Изменения в штатное расписание

Содержание

Как внести изменения в штатное расписание?

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

  • приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
  • приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Узнать больше

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

  • изменения оклада;
  • переименования должностей;
  • переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
  • перевода на другую должность;
  • сокращения штата;
  • в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Бизнес в плюс

Работодатель самостоятельно решает, когда и как ему следует изменить штатное расписание (ШР). Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Изменения в ШР могут вноситься по мере необходимости, как того требует бизнес или экономическая ситуация. В случае спора суды НЕ рассматривают вопрос целесообразности изменения штатного расписания.

Способы изменения штатного расписания

Рано или поздно в компании возникает необходимость:

  • Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
  • Исключить должность (или подразделение),
  • Уменьшить количество единиц по одной должности,
  • Изменить оклады или тарифные ставки,
  • Ввести или убрать надбавки,
  • Переименовать подразделения или должности.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Утвердить новое штатное расписание

Если требуется внести большое количество изменений в действующее штатное расписание, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание). Этот вариант подходит также для маленьких организаций и ИП.
Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером. Как правильно утверждать ШР, читайте в этой статье.
Плюс этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь ни в количестве единиц, ни в величине окладов.
Минус — не зафиксировано, как и когда штатка менялась, чтобы проанализировать эффект от изменений.

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание

Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового ШР, то руководителю организации достаточно издать приказ (по основной деятельности) о внесении изменений в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, его номер, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.
Заголовок приказа может звучать так: «Об изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др.

В преамбуле приказа указываем причины, по которым в штатное расписание вносятся изменения (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.). В распорядительной части описываем сами изменения. Если организация имеет сложную структуру, целесообразно указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Если в штатное расписание добавляются новые единицы, то нужно указать:

  • наименование структурного подразделения (если у вас в штатке были структурные подразделения);
  • наименование должностей и количество штатных единиц по ним;
  • дата, с которой изменения вступают в силу (приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников).

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены должностные лица, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов. Всех работников с таким приказом не знакомят.

Когда вносить изменения при сокращении штата

Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – отдельных должностей. Возможно одновременное сокращение и численности, и штата.

Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения. В приказе должны быть определены:

  • наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
  • дата, с которой изменения вступают в силу.

Учитывая, что о предстоящем увольнении по сокращению работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. То есть, дата утверждения нового ШР (или дата издания приказа о внесении изменений в ШР) будет на два месяца раньше, чем дата введения изменений в действие.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В некоторых организациях с этим приказом знакомят и работников, которых касается сокращение. Законом такая обязанность не предусмотрена, т.е. это не обязательно.

При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

  • В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
  • Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
  • Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.

Все правила увольнения в книге «Интересные судебные решения и находки кадровиков по вопросам сокращения штата»

Изменение штатного расписания при увеличении окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:

  • перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
  • новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
  • дата, с которой изменения вступают в силу.

С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора. После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.

Как правильно уволить в связи с отказом от изменения условий ТД – в книге «Как правильно расторгнуть договор, если работник отказывается от изменения условий договора».

Изменение штатного расписания при переименовании должностей или структурных подразделений

При переименовании должности у работника не меняется ничего: ни трудовые обязанности, ни режим работы, ни условия оплаты, ни другие условия трудового договора – только название должности.
Если переименовывается отдел (или иное структурное подразделение), то меняться должно только название, функции подразделения не пересматриваются. Если вы хотите структурные подразделения разделить или объединить, передать другие функции, то это уже не переименование, а организационные изменения.

Когда этот приказ вводить в действие? Здесь уже нет единого мнения у кадровиков и юристов.

Одни считают, что наименование должности (профессии) является обязательным условием трудового договора, поскольку определяет трудовую функцию. Поэтому изменить штатное расписание сразу нельзя, а только через два месяца после утверждения (по правилам статьи 74 ТК РФ: предупредить работника за 2 месяца о переименовании, потом заключить дополнительное соглашение к ТД). Но изменять условия ТД можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и только в случае, если прежние условия нельзя было сохранить.

Другие считают, что условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника. И вводить изменения в штатное расписание можно сразу после утверждения.
Хотя надо сказать, что и в этом случае необходимо оформлять с работником соглашение к трудовому договору, потом вносит изменения в кадровые документы работника, содержащие наименование должности (профессии) – в личную карточку, трудовую книжку, личное дело.

>Курсы, Семинары, Тренинги

Штатное расписание это нормативный документ, составляемый предприятием, в котором отражается структура, состав и численность должностей с указанием размера заработной платы по каждой должности.

Штатное расписание это нормативный документ, составляемый предприятием, в котором отражается структура, состав и численность должностей с указанием размера заработной платы по каждой должности.

С экономической точки зрения, такое расписание отражает разделение труда между работниками.

Штатное расписание используется для анализа эффективности использования трудовых ресурсов компании. Оно дает возможность изучить структуру трудовых ресурсов, по уровню квалификации, размеру оплаты труда.

Хотя Трудовой Кодекс РФ и не обязывает любую компанию составлять и утверждать штатное расписание, постановлением Роскомстата, для всех форм собственности определена необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Оформляется оно по унифицированной форме Т-3.
Оно составляется на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание обязательно утверждается приказом руководителя. Такое расписание — это достаточно «подвижный документ» и каждая организация периодически сталкивается с необходимостью внесения в него изменений и дополнений, которые, в свою очередь, также вносятся на основе приказа руководителя.

Как часто и в каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание?

Обязательно должны быть внесены изменения в такое расписание если в организации идет структурная перестройка — формируются новые отделы, изменяется численность и должностной состав работников, в том числе вводятся новые должности и/или исключаются старые. Внести изменения можно либо полностью заменив штатное расписание, либо издать приказ на внесение изменений в это расписание. В случае, внесения изменений в штатное расписание, необходимо отразить причины, вносимых изменений. Это могут быть: реорганизация фирмы; оптимизации структуры управления компании; изменения законодательства, в части оплаты труда, введения профстандартов и т.п., устранение неэффективных должностей, сокращение или расширение компании.
Внесение изменений в штатное расписание влечет за собой коррективы документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку и требует письменного согласие работника.
Изменение окладов, оформление надбавок и премий является существенным изменением условий труда работника, поэтому сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до введения этих изменений. Подобные изменения, кроме того, вносятся и в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения к договору. Важно помнить, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации, обязательно доводятся до сведения работников, и заносятся в трудовые книжки с указанием выходных данных приказа Данное требование отражено в п. 3.1 Инструкции № 69.Как и когда вносятся изменения в штатное расписание?

Штатное расписание это нормативный документ, составляемый предприятием, в котором отражается структура, состав и численность должностей с указанием размера заработной платы по каждой должности.

С экономической точки зрения, штатное расписание отражает разделение труда между работниками.
Штатное расписание используется для анализа эффективности использования трудовых ресурсов компании. Оно дает возможность изучить структуру трудовых ресурсов, по уровню квалификации, размеру оплаты труда.

Хотя Трудовой Кодекс РФ и не обязывает любую компанию составлять и утверждать штатное расписание, постановлением Роскомстата, для всех форм собственности определена необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Оформляется данное расписание по унифицированной форме Т-3.
Оно составляется на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание обязательно утверждается приказом руководителя. Такое расписание — это достаточно «подвижный документ» и каждая организация периодически сталкивается с необходимостью внесения в него изменений и дополнений, которые, в свою очередь, также вносятся на основе приказа руководителя.

Как часто и в каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание?
Обязательно должны быть внесены изменения в такое расписание если в организации идет структурная перестройка — формируются новые отделы, изменяется численность и должностной состав работников, в том числе вводятся новые должности и/или исключаются старые. Внести изменения можно либо полностью заменив это расписание, либо издать приказ на внесение изменений. В случае, внесения изменений в штатное расписание, необходимо отразить причины, вносимых изменений. Это могут быть: реорганизация фирмы; оптимизации структуры управления компании; изменения законодательства, в части оплаты труда, введения профстандартов и т.п., устранение неэффективных должностей, сокращение или расширение компании.
Внесение изменений в расписание влечет за собой коррективы документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку и требует письменного согласие работника.
Изменение окладов, оформление надбавок и премий является существенным изменением условий труда работника, поэтому сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до введения этих изменений. Подобные изменения, кроме того, вносятся и в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения к договору. Важно помнить, что изменения и дополнения, внесенные в расписание организации, обязательно доводятся до сведения работников, и заносятся в трудовые книжки с указанием выходных данных приказа Данное требование отражено в п. 3.1 Инструкции № 69.

Мероприятие по данной теме:
Кадровое делопроизводство. Последние изменения (в соответствии с профстандартом №691н)

>Всё о том, как часто составляют штатное расписание, а также о том, когда можно и нужно его менять в организации

Нужно ли менять, если изменений не было?

Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам.

Вопрос не только в величине окладов, еще имеет значение изменение наименования самих единиц персонала, которые не могут быть придуманы и произвольно сформулированы, а их точное наименование подбирают по единому квалификационному справочнику (ЕКС).

При введении новых должностей или замены ранее включенных в штат иными также необходимо обновление это важного внутреннего документа.

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх