Нумерация приказов в организации правила

Как нумеровать и регистрировать

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.

Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:

  • основная;
  • по личному составу;
  • административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

По основной деятельности

К ним относятся приказы:

  • о создании компании;
  • об утверждении расписания штата;
  • об утверждении графика отпусков либо командировок;
  • о создании отдельных структурных подразделений организации;
  • о слиянии с другими предприятиями;
  • о реорганизации либо ликвидации;
  • прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

  • о приёме на должность;
  • о переводе сотрудника;
  • о премировании сотрудника;
  • о повышении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о командировке;
  • об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Нормативная регламентация

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ, а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558.

Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

>
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Виды приказов

Порядок нумерации

Журналы учета приказов

Виды приказов

Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

  1. Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).
    По основанию, установленному ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (срок хранения), они подразделяются на:
    • приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет;
    • распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

    Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

  2. Приказы по административно-хозяйственной деятельности, касающиеся, например, утверждения правил ВТР.
  3. Оставшиеся приказы принято относить к основной деятельности (из кадровых к ним относится, например, приказ о приеме на работу руководителя). Подобные бумаги хранятся постоянно, до момента ликвидации фирмы.

Порядок нумерации

Присвоение номеров приказам несет в себе определенные цели:

  1. Упорядочение всей документации.
  2. Ускорение процедуры поиска и распознавания документации при необходимости.
  3. Разделение бумаг в зависимости от срока хранения.

Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.

Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:

  1. По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
  2. По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.

Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.

Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета.

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций. Для некоторых ведомств применяются свои инструкции. Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.05.2011 № 206, которым утверждена инструкция по делопроизводству в органах Федерального казначейства, Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

  1. Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
  2. Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
  3. Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  • «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
  • ;
  • «Новый типовой бланк трудовой книжки».

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх