Источник комплектования архива

3. Понятие о ,комплектовании АФ РФ,. Источники пополнения состава гос-ых, ведомс-ых архивов и архивов местного самоуправления

3. ПОНЯТИЕ О «КОМПЛЕКТОВАНИИ АФ РФ». ИСТОЧНИКИ ПОПОЛНЕНИЯ СОСТАВА ГОСУДАРСТВЕННЫХ, ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И АРХИВОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ.

План: — определение понятия «комплектовании АФРФ»; определение понятия «источник комплектования», «фондообразователь»; критерии источников комплектования; этапы работы по комплектованию государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральным архивным агентством РФ.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов: установления профиля архива; определения источников комплектования; определения состава документов, подлежащих хранению в архиве.

Под профилем архива понимается установленный для архива состав док-ов, подлежащих хранению. В соответствии с профилем определяют компетенцию архива, которая в целом и определяет генеральную линию в процессе комплектования. Когда определен профиль архива, составляют списки организаций-источников комплектования.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Фондообразователь – это Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критерии источников комплектования:

— Функционально целевое назначение учреждения; уникальность деятельности; конкурентоспособность; участие в различных программах.

— Масштаб деятельности; много профильность; объем уставного фонда; численность работников; состав учредителей.

— Вид организации; структура; организация деятельности.

— Полнота отражения в документах ценной информации; степень повторение информации.

Для того, чтобы включить организацию в список источников-комплектования проводят ряд работ: письменно согласуют с ним организационные аспекты работы, анализируют нормативные, распорядительные, организационные док-ты, относящиеся к организации; изучают постановку делопроизводства в организации; полноту и качество документирования деятельности организации. В результате составляется экспертное заключение об организации как источнике-комплектования.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов – это государственные органы, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются: структурные подразделения организации; подведомственные организации и физические лица.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

— в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

— по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

— по упорядочению документов по личному составу;

— по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

— по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

— по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

— в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Таким образом, комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

> ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА

Определение источников комплектования архива

Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

  • — определение источников комплектования архива;
  • — определение состава документов, подлежащих приему в архив;
  • — организация передачи документов в архив.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

  • — структурные подразделения организации;
  • — подведомственные организации;
  • — физические лица.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. — 359 с.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и не государственные учреждения.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

  • — установление профиля архива;
  • — определение источников комплектования;
  • — определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
  • — организация комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

комплектование архив ведомственный

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх