Электронный документооборот в учетной политике

Как организовать электронный документооборот с контрагентами

Нужно выполнить три шага.

  1. Заключить договор с оператором.
  2. Купить сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты.
  3. Присоединить контрагентов к системе.

Заключение соглашения с оператором

Оно иногда именуется «присоединением к регламенту». В этом документе описываются все нюансы сотрудничества, сроки подключения к системе и стоимость, а также указываются правовые аспекты взаимодействия.

Приобретение сертификата

Есть три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Сертификат необходим для того, чтобы документ был признан равнозначным бумажному аналогу. Усиленная квалифицированная подпись — замена собственноручной подписи и проставленного штампа предприятия. Средство криптографической защиты требуется для защиты, шифровки и расшифровки электронных подписей (покупается у оператора).

Присоединение контрагентов

Скорее всего, некоторые из ваших бизнес-партнеров уже использует ту или иную систему ЭДО. Даже если он не является клиентом Taxnet, не беда. С помощью роуминга (технологии, которая позволяет обмениваться документами между разными операторами ЭДО), вы сможете наладить взаимодействие.

Партнеров, не зарегистрированных ни в одной системе ЭДО необходимо убедить в эффективности такого средства обмена документов. Как правило, это не составляет большого труда, так как практически все предприниматели уже слышали о преимуществах ЭДО и представляют, как работают эти системы. Подтолкнуть к положительному решению можно предоставив им бесплатный доступ к системе на два-три месяца. Подобные моменты можно обговорить с нашими специалистами — они подскажут, как лучше поступить.

Как наладить электронный обмен документами с контрагентами

Компания Taxnet занимается разработкой IT-решений для предприятий уже 15 лет, в том числе была разработана система «Транскрипт», позволяющая быстро, надежно, удобно и недорого наладить электронный обмен документами с контрагентами. Система была установлена у 100 000 клиентов (более 700 партнёров по всей стране). Что мы предлагаем?

  1. Обеспечим юридическую (правовую) силу всем передаваемым документам.
  2. Быстрое взаимодействие, отправку/приём документов между вами и вашими партнёрами.
  3. Надёжную защиту от несанкционированного доступа.
  4. Сохранность документов на всех этапах переправки и при хранении.
  5. Поддержку пользователей и обучение персонала пользованию программой.

Благодаря хорошо налаженной работе обеспечим быстрое подключение к системе и плавный переход на ЭДО. Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Единый документооборот

Невозможно себе представить работу фирмы или предпринимателя без каких-либо документов. Начать хотя бы с того, что определенные бумаги оформляются по факту создания организации или ИП. Далее оформляются локальные акты, которые регулируют «правила игры», обязательные для всех сотрудников. Наем персонала сопровождается появлением распорядительных и персональных кадровых документов, с появлением контрагентов возникает «первичка». Производственный процесс требует технических бумаг – стандартов, регламентов и т.д.

Действия с документами с момента их оформления или получения до их исполнения, отправления контрагенту или передачи в архив – это и есть документооборот. В рамках него каждая деловая бумага относится ко входящим, исходящим документам или ко внутренним – используемым в производственном процессе или для целей управления внутри организации. Деловые бумаги принимают, регистрируют, рассылают, исполняют и хранят, чтобы при необходимости с ними можно было свериться.

Организовать документооборот можно, например, по такой схеме:

Система электронного документооборота

Электронный документооборот — ситуация, когда «первичка» и иные деловые бумаги в течение всего срока их действия (с момента создания, получения до исполнения) создаются в электронной форме — на компьютере. Это так называемые электронные документы. Их подписывают электронной подписью, хранят в базе данных фирмы или предпринимателя, и доступ к ним обычно организован по локальной сети или через Интернет. Работать на системе ЭДО могут любая фирма или предприниматель, с различной численностью персонала и формой собственности.

Работа с электронными документами имеет свою плюсы. Их легче нумеровать и регистрировать, проще передавать между подразделениями и согласовывать, быстрее искать, удобнее редактировать и исправлять ошибки. При ЭДО документообороте в любой момент известно, кто сейчас отвечает за исполнение «бумаги». Электронный документ безопаснее хранить, так как информация зашифровывается и недоступна для несанкционированного доступа. Архив при ЭДО создается автоматически. При переезде фирмы или предпринимателя затраты на перенос архива минимальны.

Однако главное преимущество электронного документооборота – снижение финансовых и временных затрат на делопроизводство. Это перекрывает расходы на внедрение новой системы работы с документами и неудобства, связанные с переходом на нее, в том числе возможные в первое время ошибки персонала.

Создание электронного документооборота

Ввести электронный документооборот можно не только в целом по организации, но и в отдельных ее подразделениях. В зависимости от сложности документооборота работать при ЭДО можно или в обычных почтовых программах, или с помощью специального программного обеспечения.

Важное значение имеет управление конфиденциальностью документации. Степень доступа к документам в базе данных придется определить персонально для каждого сотрудника, в зависимости от объема его должностных прав и обязанностей.

Для бухгалтера переход на ЭДО документооборот связан с изменением учетной политики. В ней придется закрепить правила создания, получения и хранения небумажной документации, то есть определить:

  • перечень документов, оформляемых электронно;
  • список лиц с правом электронной подписи;
  • правила хранения электронной документации;
  • наличие или отсутствие оператора ЭДО;
  • как подавать документы по запросу налоговиков (в бумажной форме или в виде файла).

А вот приводить форматы электронной документации не нужно.

.
.
.

Фрагмент учетной политики об электронном документообороте может выглядеть так:

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх