Изменение адреса филиала

Формы обособленных структурных подразделений

Филиалы и представительства — отдельно расположенные, самостоятельные структурные единицы организации. Тем не менее, за ними не признается статус обособленных юридических лиц. Всем имуществом и нормативными документами их снабжает компания-создатель. Она же контролирует назначение руководителей подразделений и определяет границы их влияния.

Филиал вправе вести производственно-хозяйственную деятельность, реализовывать без ограничений все функции юридического лица, что уже гораздо шире возможностей представительства. Кроме того, допускается, что филиал будет иметь индивидуальное название, но содержащее наименование главного юридического лица.

Нельзя забывать, что компания с филиалами не имеет права оставаться на упрощенной системе налогообложения.

Представительство только представляет интересы компании или защищает их (например, продажа товаров или услуг от имени основной организации, подбор поставщиков, анализ рынка, подача запросов). Оно не может вести никакой деятельности, направленной на самостоятельное получение дохода. Обычно представительства используются на этапе подготовки, во время «прощупывания» неизвестного рынка.

Иные обособленные структурные подразделения — в нашей стране допустимы и другие формы территориальной обособленности. Так подразделение, которое регистрируется по упрощенным порядкам, которому не присвоен статус и функции филиала или представительства, будет называться структурным подразделением компании. Именоваться они могут отделениями, цехами, агентствами, бюро, пунктами приема или выдачи и т.д. Они не имеют права заводить свой расчетный счет, заключать сделки, вести свой бухгалтерский баланс и самостоятельно нанимать сотрудников.

Например, сетевой организации нет необходимости придавать статус филиала или представительства своей новой точке обслуживания клиентов, если нанимать сотрудников, осуществлять заказы, поставки и прочие сделки будет ведущая компания.

Пошаговая инструкция открытия филиала или представительства

Этап 1: Утвердить решение об открытии

Для начала нужно определить, для каких целей и функций будет создано подразделение. Исходя из этого выбирается форма организации. Далее предстоит утвердить положение о представительстве (или филиале), в деталях разработать приказ о его открытии.

  1. Порядок действий на этом этапе зависит от формы юридического лица, а также от норм, прописанных в его уставе. Например, для ООО придется провести голосование на собрании участников общества – для утверждения решения необходимо более 2/3 голосов (если только в уставе не прописано другое соотношение). Кроме того, нужно обсудить и принять решение о деталях: будет ли филиалу присвоено название, есть ли необходимость прописывать его адрес в уставе общества, будет ли подразделение вести собственный бухгалтерский учет. Любые итоги голосования и решения, полученные в ходе голосования, протоколируются, если в обществе только один участник — оформляется и нотариально заверяется его решение.
  2. Для АО: порядок согласования решения об учреждении обособленного подразделения во многом зависит от содержания устава организации. Например, решение могут принимать:
  • Совет директоров;
  • Собрание акционеров;
  • Наблюдательный совет.

Положение о филиале утверждается компетентным органом или решением руководителя. Любые заседания также обязательно протоколируются.

Положение о филиале (или представительстве) регулирует всю деятельность подразделения, оно должно содержать:

  • Наименование и юридический адрес головной компании;
  • Наименование и адрес расположения филиала;
  • Систему управления, перечень обязанностей, взаимоотношения с ведущей организацией и иные сведения, контролирующие рабочий процесс подразделения.

Согласно законам на 2018 год общество не обязано вносить сведения о филиалах и представительствах в устав, однако это всегда возможно сделать по собственной инициативе. Эти, как и любые другие, изменения в уставе следует предоставить в регистрирующий орган, которому подведомственно родительское предприятие.

Всю ответственность за работу филиала несет головное юридическое лицо. Даже претензии и судебные иски предъявляются не подразделению, а создавшей его организации.

Этап 2: Назначить руководителя

Назначение можно оформить кадровым приказом. Все права и обязанности руководителя нужно зафиксировать в доверенности за подписью и печатью руководителя юридического лица, открывающего филиал. Данная доверенность должна содержать некоторый минимум сведений.

К ним относятся:

  • Дата выдачи, так как без нее она будет считаться недействительной. Дата окончания действия может не указываться, но тогда доверенность будет действовать один год. Максимальный возможный срок — три года. Расторгнуть доверенность может каждая из сторон в любое время.
  • Перечень обязанностей руководителя и сделок, которые он может совершать от имени компании.

Руководитель в дальнейшем вправе передоверить часть прав и обязанностей другому сотруднику, но только с согласия лица, которое выдало первоначальную доверенность.

Этап 3: Зарегистрировать филиал в государственных фондах

Данные об обособленных структурных единицах предприятие обязано передавать в ЕГРЮЛ (единый государственный реестр юридических лиц). Это можно сделать через регистрирующий орган, компетентный в данном вопросе на территории конкретного региона (отделение налоговой службы, МФЦ и другие). С 2016 года разрешена отправка электронных вариантов документов через нотариуса. Потребуется заполнить заявления по форме Р13001 и Р14001.

На базе информации, внесенной в ЕГРЮЛ, организация будет автоматически поставлено на учет в налоговой по месту нахождения подразделения, а в течение 5 рабочих дней об этом будет выдано уведомление. Подавать дополнительные документы нет необходимости, но если вы решили перестраховаться, или если в вашем муниципальном образовании процедура регистрации не налажена должным образом, можно в отделение ИФНС по месту нахождения филиала предоставить:

  • Заявление формы C-09-3-1;
  • Паспорт регистрирующего (и доверенность, если регистрацию производит третье лицо);
  • Свидетельство о постановке юридического лица на учет в ФНС.

Фактически оповещать налоговую о создании филиала есть смысл только после того, как данные о нем будут зафиксированы в уставе организации. В течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления ИФНС выдает компании свидетельство, в котором указан также КПП зарегистрированного представительства или филиала.

За открытие филиала или представительства без сообщения налоговой на юридическое лицо накладывается штраф (200 рублей).

При условии, что филиал будет осуществлять выплаты сотрудникам, у него будет свой бухгалтерский баланс и расчетный счет в банке, то его предстоит зарегистрировать в ФСС и ПФР.

Для регистрации филиала в ФСС потребуются:

  1. Копии протокола собрания, приказа, положения или других документов об учреждении подразделения, заверенные нотариусом;
  2. Свидетельство о регистрации в ФСС головной компании;
  3. Документы, подтверждающие регистрацию подразделения в ПФР.

Для регистрации в ПФР:

  1. Заявление, образец которого можно получить в конкретном отделении пенсионного фонда;
  2. Свидетельство о регистрации в ПФР юридического лица;
  3. Копии документов (заверенные нотариусом) об учреждении обособленной структурной единицы фирмы.

В ПФР и ФСС по месту учета материнской компании уведомление предоставляется в свободной форме, так как иной порядок законодательно не установлен.

Этап 4: Изготовить печать и открыть расчетный счет

Этот этап необязателен, но на каждое предприятие еще на первом этапе решает для себя, потребуются ли структурной единице счет, печать, особенная техника и прочие нюансы. Важно, что не позднее чем через неделю после открытия счета необходимо подать в ИМНС заявление по форме C-09-1.

Закрытие филиала или представительства

Решение о прекращении работы обособленной структурной единицы может приниматься и регулироваться:

  • Собранием участников общества;
  • Документами (например, положением о филиале).

Для удобного разрешения вопросов, возникающих в связи с закрытием, создается ликвидационная комиссия, что не является обязательным условием.

С ее участием или без него организации необходимо осуществить:

  • Закрытие собственного расчетного счета филиала;
  • Сокращение или перевод на другие должности сотрудников;
  • Передачу обществу имущества и документов подразделения;
  • Иногда расчеты с кредиторами или партнерами. Этот пункт возникает довольно редко в первую очередь из-за того, что филиалы или представительства не выступают самостоятельными юридическими лица и совершают все сделки от ведущей организации, соответственно их ликвидация не считается основанием для досрочного прекращения обязательств перед контрагентами. Вся ответственность после закрытия перекладывается на юридическое лицо, создавшее структурную единицу.

Объявить о своем решении ликвидировать филиал предприятие обязано по форме С-09-3-2. Подать его потребуется в течение трех дней в налоговый орган по месту нахождения главного юридического лица. По месту нахождения филиала можно предоставить заявление С-09-1-1, но теоретически снятие с учета в региональной налоговой должно происходить без вашего участия, на основании информации из ЕГРЮЛ.

Иные обособленные подразделения

Решение об учреждении обособленного подразделения, которое впоследствии не будет зарегистрировано как филиал или представительство, может быть принято генеральным директором компании и создано по его приказу — если другие условия не прописаны в уставе общества. Возможны ситуации, когда необходимость открытия подразделения вытекает из условий договора, заключенного юридическим лицом (к примеру, для ведения строительных работ на отдаленной местности), тогда приказ не является необходимостью, датой создания будет дата начала работы.

Иные обособленные подразделения тоже требуют определенной регистрации. Даже если нет соответствующего приказа, организуется только одно рабочее место, удаленное от места нахождения и регистрации основной организации, оно все равно подлежит регистрации.

Подтверждением открытия обособленного подразделения выступают признаки:

  1. Расположение структурной единицы в другой административно-территориальной единице, подведомственной другому налоговому органу относительно головной компании;
  2. Создание рабочих мест на срок дольше одного месяца, то есть организация всех условий для выполнения трудовых обязанностей, и непосредственно начало их выполнения, вне места регистрации юридического лица;
  3. Фактическое начало работы подразделения.

После создания подразделения компания обязана по форме C-09-3-1 уведомить об этом ИФНС по месту своего нахождения.

Уклонение от уведомления грозит предприятию штрафом в 200 рублей за каждое начало работы, сокрытое от налоговых органов.

Если несколько подразделений открываются в пределах одного муниципального образования, но на территории разных налоговых органов, то организация может встать на учет только в одном из них. Выбор юридическое лицо делает самостоятельно, а о своем решении оповещает налоговую уведомлением по форме N 1-6-Учет.

После этого автоматически по месту нахождения структурной единицы предприятие будет поставлено на налоговый учет в течение пяти дней.

Юридическое лицо обязано в течение трех дней сообщать обо всех изменениях (ликвидация, смена адреса, смена формы управления) в ИФНС. Сделать это можно по форме C-09-3-1.

Если изменяется расположение обособленного подразделения, потребуется:

  1. Снять его с учета в ИФНС. Процедура занимает пять дней;
  2. После этого, на основе полученных документов встать на учет в налоговом органе, которому подведомственен новый адрес.

При ликвидации иного обособленного подразделения:

  1. Не позднее трех дней после прекращения работы подразделения проинформировать об этом налоговую по месту учета главного предприятия (форма C-09-3-2);
  2. Получить документы о снятии обособленной единицы с учета можно через 10 дней.

Любые уведомления и прочие документы можно предоставлять в ИФНС лично, заказным письмом или в электронной форме. Но учтите, что электронные заявления должны быть заверены утвержденной электронной подписью отправителя.

Также и ответное уведомление из налоговой можно получить не только лично, но и по почте.

Филиал — отделение или самостоятельная часть организации, обособленное подразделение юридического лица, находящиеся вне места его нахождения и реализовывающие все его полномочия или их часть, в том числе функции представительства. Филиалы не являются юридическими лицами.

Вся информация о филиалах должна указываться в учредительных документах основавшей их организации на основании ст. 55 Гражданского Кодекса. Если в уставе организации указывался адрес филиала, то при смене адреса филиала нужно зарегистрировать изменения в устав юридического лица, связанные с изменением местонахождения филиала.

В Письме ФНС РФ от 03.09.2010 № МН-37-6/10623 «Об организации учета в налоговых органах организаций и физических лиц в связи с введением в действие со 2 сентября 2010 года Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ говорится, что в данное время изменение адреса филиала (представительства) производится государственной регистрацией снятия с учета прежнего филиала (представительства) и постановкой нового филиала (представительства).

До принятия форм заявлений в новой редакции, предусматривающих внесение сведений об изменении местонахождения филиала, а также названия филиала (представительства), юридическим лицам при изменении местонахождения филиала (представительства) рекомендуется вместе с комплектом документов предоставляемых для регистрации изменений подавать заявление в свободной форме о факте смены местонахождения данного филиала (представительства).

В заявление должно быть указанно полностью:

— индекс

— код региона

— область

— город

— населенный пункт

— улица

— № дома

— № корпуса

— № квартиры (офиса)

Также в заявлении следует указать сноску на п. 2.3 Письма ФНС РФ от 03.09.2010 № МН-37-6/10623.

Невыполнение юридическим лицом требований указанных в Информационном сообщении, которое утверждено Письмом ФНС РФ от 03.09.2010 № МН-37-6/10623 может привести к невозможности процедуры снятия с налогового учета по предыдущему адресу филиала (представительства) и последующей постановки на налоговый учет по новому адресу филиала в связи с изменением местонахождения данного филиала.

Таким образом, в перечень документов предоставляемых в МИФНС входит:

— Протокол общего собрания либо решение о внесении изменений;

— Устав юридического лица в новой редакции;

— Документ, подтверждающий оплату пошлины;

— Заявление по утвержденной законодательством форме, либо предоставить уведомление по утвержденной законодательством форме;

— Заявление в свободной форме, где содержаться сведения об изменении сведений о местонахождении филиала;

— Доверенность на представителя;

— Опись документов.

Орган, регистрирующий изменения обязан, в течение 5-ти рабочих дней рассмотреть пакет документов и выдать Свидетельство и Выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, связанных с изменением местонахождения филиала.

Если у филиала (представительства) изменился адрес местонахождения, что повлекло постановку юридического лица в новом налоговом органе, то нужно получить уведомление о постановке юридического лица на налоговый учет по новому адресу регистрации после постановки юридического лица на учет.

При существующем электронном обмене между налоговыми органами, регистрация и получение уведомления о постановке на налоговый учет по новому адресу регистрации может отнять значительное время.

Также юридическое лицо должно извещать об изменении местонахождения филиала (представительства) территориальные отделения Фонда социального страхования и Пенсионного фонда, в котором это юридическое лицо стоит на учете.

Согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2009 N 959н «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей и лиц, приравненных к страхователям», необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования по новому местонахождению, если изменение местонахождения обособленного подразделения повлекло смену территориального Фонда социального страхования.

В Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 13.10.2008 № 296п «Об утверждении Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам» оговаривается процедура регистрации юридического лица в Пенсионный Фонд РФ по местонахождению обособленных подразделений. В Постановлении нет сведений по процедуре уведомления юридическим лицом Пенсионного фонда при смене местонахождения филиала (подразделения).

Изменение местонахождения филиала (представительств) в локальных документах и уведомление контрагентов.

Если адрес филиала указан в локальных документах юридического лица, договорах с контрагентами (например, договорах на поставку товара, договорах заключенных с банками и т.д.), трудовых договорах с сотрудниками, то нужно внести изменения касающиеся смены местонахождения филиала (представительства). Так как фактической ликвидации филиала (представительства) не происходит, нет необходимости переоформлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять передачу имущества.

В трудовой договор с сотрудниками изменения можно вносит по соглашению сторон, либо заключит дополнительное соглашение к договору. Если договорами с контрагентами предусмотрена обязанность уведомления о произошедших изменениях, то уведомление должно быть осуществлено в порядке и сроки, указанные в договорах. Если такое условие непредусмотрено договором, то извещение контрагентов — это право организации.

Подскребышева Лилия Викторовна

Теги: филиал юридический адрес обособленное подразделение

Подписаться на новости

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх