Фотография рабочего дня пример

Инструмент для измерения времени

Мы обычно используем самый простой для этого инструмент – «Фото рабочего дня». Инструмент знаком многим руководителям. Парадокс заключается в том, что я постоянно встречаю людей, для которых «Фото» в новинку и вызывает эмоции на уровне «ух-ты, как все просто».

В эту среду 23 сентября 2015 года на Практикуме «Как управлять подчиненными, используя систему» большой блок будет посвящен системной организации тайм-менеджмента в компании. С участниками практикума мы разберем, как просто и максимально быстро внедрить в систему планирование своего времени и времени подчиненных. Для активных читателей ДВА подарка от меня, но это ниже в статье. Читайте дальше! 🙂

Заглянем в Википедию. Что там написано про фотографию рабочего дня?

Под фотографией рабочего дня (времени) понимается вид изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. (Значение термина в Большой Советской энциклопедии).

Предложу вам мою версию формулировки, которая раскроет дополнительные грани данного инструмента.

Фото рабочего дня – это измерительный инструмент руководителя, в котором сотрудник компании самостоятельно фиксирует все свои действия и бездействия в ходе рабочего дня на протяжении определенного количества дней с целью поиска резервов времени для повышения производительности труда.

Рекомендуемый период времени для таких измерений от 2 недель до одного месяца. Лучше всего вовлекать весь коллектив в эту работу, чтобы сделать максимально полный срез деятельности сотрудников и руководителей компании, получить объективные данные для дальнейшего анализа.

Цель измерения времени

Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.

В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени именно руководителем. Чем принципиально отличается замер времени руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует, как исполнитель, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей. Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную управленческую производительность!

Роль – это определенная модель поведения, которую человек проявляет (или берет на себя) в той или иной ситуации, взаимодействуя с окружающими. Дополнительно о ролях и поведении руководителя прочитайте статью «Каким должен быть грамотный управленец».

Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:

1. Бизнес-архитектор
2. Оперативный управляющий
3. Исполнитель

Первый подарок. Посмотрите урок «Какие роли играет руководитель» из видеозаписи моего мастер-класса по системе управления. Запишите свои типовые действия для каждой из трех ролей, которые характерны лично для вас. Пришлите список действий на почту: info@mrybakov.ru. Получите скидку 30% для участия в ближайшем однодневном Практикуме или 20% для участие в выездном Бизнес-лагере.

Дополнительно для всех, кто выполнил задание, получит мою, Виктора Лучкова, новую брошюру «Бизнес-процесс. Основа эффективной системы управления» с подписью автора.

Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены или даже просто прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение – эффективное исполнение процесса.

Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий» действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.

Вспомним притчу про рыбу и удочку. Если человеку дать рыбу, он ее съест и будет сыт. Сыт, пока снова не проголодается. Если ему дать удочку, он сможет ловить рыбу постоянно.

Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.

Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит устареть рабочему инструментарию сотрудников.

Как заполнять фото

Делать запись после каждого единообразного блока действий – один из самых простых вариантов заполнения фото. Другой вариант, повышающий дисциплину заполнения фото – точно определить отрезок времени в колонке «время» и каждые 15, 20 или 30 минут останавливаться на несколько секунд и делать запись. Пример заполнения фото на рис.2.

Время

Наименование действий

Результат действий

Минут на роль

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

9:00

Оперативка
с подчиненными

Подведены итоги,
поставлены задачи

30

9:30

Индивидуальная
беседа с сотрудником

Приняты 2 упр.решения,
решена 1 проблема

30

10:00

Индивидуальная
беседа с сотрудником

Приняты 3 упр.решения

30

10:30

Проверка почты,
ответы на письма

Ответил на 5 писем

30

11:00

Проверка почты,
ответы на письма

Ответил на 7 писем

30

11:30

Читал ленту в Facebook

убил время

30

Рис.2. Пример заполнения фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Далее нужно подбить итоги по колонкам и вывести проценты распределения времени по управленческим ролям. См. рис.3.

Итого

минут

% времени

Архитектор

120

22,22%

Управляющий

210

38,89%

Исполнитель

150

27,78%

Не определено

60

11,11%

Всего минут

540

Всего часов

9

Рис 3. Итоги дня в фото руководителя

Еженедельно будем подводить итоги использования времени и его распределения по ролям. Для этого создадим «Сводную таблицу замеров использования рабочего времени». Выглядит это так – рис.4.

Неделя

Дата

Минут на роль

%% времени дня на роль

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

1

05.10

120

210

150

60

22,22%

38,89%

27,78%

11,11%

06.10

90

210

210

90

16,67%

27,78%

38,89%

16,67%

07.10

60

150

240

90

11,11%

27,78%

44,44%

16,67%

08.10

60

150

270

60

11,11%

27,78%

50,00%

11,11%

09.10

0

210

60

60

0,00%

46,67%

40,00%

13,33%

Итого за 1 неделю

330

930

930

360

12,94%

36,47%

36,47%

14,12%

Рис.4. Сводная таблица замеров использования рабочего времени за 1 неделю октября

И в самом конце статьи – второй подарок. Хотите получить готовые формы «Фото рабочего дня» представленные в статье для анализа своих ролей? Пожалуйста. Достаточно прислать письмо с запросом на почту: info@mrybakov.ru

В ответ вы получите инструкцию, как получить Excel-файл с настроенными страницами для подсчета времени на каждую роль и их процентов в вашем рабочем дне.

Спасибо за внимание! Успехов при оптимизации своего трудового дня!

*****

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы — обсудим.

(с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим — больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды «Михаил Рыбаков и Партнеры»
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners

Для четкого планирования необходимого количества штатной единицы, в том числе и определения производительности труда определенных сотрудников, используется фотография времени работы, которая оформляется в одноименный документ.

Это позволяет руководящему составу предприятия принимать верные решения в процессе формирования штата сотрудников, должностных инструкций, а также составления плана работы.

Рассмотрим подробнее вопрос о том, что это фотография рабочего времени.

Понятие и сущность

Под определение фотография рабочего времени рабочего подразумевается форма наблюдения, в процессе которой измеряют необходимое время на выполнение конкретного вида работ.

По результатам измерений определяется четкая картина того, чем именно сотрудник занимался на своем рабочем месте, и сколько на это было затрачено рабочего времени.

Карта фотографии используется не только в производственных мощностях, но и помогает получить оценку работы интеллектуальных ресурсов.

Кроме того, карта фотографии является одним из способов существенного снижения затрат и позволяет:

  • сформировать и совершить анализ необходимого бюджета рабочего времени для каждого сотрудника по отдельности;
  • сформировать фактический баланс рабочего дня путем группировки расхода времени по разным категориям;
  • четко определять структуру рабочего времени;
  • вовремя обнаружить причины потери рабочего времени и невыполнения плана работы;
  • выполнить сравнительный анализ труда сотрудников, которые выполняют похожие задачи, и определить способ увеличения эффективности их труда;
  • оценить условия рабочего места и его влияние на выполнение поставленных задач;
  • провести анализ рабочего времени у передовиков производства.

Виды

Существует несколько видов фотографии рабочего дня, а именно:

  • индивидуальная;
  • групповая (массовая);
  • бригадная.

Рассмотрим каждый вид более подробно.

Индивидуальная

Этот вид аттестации проводится непосредственно для одного сотрудника с целью определения его эффективности использования трудового процесса.

Весь трудовой день комиссия наблюдает за сотрудником и вносит соответствующую информацию в наблюдательный лист.

Групповая (массовая)

Данная разновидность фотографии рабочего дня выполняется с целью одновременного наблюдения определенной группы сотрудников.

Сам порядок наблюдения является полностью идентичным с созданием индивидуальной карты сотрудника. По результатам анализа можно получить картину эффективности трудозатрат каждого сотрудника в звене по отдельности.

В том случае, если фотография необходимо для группы людей, состоящей из более 3 сотрудников, анализ проводится способом мгновенных наблюдений с обязательной фиксацией состояния сотрудников и оборудования через определенный промежуток времени.

Ключевыми особенностями групповой фотографии сотрудников являются:

  • наблюдатель заранее выбирает определенные виды затрат, поскольку не в состоянии вести регистрацию рабочего дня непрерывно для каждого рабочего места;
  • время, отведенное для наблюдения, разделяется на интервалы, точность которых напрямую зависит от объема этих промежутков;
  • при занесении затрат в наблюдательный лист, они сокращаются в легко запоминающую форму (в виде цифр либо букв).

Бригадная

Бригадный расчет фотографии рабочего времени полностью идентичен для групповой разновидности и нечем не отличается.

Что такое серая зарплата? Узнайте из нашей статьи.

Как оформить уменьшение оклада? Смотрите .

Общие правила и принципы

Если на предприятии имеются несколько рабочих мест, обслуживание которых имеет прямое отношение к одному и тоже оборудованию, аттестационная комиссия имеет полное право создать только одну карту в выборочном варианте.

К примеру, Иванов и Сидоров работают слесарями в разных цехах, но работу выполняют идентичную. Таким образом, комиссия вправе до обеда проводить наблюдение за Ивановым, а после перерыва,- за Сидоровым, и таким образом сформировать одну фотографию рабочего дня для них обоих.

Для формирования более точной фотографии необходимо произвести аттестацию рабочего места несколько раз, после чего в бланк карты занести средние показатели.

Необходимо понимать, что от этого зависят выплаты по части компенсации сотруднику из-за вредных условий труда.

Этапы и методика

Процедура создания карты состоит из таких этапов, как:

  • подготовительный;
  • наблюдение;
  • обработка результатов.

Этап подготовки

Процесс подготовки заключается в ознакомлении с техническим процессом, рабочим местом, приготовлением наблюдательных листов, в которые будут заноситься основные параметры для определения анализа оценки.

Этап наблюдения

На этом этапе проводится непосредственно само измерение продолжительности всех выполняемых работ, с учетом перерывов.

Параллельно с этим в таблицы наблюдательного листа заносятся данные о времени и работы, на которую оно было потрачено. Эти действия повторяются на протяжении всего рабочего дня.

Обработка результатов

Порядок обработки результатов выглядит следующим образом:

  • Выполняется подсчет общего количества отработанного времени, которое было затрачено на производство. Параллельно с этим по отдельности подсчитывается время, которое затрачено на выполнение определенных задач, включая перерывы между ними.
  • Выполняется оценка результатов исследования. В процессе обработке, следует определить время нахождения сотрудника во вредных условиях труда, беря во внимание средний показатель по этому вопросу.
  • Определяется соответствие сотрудника к выполнению поставленных задач в техническом процессе, отмечается время, которое было затрачено на выполнение какой-либо определенной операции, при которой действуют вредные условия труда.

Как оформить?

Для всех сотрудников в любой сфере существует определенная разновидность бланк карт. В них указывается наименование предприятия и ее структурного подразделения.

После этого в карте указывают:

  • еще раз наименование предприятия;
  • инициалы сотрудника;
  • уровень образования и профессия по нему;
  • занимаемая сотрудником должность;
  • наименование выполняемой работы, при этом каждой по отдельности.

После этого формируется краткая характеристика выполняемой сотрудником работы.

Что касается таблично части документа, то в ней указывается информация для каждой стадии работы с обязательным ее наименование и соответствующим кодом (если таковой имеется).

Следующие графы в документе необходимы для указания даты начала и завершения аттестации, в том числе и общего времени ее проведения.

В столбце “Примечание” указываются различные дополнительные сведения, которые были получены в процессе аттестации.

Под таблицей формируется итог фотографии рабочего времени, где обязательно необходимо указывать:

  • подготовительно-заключительное время;
  • время, потраченное на обслуживание рабочего времени;
  • время, потраченное на оперативное решение поставленных задач;
  • время перерыва между работой.

После внесения информации документ подается на подпись начальника структурного подразделения, где осуществлялось наблюдение, а после подписывается вышестоящим руководством.

Обязательно необходимо указывать их занимаемую должность.

Узнать про формы и системы оплаты труда вы можете из нашей статьи.

Какова продолжительность рабочего времени женщин на селе? Смотрите .

Зачем нужен аутстаффинг? Информация — .

Карта фотографии (образец)

Бланк документа можно скачать здесь:

Карта фотографии рабочего времени (бланк)

Наблюдательный лист

Наблюдательный лист для формирования фотографии рабочего времени имеет следующий вид:

Наблюдательный лист (бланк и образец заполнения)

Пример

Пример фотографии рабочего времени бухгалтера

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх