Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

Ответ на вопрос:

Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Вопрос 1. Нумеруются не страницы, а листы, в правом верхнем углу простым карандашом?

Номер ставится на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то нумерацию начинайте с первого прошитого листа.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Нумерация проставляется в правом верхнем углу. Заполнение ручкой не является ошибкой.

Вопрос 2. Прошиваются только листы книги без обложек?

Возможны 2 варианта прошивки: прошивка только внутреннего блока с выводом концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы-наклейки уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).

Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета пломбой-наклейкой, (если не проставляется сургучная печать) с последующим нанесением заверительной надписи.

Вопрос 3 Сколько должно быть отверстий 2 или 3, на каком расстоянии друг от друга?

Обычно делают два или три прокола на одинаковом друг от друга расстоянии. Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров.

Вопрос 4. Нитки с узлом приклеиваются на внутреннюю сторону обложки или на последний лист книги?

Может быть вывод концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы-наклейки уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.

Нить должна быть завязана узлом и закреплена сургучной печатью или опломбирована.

Вопрос 5. Узел можно завязать непосредственно между отверстиями и на хвосты ниток клеить листок или сам узел должен обязательно попасть под приклеиваемый листок?

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498).

Относительно пломбы-наклейки:

Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства.

Вопрос 6. На этом листе должна только стоять только печать организации? Или же на нем также пишется «Прошито, пронумеровано 5 (Пять) листов. Генеральный директор Иванов» + дата+ печать?

В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения:

То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Вопрос 7. Где делается заверительная надпись: на листке, который клеим на нитки и узел или на последней странице книги?

Может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги).

Вопрос 8. У меня есть пломбиратор и металлические пломбы. Куда КОНКРЕТНО прикрепить пломбу? На узел? До наклейки с печатью или после? А может можно и без пломбы?

Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку.

Если пломба-наклейка:

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на концы нити, с помощью которой прошита книга

Вопрос 9. Журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году разлетелся. Обложка оторвалась от листов. Нитки, которыми был прошит журнал, перетерлись и порвались. Я могу перепрошить, но будет видно, что делалась перепрошивка. Что делать?

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Старую книгу уничтожать нельзя. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Старая книга нужна для выдачи трудовых книжек, которые в ней зарегистрированы увольняющимся работникам.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать

И.И. Шкловец

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки. Если организация , то поставьте на пломбу обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью, если организация применяет печать. Рядом поставьте подпись и дату.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

  1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
  2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Инструкция по прошивке

  1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
  2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
  3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
  4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Опломбирование книги учета

Опломбирование книги учета производиться для увеличения защиты книги от произвольного вмешательства в прошивку или несанкционированного вскрытия книги.

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

Допустимо по индивидуальному заказу размещать на пленочной пломбе графы для даты и подписи и других данных, а также логотип и название самой организации.

  1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
  2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
  3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
  4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
  5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
  6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

  1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
  2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
  3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

  • Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
  • На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
  • На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
  • Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Как получить больничный лист в поликлинике быстро и без проблем.
Если вы хотите узнать, как долго вам будут платить декретные, то наша информация вам пригодится.
Больше узнайте про государственную пенсию, положенную инвалидам, .

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

При смене ответственных за ведение документации происходит оформление акта-передачи документации, это также касается и прошивки и опломбирования книг учета.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек»

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

  • уникальным номером;
  • логотипом организации;
  • наименованием организации.

Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

  1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
  2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх