Изменение паспортных данных работника

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2019 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Статья 57. Содержание трудового договора

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Скачать образец заполнения заявления для получения паспорта при достижении 20 лет

Скачать образец заполнения заявления для обмена паспорта в 45 лет

Необходимость совершения замены в указанных случаях в полной мере регламентируется Постановлением Правительства РФ №828 от 8 июля 1997 года.

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

  • трудовое соглашение;
  • лицевой счет в финансовой организации;
  • личная карточка;
  • доверенность и так далее.

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

Антонову Л.К.

От сотрудника PR-отдела

Самойловой. Е.В.

Заявление

В связи с получением нового гражданского паспорта, прошу внести поправки в кадровые и прочие организационные документы, в которых содержится прежняя паспортная информация.

Приложения: копия паспорта РФ.

Самойлова Е.В.

15 марта 2019 года.

На основании вышеуказанного заявления руководство организации должно в обязательном порядке сформировать специальный приказ, в котором будут в полной мере перечислены все мероприятия, инициируемые для отражения поправок во всей документации. Образец представлен ниже:

ООО «Египет»

Приказ № 2345/КП от 16 марта 2019 года

В связи с полученным от Самойловой Е.В. прошением, в котором она уведомляет руководство нашей организации о смене персональных данных,

Приказываю:

  • сформировать дополнение к имеющемуся трудовому соглашению, которое будет учитывать изменения в паспортных данных;
  • внести в личную карточку сотрудницы соответствующие поправки;
  • учесть новую информацию в рамках формирования налоговых и внебюджетных отчетов;
  • оформить новою доверенность с учетом одновременного отзыва устаревшего экземпляра;
  • направить уведомление всем штатным сотрудникам организации, контрагентам и сторонам, выступающим в качестве третьих заинтересованных лиц о том, что сотруднице была выдана на руки новая доверенность;
  • оформить бумаги, требуемые для замены зарплатной банковской карты;
  • назначить ответственным лицом главного бухгалтера ООО «Египет» Артамонову А.А.

Генеральный директор: Мишкин П.Н.

В дальнейшем, на основании изданного приказа должен быть сформирован дополнительный договор и прикреплен к основному соглашению.

Образец такого документа имеет следующий вид:

Дополнительный договор к трудовому соглашению от 12 января 2008 года №35-тд

Город Нижний Новгород

20 марта 2019 года

ООО «Египет», представленное в лице Генерального директора Мишкина П.Н., осуществляющего свою деятельность на основании положений организационного Устава, с одной стороны и Самойловой Е.В. с другой заключили настоящий дополнительный договор в связи с изменением персональной информации работника.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

Пошаговая инструкция

В кадровый отдел по месту своего постоянного трудоустройства должен обратиться сам сотрудник. На основании представленных сведений уполномоченным исполнителем происходит отражение изменений в учетной документации.

Сколько стоит биометрический паспорт? — Это зависит обычно от региона, где гражданин подает заявление.

Смотрите , что нужно, чтобы получить паспорт в 20 лет.

Общий порядок внесения исправлений о персональных сведениях сотрудника предусматривает следующий алгоритм действий:

Первый этап Сотрудник учреждения обязуется предоставить в пользу работодателя заявление, оформленное в письменном виде, содержащее в себе прошение о внесение изменений в учетную документацию компании. Кроме того, требуется в обязательном порядке сменить ИНН и полис обязательного медицинского страхования.
Второй этап Остальные мероприятия осуществляются уполномоченным представителем кадрового отдела. Во-первых, он занимается разработкой произвольной формы приказа на основании предоставленной работником заявительной документации. Эта бумага в дальнейшем проходит регистрацию в специальном журнале, содержащем в себе актуальные сведения о штате компании и передается под роспись самому сотруднику и ответственному работнику бухгалтерии.
Третий этап
  • Все планируемые изменения вносятся в личную карту сотрудника, оформленную, в свою очередь, на бланке Т-2. Также происходит указание всех свидетельств, выступающих в качестве оснований изменения. Устаревшая информация зачеркивается простой чертой, а поверх нее вписываются актуальные данные.
  • На этом же этапе кадровики занимаются проставлением своих подписей и дат совершения изменений. Все документальные основания могут быть в соответствии с законом указаны в разделе о дополнительных сведениях личной карты сотрудника.
Четвертый этап
  • На данном этапе можно вносить изменения в действующую трудовую книжку. В соответствии со специальным Постановлением Правительства РФ «225 от 16 апреля 2003 года, а также с пунктом 2.3 Регламента о заполнении трудовых книжек, смена сведений о фамилии, дате рождения или образовании производится работодателем на основании паспорта, брачных свидетельств, дипломов и прочих документов.
  • Все поправки вносятся на титульный лист книжки. Для реализации данной процедуры чертой перечеркивается устаревшая запись, после чего на свободном месте документа прописываются новые сведения. Актуальные ссылки на название соответствующей документации, ее номер и дату проставляются на обложке рассматриваемого рабочего документа и заверяются непосредственным работодателем.
  • В данных рамках рекомендуется не забывать и о учетных книгах движения трудовой документации, а также о вкладышах к ним, где также указывается информация о ФИО каждого конкретного сотрудника.
Пятый этап
  • На основании положений действующей инструкции, связанной с обеспечением эффективного функционирования учета в рамках воинской обязанности граждан РФ, которая, в свою очередь, была в 2007 году утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации №500, для военнообязанных сотрудников представители кадровой службы должны внести соответствующие поправки и в документы воинского учета.
  • Изменения семейного положения, данных об образовании, должности, фактического места проживания, или ухудшение состояния здоровья до показателей инвалидности, вносятся в специальный журнал учета и передаются сотрудникам под личной подпись.
Шестой этап
  • На основании требований, в полной мере прописанных в Инструкции о порядке персонифицированного учета застрахованных граждан, в случае изменения сотрудником организации персональной информации о фамилии, уполномоченный представитель кадровой службы должен в обязательном порядке предоставить в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ заявление о смене свидетельства о страховании.
  • Образец соответствующей заявительной документации в подавляющем большинстве случаев составляется по формам АДВ-2 м АДВ-6, которые, в свою очередь, были утверждены Постановлением Пенсионного Фонда Российской Федерации № 192п от 31 июля 2006 года. В соответствии с пунктом №14 рассматриваемой Инструкции, новое страховое свидетельство выдается работнику в течение 7 дней.
  • Для подтверждения получения обновленного документа каждый конкретный сотрудник должен проставить свою подпись в специальной ведомости. После этого в течение 30 дней с момента получения свидетельства сотрудником организации, непосредственный страхователь должен передать ведомость в отделение ПФР.
Седьмой этап В случае, если персональная информация изменяется у непосредственного руководителя компании, то уполномоченному кадровому исполнителю придется совершить дополнительные операции.

Например, при совмещении руководства организацией с учредительством кадровик вместе с компетентным юристом должен в обязательном порядке внести поправки в учредительную документацию и Устав компании.

Восьмой этап Далее требуется направить уведомления об изменении фамилии сотрудника в территориальную налоговую службу по месту юридической регистрации компании.

Для этого учреждение должно передать соответствующую информацию в единый государственный реестр юридических лиц в течение 3 дней с момента получения руководителем нового гражданского паспорта. Это требование полностью регламентируется статьей 5 Федерального Закона №129 от 2001 года.

Девятый этап При возникновении острой необходимости требуется уведомить о факте совершенных изменений территориальные отделения ФСС и ФОМС.
Десятый этап Требуется обязательно осуществить смену зарплатных банковских карт. Это устанавливается специальным Постановлением Центробанка РФ №28 от 14 сентября 2006 года об открытии счетов в финансовых организациях, в том числе носящих депозитный характер.

Пенсионное свидетельство и трудовая книжка

Кадровый сотрудник должен в каждом конкретном рассматриваемом случае исправлять внутреннюю документацию организации, вносить поправки в компьютерную базу данных и трудовую книжку.

В подавляющем большинстве случаев в организационной или учредительной документации организации содержатся личные данные о сотрудниках. При изменении этих сведений нужно обязательно провести корректировку.

Например, в следующих бумагах:

  • личная карточка работника;
  • график выхода в отпуск;
  • рабочий табель и так далее.

Для внесения изменений непосредственным работодателем изготавливается соответствующий приказ. Поправки, вносимые в трудовую книжку, вносятся на основании пункта 2.3 действующей Инструкции к заполнению рабочих документов. Информация, размещенная на титульном листе, зачеркивается шариковой ручкой, а рядом происходит вписывание актуальных данных.

Помимо прочего, главный бухгалтер должен обязательно позаботится о получении для сотрудника компании нового свидетельства страховании.

Если работник сменил свой основной документ для удостоверения личности, то на него нужно также оформить новое пенсионное свидетельство и номер свидетельства СНИЛС. Это обуславливается тем, что по данному номеру поступает большинство взносов, формирующих будущие пенсионные выплаты.

Стоит отметить, что данные о СНИЛС прописываются в расчете РСВ-1 Пенсионного Фонда. Именно поэтому, если рассматриваемый номер будет сформирован на основании устаревших реквизитов, то уполномоченные представители ПФР могут не принять отчет в обработку.

Для смены СНИЛС происходит заполнение заявление по форме АДВ-2. Нормы составления данного бланка утверждаются Постановлением Пенсионного Фонда РФ №192 п от 31 июля 2006 года. В заявлении в каждом конкретном случае происходит указание прежней информации о сотруднике и реквизиты нового гражданского паспорта.

Что касается нового идентификационного налогового номера, то его не нужно переоформлять в силу того, что при изменении фамилии ИНН физических лиц не претерпевает изменений. Об этом говорится в Приказе ФМС РФ от 29 июня 2012 года.

Исправление трудового договора

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Что касается второго способа, то он является немногим более сложным. Подразумевается внесение поправок прямо в тексте трудового соглашения. Это актуально для всех экземпляров документа.

Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

Штраф за несвоевременное оформление паспорта должен быть обязательно погашен, т.к. наступит дополнительная административная ответственность в виде заключения под стражу.

Смотрите , как ускорить получение паспорта.

Список документов для получения паспорта можете увидеть .

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх