривает. В действительности, работники фондов могут позвонить по телефону и объявить о начале проверки и о том, какие документы необходимо предоставить.

Проверяемые ФСС периоды и длительность

Проверяться могут периоды в течение последних трех лет работы предприятия/ип, предшествующих году составления решения о проверке.

При проведении выездной проверки ФСС могут проверяться и отчетные периоды незаконченного календарного года. Повторная проверка уже проверявшихся периодов разрешена. Обычно повторные проверки назначаются при процедурах реорганизации/ликвидации плательщика либо при предоставлении уточняющего расчета.

Срок длительности проверки определяется индивидуально по каждому предприятию, учитывая несколько факторов – численность сотрудников, объема документов к изучению. В обычных случаях сроки проверки ФСС не превышают одного месяца.

В отдельных ситуациях они могут быть продлены до двух либо трех месяцев. При существовании у организации филиалов по одному месяцу отводится на проверку каждого из них.

Тендер на закупку должен проводиться и внутри фирмы/предприятия, и для участия в выгодных госзакупках. Внедрение тендерных отделов и систем поиска позволит достигнуть высоких прибылей.

Все процедуры по проведению закупок, а также процесс подписания договоров и контроль за их соблюдением регламентируются законодательно. Контроль их за выполнением возложен на Казначейство и Счетную палату РФ. Подробности читайте .

Организации отводится период в десять дней по календарю на представление запрашиваемой документации. В случаях, когда фирма не успевает уложиться в срок, необходимо письменно обратиться с просьбой об отсрочке с указанием причин и реального срока.

Руководитель фонда рассмотрит заявление и вынесет решение о предоставлении отсрочки – положительное или отрицательное.

Требуемые документы при проверке ФСС

В процессе проверки могут быть запрошены самые разные документы, как имеющие отношение к проверяемым случаям, так и не имеющие. Конкретного перечня не существует.

Необходимость представления документации определяется по каждому проверяемому лицу сотрудником фонда самостоятельно. Вся документация должна предоставляться в виде копий, за исключением некоторых, к примеру, бланков больничных листов, которые ознакомительно могут потребоваться и в подлинниках.

Примерный перечень документов, которые может запросить ФСС.

Общие:

  • учредительная документация (уставы, протоколы, решения);
  • регистрационные формы, свидетельства;
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • расчеты по взносам, подлежащие сдаче в пенсионный, социальный фонды;
  • книги учетов доходов/расходов;
  • финансовая отчетность, бухгалтерские отчеты;
  • пояснительные; аудиторские заключения;
  • главные книги, журналы операций, анализы счетов и субконто;
  • документы банковские и кассовые;
  • акты выполненных работ/услуг;
  • отчеты авансовые;
  • трудовые договора, штатные расписания, табеля учета времени работы, кадровые приказы, заявления сотрудников, трудовые книжки.

Специальные – связанные с выплатами по расходам на страхование:

  • больничные листы – проверяются особенно пристально;
  • документы, связанные с расчетами сумм пособий – договора, доп. соглашения, приказы и заявления, справки с других мест занятости, справки от супруга/супруги страхового лица, судебные решения, свидетельства о рождении/усыновлении детей, справки из загса;
  • непосредственно расчеты сумм в произвольной форме;
  • документы по выплате пособий, и прочие документы.

Результаты проверок ФСС

Оформление в виде справки происходит не позднее последнего дня проверки, может быть и раньше. В документе указываются предмет и сроки проверки.

Непосредственно результаты описываются в течение двух месяцев в акте проверки за подписью руководителей фонда и проверяемой организации. По камеральным проверкам акты не составляют.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия не желает подписывать акт, тогда необходимо оформить отказ, сделав соответствующую надпись.

Акт о проверке должен быть вручен представителю организации. Когда вручение лично невозможно, акт может быть отправлен почтой, датой вручения будет шестой день с даты отправки письма.

На изложение возражений организации отведено по закону 15 дней с момента получения акта.

Если есть замечания, директору фирмы нужно изложить их на экземпляре акта перед своей подписью. По прошествии 10 дней после завершения срока принятия возражений фондом будет вынесено решение о результатах проверки.

В процессе проверки могут быть выявлены расходы, произведенные с нарушением норм, не подтвержденные необходимыми документами. Такие расходы подлежат снятию из сумм в расчетной ведомости. Соответственно, подобные расходы не могут быть приняты фондом к зачету и возмещению страхователю.

Согласно 152-ФЗ, физлицо вправе получать у оператора сведения, которые имеют отношение к процессу обработки его личной информации: о правомерности и целях операций, получивших доступ к его сведениям лицах, сроках обработки и хранения, иные сведения.

Бухгалтер — это специалист, который должен постоянно развиваться, заниматься самообразованием. Именно поэтому, дистанционные курсы обучения бухгалтеров пользуются все возрастающей популярностью. Подробности о курсах читайте .

В ситуации, когда расходы уже были возмещены плательщику, фонд имеет право отозвать не принимаемые суммы, а если предприятие отказывается вернуть денежные средства, ФСС имеет право обратиться с исковым заявлением в суд.

Если было выявлено, что работнику произвели неверно расчет сумм, делается корректировка базы и пособий в сторону увеличения или уменьшения.
Если бухгалтер предприятия выявил этот факт самостоятельно, до проверки, он может произвести перерасчет сумм, не дожидаясь прихода контролирующих органов.

Соответствующие исправления оформляются бухгалтерскими справками, в больничный лист вносятся изменения.

Штрафные санкции ФСС

Отказ предоставить документацию расценивается как правонарушение и влечет к наложению штрафных санкций в размере 200 рублей по каждому не предоставленному документу.

Когда работодатель считает, что проверка была проведена незаконно или с нарушениями, он может обратиться с жалобой в вышестоящие органы ФСС по своему региону.

При этом обязательно нужно указать, какие нарушения были в ходе проверки – факты, сроки, решение, результаты.

Таким образом, в интересах каждого плательщика взносов своевременно реагировать на просьбы сотрудников ФСС в ходе проверок, чтобы избежать не только штрафов за непредоставление документации, но и в полном объеме получать выплаты по возмещаемым расходам.

А также быть уверенным в правильности заполнения отчетности и расчете взносов по социальному страхованию.

Источник: компания «ГЭНДАЛЬФ»

ЧТО ПРОВЕРЯЕТ ФСС?
Контроль над расходованием страхователями средств на социальное страхование возложен на Фонд социального страхования РФ. Он осуществляется посредством выездных и камеральных проверок. Основные объекты проверки ФСС — правильность начисления и уплаты страховых взносов на:

  • обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний,
  • расходование страхователями средств Фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком и др.)
  • приобретение путевок.

Что же по своей сути означают два вида проверок?

1. КАМЕРАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА
Поводом для начала осуществления камеральной проверки является поступление в отделение фонда от страхователя таких документов, как:

  • расчетная ведомость по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма «4-ФСС» РФ, утв. постановлением ФСС России от 22.12.04 № 111);
  • отчет по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в Фонд социального страхования Российской Федерации отдельными категориями страхователей (форма «4а-ФСС» РФ, утв. постановлением ФСС России от 25.04.03 № 46).

Отчет по форме «4а-ФСС» заполняют, в частности, страхователи, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД и ЕСХН) и добровольно уплачивающие страховые взносы в ФСС России на случай временной нетрудоспособности работников, в соответствии с законом № 190-ФЗ (далее — добровольные страховые взносы).

Помимо одной из форм надлежит также представить и документы, подтверждающие начисление расходов по обязательному социальному страхованию или (и) по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

ЦЕЛИ КАМЕРАЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ФСС:

  • выявление и предотвращение нарушений страхователем порядков правильности исчисления и полноты уплаты страховых взносов от травматизма и добровольно уплачиваемых страховых взносов;
  • проверка обоснованности расходов, произведенных страхователем на цели социального страхования за счет средств ФСС России.

Если камеральной проверкой выявлены ошибки в заполнении отчетности, противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, то страхователю предлагается внести соответствующие исправления в отчетность в течение пяти дней. Внесенные страхователем исправления в отчетности соответствующим образом переносятся в базу данных территориального отделения фонда для формирования сводного финансового отчета.

При невнесении же страхователем соответствующих исправлений в установленный срок у страховщика возникают основания для предположения, что представляемой стороной допущены правонарушения, за которые законодательством РФ предусмотрена ответственность. А это, в свою очередь, позволяет проверяющим рекомендовать страхователя для включения в план документальных выездных проверок.

2. ВЫЕЗДНАЯ ПРОВЕРКА
С 2010 г. выездные проверки должны проводиться сотрудниками ФСС совместно с ПФР. (п. 3 с. 33 Закона 212-ФЗ). График таких проверок на следующий год утверждается фондами совместно до 25 декабря.

Однако, как и в предыдущие годы, ФСС может проводить самостоятельные выездные проверки для проверки правильности расходов на пособия. Проверка назначается и проводится на основании решения руководителя отделения (филиала отделения) Фонда о проведении документальной проверки страхователя.
Документальная выездная проверка может быть вызвана необходимостью контроля за правильностью:

  • расходования страхователем средств на цели обязательного социального страхования — выплат пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременных и ежемесячных пособий на детей и т. д.;
  • начисления и уплаты страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также за расходами страхователя в счет уплаты этих взносов.

Помимо этого в части обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве подготавливаться к проверке надлежит страхователям, у которых:

  • имеются задолженности по уплате страховых взносов и других обязательных платежей в Фонд;
  • произошло резкое изменение начисленных сумм работникам при сохранении их численности;
  • зафиксировано нерегулярное представление расчетной ведомости (п. 2 «Указаний» № 82).

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА
Во-первых, в решении этой проблемы бухгалтеру помогут методологические и практические инструменты. По нашему мнению, бухгалтерам–расчетчикам, для того чтобы находиться в дружеских отношениях с Фондом Социального Страхования просто необходимо изучить, научиться использовать и всегда иметь под рукой следующие нормативные акты:

  • Федеральный закон от 16.07.1999 № 165-ФЗ;
  • Федеральный закон от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;
  • Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»;
  • Постановление Правительства РФ от 30.12.2006 № 865 «Об утверждении Положения о назначении и выплате государственных пособий гражданам, имеющим детей»,
  • Постановление от 15.06.2007 № 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию»;
  • Положение о Фонде Социального Страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101;
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 27.10.2008 № 593н «О внесении изменений в Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 1 августа 2007 г. № 514»;
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172 «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»;
  • Федеральные законы о бюджете Фонда на соответствующий год и плановый период;
  • иные законы и нормативные правовые акты РФ.

Конечно же, в обязательном порядке бухгалтерам–расчетчикам необходимо ознакомиться с:

  • Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам»;
  • Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 82 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Это обусловлено тем, что при осуществлении проверок страхователей по обязательному социальному страхованию отделения Фонда руководствуются именно перечисленными законодательными актами. Знание этих нормативных актов поможет избежать многих ошибок. Вот некоторые из них.

НА ЧТО ВАЖНО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ?

Больничный лист будет считаться недействительным, если на нем:

  • Неправильно указано ФИО сотрудника или наименование организации
  • Неправильно рассчитан стаж сотрудника;
  • Нет подписи руководителя или кадрового работника или расчетчика;
  • Нет отметки ВК, если б/л выдан по беременности и родам или б/л по сроку превышает 30 календарных дней.

На больничном листке должны быть указаны: код мед. учреждения, его наименование, адрес, стоять все печати, согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 27.10.2008 № 593н.
Кроме того, организация вправе не оплачивать б/л, если в нем более 2-х исправлений. И если такой больничный принят к учету, то ФСС не компенсирует его.

Каждое исправление должно сопровождаться словами «исправленному…. на ……верить», подписью врача, ее расшифровкой и печатью.
Также следует обратить внимание, что, начиная с 2010 г. организации, использующие специальные налоговые режимы, оплачивают больничные листы так же, как и организации на ОСНО – за первые 2 дня нетрудоспособности – за счет работодателя, за остальные дни – за счет средств ФСС. При этом оплата пособия по нетрудоспособности при уходе за больным родственником или пособие в связи с отпуском по беременности и родам также выплачивается полностью за счет средств ФСС.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ ПОСОБИЯ НА ПОГРЕБЕНИЕ:

  • Заявление родственника;
  • справка о смерти — оригинал;
  • копия Свидетельства о смерти.

ПРИ ВЫПЛАТЕ ПОСОБИЙ ПРИ РОЖДЕНИИ НЕОБХОДИМО ПРЕДОСТАВИТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ:

  • Заявление о выплате пособия;
  • Справка о рождении (ф. 25 — есть оба родителя или ф. 24 — только мать) – оригинал;
  • копия Свидетельства о рождении;
  • Справка второго родителя о том, что он не получал это пособие с «живой» печатью с места работы другого родителя, если он работает (или из Управления соцзащиты или Центра занятости, если родитель не работает).

ПРИ ВЫПЛАТЕ ПОСОБИЙ ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ ДО 1,5 ЛЕТ:

  • Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
  • приказ;
  • копии Свидетельств о рождении на всех детей;
  • Справка второго родителя о том, что он не получал это пособие и не находится в отпуске по уходу за ребенком с «живой» печатью (с места работы этого родителя, если он работает, или из Управления соцзащиты или Центра занятости, если родитель не работает).

НА ЧТО ОБРАЩАЮТ ВНИМАНИЕ ПРОВЕРЯЮЩИЕ?
Оклад и месячная премия в расчетной ведомости должны быть указаны отдельно. На премию, которая назначается ежемесячно, должен быть приказ, с которым все работники были бы ознакомлены под роспись. Обосновывается это тем, что премии бывают разные, и поэтому они по-разному могут участвовать в исчислении среднего заработка работника.

Также число рабочих дней в табеле и начисленный за них оклад по расчетной ведомости должны соответствовать друг другу. Часто проверяют штатное расписание: у сотрудников с одинаковыми должностями должны быть одинаковые оклады. Например, если один сотрудник получает больше, чем другой с такой же должностью и идет в декрет, то очень сложно доказать, чем он отличается от других. Часто это списывают на благотворительность работодателя, чтобы получить для работника большую сумму.

ПРОВЕРКА «ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА»

В «Положении об оплате труда» должно указываться, что сотрудник получает за свой труд. Если он получает премию, то должно быть отражено, в каком размере и на каких условиях.

То есть, если в «Положении» отражено, что он получает премию не более 25%, а на самом деле выплачивают 50%, то премию свыше 25% могут не зачесть при расчете среднедневного заработка для больничного или других пособий, выплачивающихся за счет ФСС.

Также контролеры ФСС проверяют наличие личных карточек сотрудников, особенно тех, которые получают пособия до 1,5 лет или тех, кто получает большие суммы пособий.

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх