Кто подписывает кассовые документы

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Приходный кассовый ордер (ПКО)

Приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 оформляется при поступлении наличных денег в кассу организации (ИП), в том числе от работников фирмы. ПКО состоит из двух частей: ордера и квитанции. Оформляет документ главный бухгалтер (бухгалтер) в одном экземпляре.

Если деньги приняты от сотрудника организации, то в ПКО указывается его фамилия, имя, отчество.

Если деньги пришли от сторонней организации, то указывается наименование этой организации и фамилия, имя, отчество сотрудника, через которого осуществляется поступление.

Заполнять приходный ордер можно от руки или с использованием печатных носителей.

Помарки или исправления при заполнении ПКО недопустимы, в случае ошибки, документ выписывается заново.

Кассир обязан, получив ПКО:

  • проверить наличие подписи главбуха (бухгалтера) на ПКО и сверить с образцом подписей;
  • проверить соответствие суммы наличных денег проставленных цифрами сумме проставленных прописью.
  • проверить наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО.

Кассир пересчитывает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Вноситель должен видеть, как происходит подсчет денег.

Кассир проверяет фактически полученную сумму с указанной в ПКО.

Если все верно, то кассир подписывает ПКО и на квитанции ставит печать или штамп (где указано М.П.). Квитанция отрывается и выдается вносителю денег.

Если кассир получил большую сумму, чем надо, он возвращает излишне полученную сумму.

Если кассир получил меньшую сумму, то вноситель должен довнести недостающую сумму денег. Если же он отказался, то кассир возвращает ему всю полученную сумму назад, а ПКО передает в бухгалтерию (руководителю) для переоформления.

С 01.01.2013 г. отменена обязанность применять первичные документы по унифицированным формам, но кассовые документы по прежнему используются только по унифицированным формам.

Кто подписывает ПКО

ПКО подписывает главбух (бухгалтер) и кассир. Если главбух отсутствует, то подписывает документ руководитель организации. Можно утвердить, приказом руководителя, подписывать ПКО другого сотрудника (не бухгалтера).

Если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, то руководитель сам подписывает все кассовые документы.

ПКО хранятся в архиве организации 5 лет.

Бизнес и учет

Обходим подводные камни при заполнении расходного кассового ордера

Наверное, все, кому так или иначе приходилось иметь по работе дело с деньгами, знают, что такое расходный кассовый ордер. Документ первичного учета, предназначенный для документирования движения денежных средств по кассе, другие часто используемые его названия – РКО, расходник, бухгалтерам он известен еще как форма №КО-2. Казалось бы, заполнение расходного кассового ордера – дело нехитрое, но есть ряд тонкостей и нюансов, о которых нужно обязательно помнить. Наверное, все, кому так или иначе приходилось иметь по работе дело с деньгами, знают, что такое расходный кассовый ордер. Документ первичного учета, предназначенный для документирования движения денежных средств по кассе, другие часто используемые его названия – РКО, расходник, бухгалтерам он известен еще как форма №КО-2. Казалось бы, заполнение расходного кассового ордера – дело нехитрое, но есть ряд тонкостей и нюансов, о которых нужно обязательно помнить.

Когда заполняется расходник и кто его подписывает?

Расходный кассовый ордер обязательно нужен при выдаче наличных на хозяйственные нужды и командировочные расходы в подотчет сотрудникам, выдаче наличными займа работнику, в случае выплаты заработной платы, при сдаче наличных в банк и в ряде других случаев.
Вне зависимости от того, ведет предприятие бухгалтерский учет на бумаге или в электронном виде, РКО заполняется на бумаге, так как в обязательном порядке требует подписи руководителя предприятия, главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Отдельно отметим, что по текущему законодательству нельзя подписывать этот документ даже с помощью электронно-цифровой подписи. Расходный кассовый ордер может быть не подписан руководителем предприятия только в том случае, если его разрешение на выдачу наличных средств есть в приложенных документах – ими могут быть заявления, счета и др.

Получатель денег по расходному ордеру обязан предъявить паспорт или другое удостоверение личности. Кроме того, он пишет в расходнике расписку в получении средств, с указанием суммы прописью (копейки — цифрами). При отсутствии такой расписки сумма, выданная из кассы, может быть взыскана с кассира как недостача. Помарки и исправления по правилам заполнения расходного кассового ордера не допускаются.

Правила заполнения расходного кассового ордера

А теперь обратимся непосредственно к форме расходного кассового ордера и ее правильному заполнению

Любой РКО содержит стандартный перечень реквизитов. Давайте посмотрим по порядку, как и что в них заполнять.
. В поле «Организация» необходимо указать название предприятия, оформившего расходник.
2. Поле «Структурное подразделение» является необязательным. При необходимости в нем уточняется структурное подразделение, где оформлен РКО.
3. Порядковый номер ордера нужно указать в поле «Номер документа». Отметим, что в случае ведения расходных кассовых ордеров следует обеспечивать их непрерывную нумерацию.
4. В графе «Дата составления», соответственно, заполняется дата оформления расходника.
5. Поле «Код структурного подразделения» следует заполнять в том случае, если указано конкретное структурное подразделение (см. пункт 2). Как очевидно из наименования, в нем нужно указать код подразделения, откуда расходуются денежные средства.
6. В поле «Корреспондирующий счет, субсчет» заполняется дебетовый счет бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
7. Поле «Код аналитического учета» предназначено для определения объекта аналитического учета корреспондентского счета.
8. В графе «Кредит» следует указывать счет по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера (как правило, это счет 50 — «Касса»).
9. В поле «Сумма, руб. коп.» заполняется сумма цифрами.
10. Получатель наличных денег (ФИО полностью) указывается в поле «Выдать».
11. Обратим внимание на поле «Основание», в котором заполняется назначение использования выдаваемых денежных средств. Это поле обязательно к заполнению, так как основание, прописанное в расходном кассовом ордере, – важный элемент учета использования денежных средств.
12. В графе «Сумма» заполняется с заглавной буквы сумма к получению прописью в рублях. Слово «рубль» («рублей», «рубля») пишется полностью, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также сокращать не следует.
13. В поле «Приложение» указывается список прилагаемых документов с их реквизитами.
14. Поле «Получил» заполняет получатель наличных денежных средств по расходному кассовому ордеру. В нем указывается сумма выданных денежных средств в рублях и копейках прописью с заглавной буквы.
15. В графе «По» указывается документ, удостоверяющий личность получателя денег (его наименование, номер, дата и место выдачи).

Отметим еще, что на сегодняшний день печать на расходном кассовом ордере не обязательна. Если получателем денежных средств является юридическое лицо, его печать на РКО тоже не нужна.

Для ИП все проще

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ведение кассовых документов ИП упрощено. Так, ИП могут не составлять расходники в случае выдачи денег на собственные личные нужды ИП или для внесения на свой расчетный счет. Но по-прежнему следует заполнять расходные кассовые ордера на операции с прочими лицами (выдача денег подотчетному лицу, выплата заработной платы из кассы).

Форма КО-1

Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый – непосредственно приходный ордер, а второй – отрывной листок – квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке «Основание» указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть «оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.». В поле «В том числе» приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать «Без НДС». В поле «Приложение» перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка «Дебет» должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов. Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать. На документе присутствует ячейка «целевое назначение». Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.

Документ на выдачу средств

Расходный ордер также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику под отчет форму следует составлять в соответствии с его письменным заявлением. Оно может быть в свободной форме. Заявление должно подписываться руководителем предприятия. В нем указывается:

В поле «Основание» указывается выполненная операция. К примеру, это может быть «возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.». В поле «Приложение» указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф. КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им. Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе — президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1. Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций. В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ — для должностных лиц, 400-500 МРОТ – для организаций.

Оформление ордеров – задача весьма ответственная. Как выше было сказано, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Операционист, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер – форма строгой отчетности. Поэтому не следует допускать порчи документов. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов заполненный ордер будет считаться недействительным.

Эти 10 мелочей мужчина всегда замечает в женщине Думаете, ваш мужчина ничего не смыслит в женской психологии? Это не так. От взгляда любящего вас партнера не укроется ни единая мелочь. И вот 10 вещей.

15 симптомов рака, которые женщины чаще всего игнорируют Многие признаки рака похожи на симптомы других заболеваний или состояний, поэтому их часто игнорируют. Обращайте внимание на свое тело. Если вы замети.

7 частей тела, которые не следует трогать руками Думайте о своем теле, как о храме: вы можете его использовать, но есть некоторые священные места, которые нельзя трогать руками. Исследования показыва.

Чарли Гард умер за неделю до своего первого дня рождения Чарли Гард, неизлечимо больной младенец, о котором говорит весь мир, умер 28 июля, за неделю до своего первого дня рождения.

9 знаменитых женщин, которые влюблялись в женщин Проявление интереса не к противоположному полу не является чем-то необычным. Вы вряд ли сможете удивить или потрясти кого-то, если признаетесь в том.

Зачем нужен крошечный карман на джинсах? Все знают, что есть крошечный карман на джинсах, но мало кто задумывался, зачем он может быть нужен. Интересно, что первоначально он был местом для хр.

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

Как производится выдача наличных средств?

Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.

Как правильно заполнить расходный ордер?

Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций.

  • В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк).
  • Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия.
  • Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3).
  • В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, 08.02.2014.
  • Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми.
  • В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля.
  • Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой.
  • В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне.
  • В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем.
  • В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами.
  • Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности.
  • Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств.
  • В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.
  • В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы.

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх