Доверенность на использование ЭЦП, образец

Что такое ЭЦП и для чего она используется?

Электронно-цифровая подпись гарантирует получателю документа следующее:

  1. Подтверждение факта, что подписантом является конкретный человек и никто другой.
  2. Содержание передаваемого документа не претерпело никаких изменений в процессе передачи.
  3. Документация действительно была отправлена, и это сделал владелец электронной подписи.

Такой вид подписания имеет широкое распространение везде, где важны вопросы секретности и надёжности. Это относится не только к вопросам документооборота, но и к финансовым транзакциям, вопросам определения авторства программного обеспечения и к другим аналогичным ситуациям.

С точки зрения закона, ЭЦП равнозначна обычной подписи, сделанной шариковой ручкой. В Российской Федерации с начала 2013 года действует ГОСТ Р 34.10-2012, затрагивающий вопрос цифрового заверения и защиты документации. По мнению законодателей ЭЦП бывает трёх типов:

  1. Простая электронно-цифровая удостоверяет тот факт, что документ исходит от лица, которое её проставило.
  2. Усиленная неквалифицированная. Она выполняет две функции: кроме подтверждения авторства, гарантирует отсутствие изменений в электронном документе после отправления.
  3. Усиленная квалифицированная обладает теми же характеристиками, что и неквалифицированная, кроме того, что выдаётся в специализированных центрах, которые были аккредитованы Минкомсвязи.

Именно последний вариант из трёх перечисленных даёт электронному документу юридическую силу в полном объёме. При этом ЭЦП заменяет не только одну подпись, но также и печать организации. Именно такой вариант используется, например, при сдаче отчётности в налоговую инспекцию или в Пенсионный фонд России.

Основным документом, который регламентирует использование ЭЦП, является закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, принятый 23 июня 2016 года.

Порядок получения

Для того чтобы получить ЭЦП, нужно обратиться в соответствующий аккредитованный центр. Чтобы выбрать один из них, можно посмотреть список на сайте Минкомсвязи. Такие организации существуют в большинстве крупных городов Российской Федерации.

Говоря более точно, центр передаёт заказчику не саму электронную подпись, а программное обеспечение, с помощью которого можно её создать.

Для оформления и выдачи ПО, необходим строго оговоренный пакет документов. Для физических лиц в него должны входить:

  1. Заявление, в котором выражено желание получить ЭЦП.
  2. Свидетельство ИНН.
  3. Паспорт, который необходим для удостоверения личности гражданина.
  4. Пенсионное свидетельство (СНИЛС).
  5. Квитанция, которая подтверждает выполнение оплаты услуг центра.

Практически во всех специализированных организациях России предусмотрена услуга подачи документов посредством интернета.

Для юридического лица пакет документов должен быть следующим:

  1. Копия свидетельства о регистрации предприятия. Её необходимо заверить у нотариуса.
  2. Выписка из ЕГРЮЛ. После её выдачи срок действия составляет тридцать дней. Если он будет пропущен, справку будет необходимо взять ещё раз.
  3. Копия свидетельств ИНН, её тоже необходимо заверить у нотариуса.
  4. Заявление, на основании которого будет выдана ЭЦП. Бланки могут быть различными в зависимости от центра, куда происходит обращение.
  5. Сертификат обычно делается для директора фирмы. При обращении за предоставлением нужно предъявить приказ о его назначении.

Если за ЭЦП обращается индивидуальный предприниматель, ему потребуются:

  1. Оригинал выписки из ЕГРИП. Также необходимо оформить её копию и заверить её у нотариуса.
  2. Копия свидетельства ИНН, заверенная нотариусом.
  3. Заявление о выдаче. В центре, куда происходит обращение, для него может быть предусмотрен специальный бланк.
  4. Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.

Во всех перечисленных случаях рассмотрение происходит не дольше, чем в течение пяти дней.

Способы передачи подписи заказчику

Передача документов и электронных ключей происходит на подготовленных носителях. Оформление производится на основе заключённого ранее договора путём подписания акта приёма-передачи.

Документальное оформление факта передачи

Важно отметить, что когда говорят о передаче ЭЦП по акту, речь может идти о двух различных ситуациях:

  1. Получение у удостоверяющего центра.
  2. Передача внутри предприятия другому лицу, не тому, на которого первоначально производилось оформление.

В первом случае был подписан договор о выполнении работ, предоставлении услуг. Результатом его исполнения оказалась передача электронно-цифровой подписи, ключа и установление права заявителя на использование. Кроме того, центр проводит обслуживание, в течение периода, на который она была предоставлена.

Второй вариант не является полностью законным. Ведь ключ ЭЦП фактически определяет полномочия данные конкретному лицу, а не тому, которому он полуофициально его передал, ст. 6 закона 63-ФЗ. При этом ответственность остаётся на официальном владельце подписи. Нужно понимать, что никакие приказы или доверенности от руководства не будут иметь юридической силы.

Отвечать на подписание документов с использованием цифровых технологий будет тот, на кого ЭЦП была оформлена. Кроме того, факт такой передачи может быть расценен как халатность или превышение должностных полномочий.

Использование криптоподписи уже уволенного сотрудника, в зависимости от мотивов и размера нанесенного ущерба, может квалифицироваться как уголовно наказуемое деяние. Особенно, если это касается хищения денежных средств.

Обязательность письменного оформления факта передачи

Для того чтобы зафиксировать факт получения предприятием электронно-цифровой подписи, нужен первичный бухгалтерский документ, который подтверждает данную хозяйственную операцию. Обычно, для такой цели применяется акт приёма-передачи.

Важно заметить, что передача подписи законодательством не регламентируется. Однако, без этого или подобного ему документа, нет официального основания считать, что ЭЦП теперь относится к фирме-заказчику, и может использоваться ее в соответствии со своим назначением. С момента письменного оформления передачи ответственность за использование ПО и криптоподписи переходит к заказчику.

Если говорить о перепоручении внутри предприятия другому лицу, то это возможно сделать не только с помощью акта приёма-передачи, но и посредством приказа по предприятию. Однако настоящим владельцем подписи при этом всё равно останется руководитель.

Документы для скачивания (бесплатно)

Состав материалов, которые фактически передаются заказчику

Практически, если передача происходит внутри фирмы, то сотруднику передаётся USB-ключ, или другой материальный носитель, где записан секретный ключ шифрования.

Сервисный центр отдает клиенту более внушительный пакет документов:

  • акт или накладную;
  • флеш-носитель с записанным ПО, сертификатом и самой подписью;
  • договор на обслуживание;
  • памятку об использовании.

Обязательные реквизиты для акта передачи

При оформлении факта перехода права на владение криптоподписью необходимо указать в акте следующее:

  1. Точное наименование удостоверяющего центра.
  2. Название фирмы получателя электронного ключа.
  3. Перечень документов и материальных ценностей, которые передаются.
  4. Утверждение о том, что они фактически переданы с указанием даты.
  5. Ставятся печати и подписи сторон с расшифровкой уполномоченной персоны заказчика и исполнителя.

Обеспечение конфиденциальности и защиты ЭЦП от использования посторонними

В большинстве электронных систем для работы с ЭЦП применяются два ключа. Один из них является секретным, с его помощью можно подписывать электронные бумаги. Другой — это открытый ключ. Он не даёт возможности официального визирования, но позволяет определять принадлежность и подлинность ЭЦП.

Первый код нужно хранить скрытно, а второй, наоборот передать заинтересованным лицам, которые имеют право прочесть документ (фискальные органы, ПФР, внебюджетные фонды и заинтересованные контрагенты).

Для того чтобы обеспечить хранение секретного ключа, принято использовать различные технические средства:

  1. Специальные карточки (смарт-карты).
  2. Дискеты, но этот вариант постепенно теряет популярность.
  3. Для хранения ключа могут использоваться флешки.
  4. Иногда применяется хранение секретного ключа в защищённой памяти компьютера.

Из перечисленных вариантов принято считать смарт-карту наиболее надёжной. Здесь необходимо не только физически использовать её, но и предварительно ввести буквенно-цифровой пароль.

Электронные формы

Для заполнения типовых документов использовались заранее подготовленные типографские бланки. Теперь, реализуя средства Word, можно подготовить и хранить шаблоны форм готовые для заполнения.

Форма – документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных. Различают формы печатные и электронные. Печатные формы – это привычные бумажные документы. Электронные формы передаются через электронную почту или по сети.

В форме различают следующие виды полей: поля для ввода данных, поля со списком для выбора значений и флажки. Постоянная часть формы содержит неизменяемые данные. Подготовленная форма ставится под защиту и тогда можно получать документ, заполняя поля формы, а основной шаблон сохранять неизменным.

Последовательность создания формы:

  1. Подготовка шаблона формы и разработка её структуры.

  2. Добавление полей в шаблон документа.

  3. Защита и сохранение формы.

Созданная электронная форма хранится как шаблон формы. Новые документы создаются на основе шаблона, который используется многократно. Для создания электронной формы выводится на экран панель инструментов Формы.

Технология Слияние

Если один и тот же документ надо разослать большому количеству адресатов, используется технология Слияние.

В Word 2002 процедура Слияние упростилась. Появился Мастер слияния, с помощью которого можно поэтапно выполнить все необходимые действия. Вначале основному документу задаётся один из типов: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки или Каталог.

Последовательность действий:

  1. Создать основной документ с постоянным текстом.

  2. Подготовить источник данных. Это может быть таблица, созданная в Word, рабочая книга Excel или файл базы данных Access.

  3. Подготовить основной документ к слиянию.

  4. Объединить данные.

Основной документ создаётся на основе уже имеющегося документа или путём создания нового документа на основе шаблона. В основной документ вставляются поля, в которые будут заноситься данные из источника данных.

Объединение данных выполняется на последнем этапе работы с Мастером Слияния. Результат объединения данных можно просмотреть как составной документ, вывести на печать как письма – рассылка приглашений, отправить по электронной почте.

Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус)

Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.

Тезаурус (словарь синонимов и антонимов) оказывает помощь при составлении текстов. При проверке грамматики используются выбираемые пользователем наборы правил. Для проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Для проверки правописания Word позволяет создавать дополнительные пользовательские словари, в которые могут быть включены данные о специфических терминах, сокращениях и другое.

Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:

  • применением команды Сервис \ Правописание к готовому тексту,

  • с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры,

  • посредством автозамены во время ввода текста с клавиатуры.

При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слова появляется диалог Правописание, в котором эти слова выделены красным цветом. В верхнем окне Нет в словаре: появляется фрагмент текста, в котором находится неверное слово, а в нижнем окне Варианты: могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдаётся сообщение о том, что варианты отсутствуют.

Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:

  • Пропустить – в этом случае не производится замена слова выделенного в окне Нет в словаре:

  • Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.

  • Добавить – слово добавляется в словарь.

  • Заменить – производится замена выделенного слова на на одно из выбранных в списке Варианты:

  • Заменить все – автоматически заменяются все встреченные в данном сеансе слова, совпадающие со словом из окна Нет в словаре:

  • Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для автоматической замены.

  • Параметры – предоставляет возможность изменить начальные установки режима проверки правописания.

  • Отмена – отменяет сделанную замену слова.

  • Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.

При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдаётся тот же диалог Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В окне Варианты Word предлагает своё толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки :

  • Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.

  • Пропустить все – пропустить эту ошибку на вест этот сеанс.

  • Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

  • Изменить — пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.

  • Вернуть – последовательно, по одному, отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки.

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх