Как выплачиваются суточные

Содержание

Командированный ежедневно возвращается домой

Работник может возвращаться домой, если он направлен в командировку:

  • <или>на 1 день. Причем это может быть командировка как в близлежащий населенный пункт (например, из Москвы в Мытищи), так и в населенный пункт, расположенный на значительном расстоянии от места, где он обычно работает (например, из Москвы во Владивосток);
  • <или>на несколько дней, но по решению руководителя ежедневно возвращается домой и в месте командировки не проживает.

Такие поездки нужно отличать от разъездной работы. При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя. Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках.

А раз работник возвращается домой, значит, нет факта его проживания вне места постоянного жительства и не может быть дополнительных расходов, связанных с этимст. 168 ТК РФ. Именно поэтому суточные при таких командировках работодатель выплачивать не обязан.

Учитывая это, многие задаются вопросом, зачем в таких ситуациях оформлять поездки как командировки, ведь расходы на проезд можно компенсировать и без оформления командировки?

Тем не менее делать это необходимо, ведь у таких поездок налицо все признаки командировки: работник выполняет конкретное поручение работодателя вне места постоянной работы в течение определенного срокаст. 166 ТК РФ. А командировки оплачиваются не так, как обычная работа. Поэтому нужно:

  • издать приказ по форме Т-9, выписать работнику служебное задание по форме Т-10а и выдать командировочное удостоверение по форме Т-10пп. 6, 7 Положения; Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
  • правильно начислить зарплату за рабочий день в такой командировке: исходя из среднего заработкаст. 167 ТК РФ.

Налоговые последствия выплаты суточных за однодневную командировку

Если суточные в ситуациях, когда командированный ежедневно возвращается домой, будут выплачены, то при проверке это грозит начислением НДФЛ и страховых взносов с сумм таких суточных. Также могут доначислить и налог на прибыль, исключив суточные из расчета налоговой базыПисьмо УФНС по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312.

Суды же по-разному подходят к решению вопроса о правомерности таких доначислений. Иногда они приходят к выводу, что эти выплаты суточными не являются, поэтому их нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, в том числе и «на травматизм»п. 3 ст. 217 НК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Постановления ФАС ВВО от 16.08.2007 № А28-1084/2007-3/29, от 31.10.2006 № А82 6004/2004-27; ФАС ПО от 27.06.2006 № А12-1880/06-С60; ФАС СКО от 19.05.2009 № А32-2910/2008-29/78-56/247; ФАС УО от 22.04.2009 № Ф09-2210/09-С2.

А иногда суды указывают, что, если работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью выполнять служебное задание вне места постоянной работы. Поэтому суточные, выплаченные за однодневные командировки, не облагаются НДФЛст. 41 НК РФ; Постановления ФАС ЦО от 27.05.2008 № А62-4451/2007; ФАС ПО от 15.02.2011 № А55-30019/2009; ФАС СЗО от 08.02.2011 № А56-12834/2010, от 29.06.2012 № А05-8580/2011; ФАС УО от 01.06.2010 № Ф09-4025/10-С3. А если обязанность выплачивать суточные при однодневных командировках установлена локальным нормативным актом организации, их суммы можно включить в налоговые расходыПостановление ФАС СЗО от 29.06.2012 № А05-8580/2011.

Недавно с такими доводами в части налогообложения суточных за однодневные командировки НДФЛ согласился и ВАСПостановление Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12.

***

И после решения ВАС неудержание НДФЛ с сумм суточных при однодневных командировках, скорее всего, приведет к спору с налоговым органом. Но теперь шансы выиграть такое дело в суде высоки. Чтобы их оценить, обратитесь к судебной практике по этому вопросу в вашем округе.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Для налоговых целей имеют значение несколько аспектов, связанных с командировками. В первую очередь — отнесение затрат на расходы по налогу на прибыль, включая правильное документальное подтверждение. Не менее важны тонкости отнесения выплат, связанных с командировкой работников, к облагаемым или не облагаемым НДФЛ.

Основным документом, помимо норм ТК РФ и НК РФ, регламентирующим вопросы, связанные с направление работников в командировки является постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015). Именно в нем определены документы, которые должны быть оформлены при направлении работника в командировку.

Другой важный документ, который регулирует вопросы направления работников в командировку – локальный акт организации. В нем прописываются размеры суточных, фиксируются лимит расходов на проезд и проживание, формы и виды документов, которые оформляются убытие в командировку и возвращение из нее, состав дополнительных расходов, возмещаемых работнику.

В число обязательных документов, которыми работник «отчитывается» по возвращении из командировки не входят ни командировочное удостоверение, ни служебное задание, ни отчет о выполнении служебного задания, ни иные документы. Вопрос об обязательном оформлении этих или иных документов – прерогатива организации.

Ситуация 1. Работник направляется в командировку на личном транспорте

Типичная ситуация, часто возникает у малых и средних компаний, которые применяют ОСНО или УСН. Главные вопросы:

  • вправе ли организации учесть в расходах по налогу на прибыль или налогу при УСН фактические затраты на ГСМ или только в пределах норматива;
  • какой документ в последнем случае регламентирует норматив;
  • облагаются ли такие выплаты НДФЛ.

Решение

Работодатель, направляя работника в служебную командировку, обязан компенсировать ему расходы на командировки, в частности, на проезд к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ).

Согласно ст. 167 ТК, командировка – это и есть служебная поездка, можно говорить о тождественности этих понятий в ТК РФ. А вот НК РФ в целях отнесения затрат на расходы достаточно четко эти понятия разграничивает.

При выполнении работником служебных поездок, в т.ч. в место командирования, на личном автомобиле выплачивается компенсация за использование личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). При этом размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора. Однако, в расходы по налогу на прибыль суммы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть включены в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. А вот затраты на ГСМ учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом чеки ККТ, акты, накладные, иные документы должны быть приложены к служебной записке.

Совершенно законный вопрос: облагаются ли компенсации НДФЛ? Напомним, освобождаются от налогообложения все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (согласно п. 3 ст. 217 НК РФ). Глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления. При применении п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ.

Иными словами, размер компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ, должен определяться письменным соглашением сторон трудового договора. Такую позицию довели до налогоплательщиков и ведомства: письма ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@, Минфина России от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326, от 08 .08. 2012 г. № 03-04-06/9-228 (все документы доступны в СПС КонсультантПлюс).

Совет

Не забудьте закрепить в локальном акте организации саму возможность поездки в командировку на личном транспорте работника, сумму компенсации, а также правила подтверждения фактического количества дней нахождения в командировке и выплаты компенсации.

Ситуация 2. Оплата услуг такси командированному сотруднику

Затраты, которые произвел работник в командировке, включаются в расходы по налогу на прибыль или налогу при УСН (пп.12 п.1 ст. 264, пп.13 п.1 ст. 346.16 НК РФ). При этом обязательно должны выполняться требования п. 1 ст. 252 НК РФ.

Решение

Примечательно, что перечень возмещаемых работнику командировочных расходов, указанный во всех нормативных актах, открыт. Основанием для включения или не включения в расходы по налогу на прибыль (налогу при УСН) тех или иных затрат является положение о командировках, установленное внутренним локальным актом организации или коллективным (трудовым договором).

Именно организация вправе определить условия включения в расходы оплату услуг такси командированному сотруднику. Например, это может быть удаленность аэропорта или вокзала, ранний или поздний приезд (убытие) в место командирования. В качестве документального подтверждения могут прилагаться к авансовому отчету чеки ККТ, товарный чек, служебная записка, которая обосновывает производственную необходимость оплаты услуг такси. Если все условия выполнены, то организация вправе включить затраты в расходы по налогу на прибыль на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Что касается НДФЛ, суммы возмещения сотруднику командировочных расходов (их открытый перечень приведен в п. 3 ст. 217 НК РФ) также не подлежат налогообложению в пределах норм, установленных локальными актами организации. В том случае, если выплаты произведены сверх установленных норм, они облагаются НДФЛ на общих основаниях. При этом датой фактического получения дохода согласно пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Совет

Не забудьте, что налоговый агент обязан удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. И перечислить сумму исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (ст. 226 НК РФ).

Ситуация 3. Работник направляется за границу

Если работник направляется в командировку за границу, то кроме традиционных расходов – оплаты проезда, гостиницы, оформления визы и других, необходимо определить сумму, которую можно отнести на покупку иностранной валюты. И здесь могут быть зафиксированы следующие даты: получения работником аванса на командировочные расходы, покупки работником иностранной валюты, составления и утверждения авансового отчета. В целях налога на прибыль важно знать, на какую дату необходимо зафиксировать курс иностранной валюты.

Решение

Затраты организации по налогу на прибыль (или налогу при УСН) определяются исходя из истраченной суммы, которая подтверждается первичными документами на приобретение иностранной валюты. Дата осуществления командировочных расходов – это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Довольно часто работник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в силу того, что отсутствует первичный документ или он утерян. На такой случай пригодится рекомендация Минфина России, приведенная в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059. Сумму расходов в валюте предлагается сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (п. 10 ст. 272 НК РФ). Таким образом, если документ на покупку валюты отсутствует, организация пересчитывает произведенные работником затраты по курсу ЦБ РФ на дату, когда был выдан аванс. Но командировочные расходы, не упустите, учитываются на день утверждения авансового отчета.

Ситуация 4. Компания арендует квартиру для проживания командированных работников

Такая возможность достаточно привлекательна для организации, особенно во время кризиса. При частых командировках работников рациональней размещать в арендованных квартирах, чем в гостинице.

Решение

Безусловно, расходы на проживание, включая арендные платежи за арендуемые квартиры, учитываются в составе командировочных расходов. Однако в новом письме Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 финансовое ведомство уточнило важный момент. Такие затраты организация вправе учитывать в расходах только в период проживания там командированных сотрудников. А вот плата за аренду квартиры за то время, когда помещение не используется для проживания в ней командированных сотрудников, не может быть учтена в составе командировочных расходов.

В Минфине подчеркнули, что такие расходы допускается подтверждать документами, косвенно свидетельствующими о факте пребывания работников в командировке (командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.).

Ситуация 5. Выплата суточных за нахождение в командировке

Решение

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в пути и в месте командировки. При этом не имеет значения время убытия/ прибытия – важен день.

Например, если время отъезда в место командирования – 23 часа 55 мин., то этот день — первый командировочный день сотрудника, за него необходимо начислить и выплатить суточные. Если время возвращения из командировки – 00 часов 10 мин., то день прибытия – последний день командировки и за него также выплачиваются суточные.

Важно, что суточные фактически не нуждаются в документальном подтверждении. На это еще раз указал Минфин России в своем письме от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711. Начисление суточных происходит, исходя из периода командировки, указанного в письменном приказе (распоряжении) руководителя. Во избежание ненужных споров с налоговой не лишним будет оформить справку бухгалтера с произведенными расчетами.

Суточные включаются в состав командировочных расходов по налогу на прибыль без ограничения по сумме, но в пределах, указанных в локальных актах организации. Для уменьшения налоговой базы на такие расходы необходим авансовый отчет (вместо командировочного удостоверения, которое с 8 января 2015 года перестало быть обязательным документом при направлении работника в командировку).

В общем случае суточные не облагаются НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ) в пределах установленных НК РФ сумм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если организация производит выплаты сверх этих сумм, то они облагаются НДФЛ в общем порядке. При этом в справке 2-НДФЛ суммы выплаченных суточных в пределах норм, указанных в п. 3 ст. 217 НК РФ не отражаются, а в части, превышающей нормы, — отражаются с кодом дохода 4800 за тот месяц, в котором был утвержден авансовый отчет сотрудника по командировке.

Совет

Напомним, что НДС по расходам на командировки принимаются к вычету у организаций, применяющих общую систему налогообложения при соблюдении ряда условий:

  • командировочные расходы оплачены организацией или работником;
  • имеется правильно оформленный счет-фактура.

Однако и без счета-фактуры можно принять к вычету выделенный НДС в документах на проезд и проживание командированного работника. Документами, на основании которых организация вправе принять НДС к вычету, могут послужить (п. 7 ст. 171 НК РФ):

  • по расходам на проезд — проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси;
  • по расходам на проживание — бланк строгой отчетности.

Что входит в командировочные расходы сотрудника?

Командировочные расходы – это все выплаты, которые положены сотруднику, направленному в служебную поездку, за весь срок пребывания не по месту постоянной работы.

Финансирование всех растрат, связанных с командировкой, возлагается законодателем на командирующее предприятие (за исключением тех случаев, когда представленная поездка осуществляется по заказу стороннего предприятия (организации), которое, исходя из заключенного договора (например, на оказание ремонтных услуг), обязуется оплатить все командировочные расходы направленного работника).

Выплаты, связанные с командировкой, включают в себя:

  • Оплата проезда к необходимому месту выполнения трудовой функции — как оплатить проезд на личном авто, на такси;
  • Финансирование жилья на все время командировки;
  • Суточные расходы (все траты, связанные с проживанием не дома);
  • Иные выплаты (как правило, устанавливаются локальными актами предприятий (организаций);
  • Заработная плата за все время нахождения в служебной поездке.

Транспортные расходы включают в себя оплату проезда в населенный пункт принимающей стороны, а также перемещение к месту нахождения предприятия (организации) на городских видах транспорта.

В большинстве случаев принимающая командированного сотрудника сторона обеспечивает его жильем. Командировка может быть полностью за счет принимающей стороны — .

В остальных случаях гостиничный номер или наем квартиры финансируются направляющим предприятием.

Суточные выплачиваются, в большинстве случаев, в соответствии с расчетами, представленными в утвержденном Правительством Российской Федерации Положением №749 от 13 октября 2008 года и составляют 700 российских рублей для командировок в пределах государства или 2500 российских рублей на заграничные командировки.

Не смотря на закрепление законодателем представленных сумм, локальными актами предприятия могут быть прописаны другие размеры суточных выплат.

К иным командировочным расходам относятся растраты, не отнесенные к выше указанным статьям расходов и предусмотренные местными положениями командирующего предприятия (организации) (например, оплата услуг мобильной связи).

Оплата труда командированного работника осуществляется из расчета среднего заработка (п.9 Положения №749 и п.2 Положения №922).

об оплате сверхурочных в командировке.

За сколько дней выплачиваются деньги – сроки по Трудовому кодексу

Часто возникает вопрос о том, за сколько дней выдаются командировочные выплаты и когда это происходит – до или после поездки.

Оплата командировки осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных в статье 167 Трудового кодекса Российской Федерации.

Указанная норма является гарантией сохранения за командированным сотрудником среднего размера заработной платы за все время пребывания в служебной поездке.

Поскольку оплата дней, проведенных в командировке, приравнивается к заработной плате, выплата среднего заработка командированному сотруднику должна производиться в дни выплаты зарплаты на предприятии (в организации), установленные в коллективном трудовом договоре с учетом норм трудового законодательства (не реже, чем два раза в месяц).

Аванс на командировку должен выдаваться до начала служебной поездки. Законодатель не устанавливает конкретных сроков, однако большинство предприятий (организаций), сотрудники которых часто направляются в служебные поездки, устанавливают соответствующие сроки локальными документами.

Как оплатить переходящую командировку на другой месяц, .

Как оплачивают дни по среднему заработку?

Способ расчета средней заработной платы для выдачи за командировочные дни установлен законодателем в Положении № 922, утвержденном Постановлением Правительства России от 24 декабря 2007 года.

Для оплаты командировки берется в учет средний дневной заработок сотрудника.

Для его расчета необходимо суммировать следующие выплаты, полученные работником в предшествующие 12 рабочих месяцев:

  • Начисленные оклады или тарифные ставки;
  • Сдельная зарплата;
  • Оплата труда, полученная в неденежной форме;
  • Комиссионное вознаграждение;
  • Зарплата в виде процента от выручки;
  • Содержание муниципальных служащих;
  • Вознаграждение гражданам, которые замещают госдолжности РФ;
  • Зарплата преподавателей (учителей) за превышенное количество отработанных часов;
  • Гонорары и авторские вознаграждение работников культуры;
  • Рассчитанная за предшествующий календарный год заработная плата, обусловленная системой оплаты;
  • Дополнительные выплаты, которые производятся в соответствии с особенным условиями труда;
  • Вознаграждение преподавателям (учителям), которые ведут классное руководство;
  • Вознаграждения, премии;
  • Иные виды денежных начислений, которые предусмотрены определенным работодателем.

Социальные и не систематические выплаты в данном расчете не учитываются.

Полученную путем суммирования сумму следует поделить на количество фактически отработанных работником дней в предшествующем году.

Таким образом, получается средний дневной заработок сотрудника, который умножается на количество дней, проведенных им в служебной поездке.

Как оплатить однодневную командировку?

Пример расчета выплаты

Исходные данные:

Работник был командирован с 15.11.2018 года по 23.11.2018 года. Расчетный период, по которому будет определяться средний дневной заработок с 14.11.2017 года по 14.11.2018 года.

Сумма заработной платы за указанный период, включая премии, надбавки и индексацию составляет 540 000 российских рублей.

В расчетном периоде работник имеет 11 дней, которые не входят в учет. Как правильно начислить командировочные?

Расчет:

Рассчитываем заработную плату за время командировки:

Количество фактически отработанных дней в расчётном периоде: 237

Средний дневной заработок: 540 000 руб./ 237 дней = 2278, 48 руб.

Размер зарплаты: 2278,48 руб. * 7 дней (рабочие дни за период с 15 ноября 2018 по 23 ноября 2018) = 15 949, 37 руб.

В тех ситуациях, когда в служебной поездке работник выполнял трудовую функцию в выходные дни, такое отработанное время оплачивается отдельно, по приказу начальника. Как оплатить командировку в выходной день?

Как начислить, если работник только устроился на работу и у него нет дохода?

Случаются ситуации, когда только принятого на работу сотрудника необходимо отправить в служебную поездку. Как рассчитать сумму, подлежащую оплате такому работнику за период командировки?

Выше указывалось, что для оплаты командировки берется в учет средний дневной заработок за расчетный период длительностью один календарный год, предшествующий дате направления в служебную поездку.

Поскольку для только принятого работника невозможно произвести представленный расчет по причине недостаточного количества отработанного времени, законодатель установил порядок выплаты командировочных расходов и правила определения среднего дневного заработка для новых сотрудников.

Необходимо суммировать все полученные таким работником выплаты за все отработанное время на предприятии (в организации), за исключением нерегулярных и социальных, и разделить на количество фактически отработанных дней.

Если работник направляется в командировку в первый свой рабочий день на предприятии, для расчета берется сумма оклада, оговоренная в трудовом договоре, и количество рабочих дней в текущем месяце.

Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия

ИА ГАРАНТ

Сотрудники организации направляются в служебные командировки на территории РФ. Оплата командировочных производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту после представления авансового отчета по возвращении из командировки (по факту). Суточные при направлении сотрудников в служебные командировки, согласно положению о командировках, принятому в организации, выплачиваются в размере 1500 руб. Какие в данной ситуации существуют налоговые риски (налог на прибыль, НДФЛ), связанные с установлением суточных в размере 1500 руб.? Какие неблагоприятные последствия могут быть у организации, если она не выдает аванс на командировку?

Документальное подтверждение

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Статьей 168 ТК РФ установлен перечень таких расходов, в который включаются: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важным моментом является то, что порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом каких-либо ограничений по установлению размера суточных трудовое законодательство РФ не содержит.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). При этом п. 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса на оплату расходов, указанных в ст. 168 ТК РФ.

На подотчетное лицо, в свою очередь, пунктом 26 Положения возлагается обязанность по возвращении из командировки представить работодателю:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы;

— отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем организации, в письменной форме.

Обязанность по составлению авансового отчета в такой же срок устанавливается и пунктом 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ».

Из прочтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов. Так как в рассматриваемом случае командировочному сотруднику аванс не выдавался, у него отсутствует как обязанность, так и возможность составлять «авансовый» отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13). Кроме того, такой сотрудник не является подотчетным лицом. В то же время у организации остается обязанность по возмещению расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ) и отражению этих операций в своем учете (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

Полагаем, в такой ситуации командировочному сотруднику следует представить организации отчет о произведенных расходах, форму которого организации следует разработать и предусмотреть в своей учетной политике. За основу можно взять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

На основании такого отчета работодатель возместит расход командированного сотрудника и сможет учесть суммы такого возмещения в бухгалтерском учете. Еще раз хотим обратить внимание, что такой отчет не может являться авансовым, исходя из того, что сотруднику не выдавался аванс перед командировкой.

Отметим, что в ситуациях, кода работники осуществляют расходы от своего имени и за свой счет, существует риск переквалификации налоговыми органами отношений между организацией и командированным сотрудником (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ, п. 6 постановления Пленума ВАС РФ от 10.04.2008 N 22, письмо Минфина России от 08.02.2013 N 03-02-07/1/3089).

Пунктом 1 ст. 183 ГК РФ предусмотрено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. То есть в рассматриваемой ситуации существует риск того, что налоговыми органами возмещение расходов сотруднику может быть признано коммерческой сделкой между этим сотрудником и организацией.

В соответствии с п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования.

Полагаем, что в такой ситуации принятый к учету отчет о произведенных расходах и возмещение сотруднику осуществленных им расходов будет являться письменным одобрением этих расходов и подтверждением того, что они понесены сотрудником в интересах организации. При этом организации следует уделить пристальное внимание письменному оформлению таких расходов, которое позволит однозначно определить данные расходы как расходы, осуществленные ее сотрудником в ее интересах в рамках служебной командировки.

Отчет о произведенных расходах и прилагаемые к нему документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261, от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978).

Налог на прибыль организаций

Нормой п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрены обязательные требования к расходам, соответствие которым позволяет принять к учету в целях исчисления налога на прибыль те или иные расходы. К таким требованиям относятся:

— расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами, осуществленными в результате отношений между российскими организациями, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

— расходы должны быть произведены в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы организации на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом данной нормой предусмотрен перечень расходов на командировки, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

А) Учет в целях налогообложения суточных в размере 1 500 рублей

Как было сказано выше, размер суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом в размере, установленном по усмотрению организации.

Отметим, что в настоящее время налоговым законодательством РФ не предусмотрено нормирование расходов на командировки. Поэтому организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли суточные в размере, установленном ее Положением о командировках, то есть в размере 1 500 рублей, при выполнении требований, установленных пунктом 1 ст. 252 НК РФ. При этом документальным подтверждением таких расходов является командировочное удостоверение (смотрите также письма Минфина России от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).

Таким образом, сам по себе факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1500 рублей не влечет за собой налоговых рисков в целях главы 25 НК РФ. Расходы на выплату суточных учитываются организацией в этом размере в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в случае соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.

Б) Возмещение командировочных расходов, в том числе суточных, после возвращения сотрудника из командировки

Официальные органы неоднократно выражали мнение, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является признание (начисление) организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника). Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. При этом к такому отчету должны прилагаться соответствующие оправдательные документы. В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего документального подтверждения на основании п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N ММ-22-3/890@, от 18.08.2009 N 3-2-06/90).

Таким образом, нормы НК РФ и письменные разъяснения официальных органов не ставят правомерность учета командировочных расходов в зависимость от факта выплаты аванса. Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в случае их обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода.

Письменных разъяснений официальных органов и судебных решений, напрямую посвященных ситуациям, аналогичным рассматриваемой, нам найти не удалось.

Отметим, что известны судебные решения по налоговым спорам, в основе которых лежали ситуации, где не только не уплачивались авансы, но и не составлялись авансовые отчеты.

Тем не менее судьи квалифицировали спорные расходы как соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (постановления ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09, от 14.01.2003 N КА-А40/8830-02, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлены без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012)).

В то же время полагаем, что наличие указанной судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы нередко предъявляют претензии к учету командировочных расходов в целях налогообложения прибыли в подобных случаях.

По нашему мнению, факт учета командировочных расходов на основании отчетов, фактически не являющихся авансовыми, сам по себе не создает для организации риска непризнания налоговыми органами таких расходов.

НДФЛ

А) Налогообложение суточных в размере 1 500 рублей

В соответствии с нормой, установленной абзацем двенадцатым п. 3 ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, перечень которых определен данной нормой. Суточные освобождаются от обложения НДФЛ в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Таким образом, факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1 500 рублей сам по себе не вызывает возникновения налоговых рисков в целях главы 23 НК РФ. Риски в данном случае могут возникнуть в связи с неправильным исчислением налоговой базы, в которую не включаются только 700 рублей, в то время как оставшиеся 800 рублей (1 500 рублей — 700 рублей) подлежат обложению НДФЛ.

Такие же разъяснения содержатся в письмах Минфина России (смотрите, например, письма от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Напомним, что суточные в целях обложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (смотрите, например, письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

Б) Налогообложение возмещения командировочных расходов после возвращения из командировки

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), в частности, все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат. К таким выплатам, в числе прочих, относятся выплаты, связанные с возмещение командировочных расходов, осуществленных в связи с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. Такие выплаты освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, нормами НК РФ освобождение от обложения НДФЛ возмещения командировочных расходов не ставится в зависимость от факта выплаты суточных авансом, то есть до командировки.

Эта позиция подтверждается и арбитражной практикой (постановление ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 N А55-13747/06).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх