Обмен электронными документами

Электронный документооборот

Правительство РФ утвердило перечень документов, передаваемых в электронном виде при информационном взаимодействии органов государственной власти.

Как сказано на сайте правительства, распоряжение направлено на реализацию пункта 2 постановления правительства от 6 сентября 2012 года №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», которым предусматривается переход на обмен документами в электронном виде федеральных органов исполнительной власти между собой и с правительством до 31 декабря 2016 года. Распоряжение будет способствовать снятию ограничений для применения юридически значимого электронного документооборота.

Как писал «Экспертный центр электронного государства», в декабре прошлого года правительство Российской Федерации утвердило правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия государственных органов и организаций.

Подписанным во вторник 7 апреля распоряжением утверждён перечень видов документов, передаваемых в электронном виде. Как сказано в распоряжении, при отсутствии технической возможности формирования в электронном виде документов, включенных в перечень, следует осуществлять формирование и передачу таких документов на бумажном носителе. Обмен информацией необходимо производить с соблюдением законодательства Российской Федерации о защите информации.

Перечень состоит из 37 пунктов:

  1. Переписка по основным (профильным) направлениям деятельности.
  2. Переписка структурных подразделений аппарата правительства Российской Федерации с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, государственными внебюджетными фондами по основным (профильным) направлениям деятельности.
  3. Переписка о ходе выполнения постановлений, распоряжений правительства Российской Федерации, поручений председателя правительства РФ и заместителей председателя правительства.
  4. Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях правительства Российской Федерации (до выпуска протокола заседания правительства РФ).
  5. Документы по разработке проектов нормативных правовых актов (справки, доклады, предложения) до внесения проекта нормативного правового акта в правительство Российской Федерации.
  6. Копии протоколов, постановлений, распоряжений, поручений, документы (справки, доклады, информация, докладные записки, сводки, выписки) к ним, направляемые для ознакомления и исполнения.
  7. Проекты приказов, распоряжений, правил, инструкций, регламентов, направляемые на предварительное согласование, и документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) к ним.
  8. Документы (справки, доклады, отчеты) о выполнении приказов, распоряжений.
  9. Переписка о реализации решений межведомственных совещаний.
  10. Переписка о разработке, об утверждении и о реализации стандартов качества предоставляемых услуг.
  11. Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию, документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке.
  12. Переписка по применению правил, инструкций, регламентов и рекомендаций.
  13. Переписка по организационным вопросам деятельности.
  14. Переписка о реорганизации, переименовании федерального органа исполнительной власти, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или государственного внебюджетного фонда.
  15. Переписка об организации и о проведении межведомственных мероприятий.
  16. Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных).
  17. Переписка о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан.
  18. Переписка по рассмотрению обращений граждан.
  19. Переписка по правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства.
  20. Переписка о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, в том числе по вопросам: информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота; делопроизводства и архивного дела.
  21. Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и продлении сроков их исполнения (после снятия с контроля).
  22. Переписка о нарушении правил пересылки документов.
  23. Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ.
  24. Переписка о разработке и об изменении финансовых планов (бюджетов).
  25. Переписка об экономических нормативах.
  26. Переписка о финансовом обеспечении всех направлений деятельности.
  27. Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды.
  28. Переписка об открытии, о закрытии, состоянии, об оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении расчетных операций.
  29. Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности.
  30. Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества).
  31. Переписка об организации и о внедрении автоматизированных систем учета и отчетности.
  32. Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности.
  33. Переписка об организации приема и пребывания представителей иностранных и российских организаций.
  34. Переписка об экономическом, о научно-техническом, культурном и об иных видах сотрудничества.
  35. Переписка о подготовке контрактов, договоров, соглашений.
  36. Переписка об организации и о проведении выставок, ярмарок, презентаций.
  37. Переписка об охране авторских прав.

Основные советы компаниям, планирующим использовать электронные договора

Если компании-партнеры приняли решение об использовании удаленного способа заключения сделок, то они смело могут начинать применять подобный метод, поскольку он не запрещен российским законодательством. При этом обе стороны обязаны указывать в своих документах тот важный момент, что они признают договор в электронном виде юридически значимым, а также имеющим в качестве собственноручной подписи ее определенный аналог.

Что касается подписи, то этот неотъемлемый элемент должен согласовываться предварительно между компаниями. В качестве таких средств можно использовать как адрес электронного почтового ящика, так и личные данные для входа на сайт. Первый вариант является более надежным, поскольку его можно будет использовать как полноценное доказательство на судебных разбирательствах, касающихся каких-либо рабочих вопросов. Этот адрес можно признать в качестве своеобразной электронной цифровой подписи, но которая не имеет какой-либо юридической значимости.

Подтверждение подлинности

В такой ситуации обязательным является сохранение всей поступающей или отправляемой информации на электронных почтовых серверах, поскольку на суде будет недостаточным предоставление файлов с вашего личного компьютера. Помимо этого, настоятельно рекомендуется осуществить платеж (можно аванс) по проведенной между сторонами сделке. Для этого необходимо произвести банковскую оплату, в которой указать следующие данные:

  1. Адрес электронного почтового ящика либо только плательщика, либо плательщика и получателя средств.
  2. Используемый для заключения сделок аналог собственноручной подписи.
  3. Номер самого документа, по которому производится оплата.
  4. Дата и время его составления.

Электронная форма договора, в соответствии с которой была произведена оплата с указанием требуемых реквизитов, также позволит использовать эти данные для оспаривания возникших конфликтов между сторонами сделки. Данный пункт предусмотрен в законодательстве Российской Федерации, а именно в п. 2 ст. 434 ГК РФ. Кроме того, посредством такого способа можно будет идентифицировать личности обеих сторон.

У вас есть возможность применить в качестве дополнительного элемента факсимиле, которое будет также подтверждать подлинность документов, так как представляет собой копию собственноручной подписи.

Правомерно ли заключение договора по электронной почте?

Главная → Статьи → Правомерно ли заключение договора по электронной почте?

ООО “Ромашка” при строительстве объекта является генеральным подрядчиком. На определенном этапе работ был привлечен дизайнер (физическое лицо, не имеющее статуса ИП), не являющийся сотрудником ООО “Ромашка”. Дизайнер был найден с помощью электронного ресурса по поиску персонала. Все существенные условия договора были согласованы с дизайнером в переписке по электронной почте. Переписка осуществлялась с электронного адреса ООО “Ромашка”, указанного на официальном сайте. В бумажном виде договор не заключался. Результаты работы дизайнера (эскизы) направлялись последним также по электронной почте и были приняты заказчиком без возражений. Заказчик полностью оплатил результаты работы дизайнера. Считается ли такой договор заключенным?

В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма либо если стороны не договорились заключить договор в определенной форме (п. 1 ст. 434 ГК РФ).

Как следует из пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ все договоры, хотя бы одной из сторон которых является юридическое лицо, должны быть заключены в простой письменной форме. При этом согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен не только путем составления одного документа, подписанного сторонами, но также и путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Электронным документом, передаваемым по каналам связи, в данном случае признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Приведенные нормы свидетельствуют о том, что законодательство напрямую предполагает возможность заключения договора в письменной форме путем обмена сообщениями посредством электронной почты. На это указывает и судебная практика (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 24.05.2012 № Ф05-4684/12, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 № 09АП-3966/16, постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2016 № 01АП-7858/15, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.01.2012 № 13АП-20159/11).

Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу заключения договора, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору. Вместе с тем законодательство не устанавливает каких-либо критериев, в соответствии с которыми может определяться достоверность адресанта сообщения, отправляемого по электронной почте.

В связи с этим некоторые суды приходят к выводу о том, что достоверно исходящими от лица электронными сообщениями могут считаться лишь те, которые направлены уполномоченным лицом во исполнение заключенного соглашения между участниками электронного взаимодействия и подписаны электронной подписью, удовлетворяющей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” или иным аналогом собственноручной подписи лица (смотрите, например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.04.2015 № Ф05-4229/15, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.07.2015 № 13АП-11177/15).

Однако другие суды основывают свою позицию на том, что ГК РФ не устанавливает в качестве обязательного критерия для признания определенного лица адресантом сообщения подписание этого сообщения электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи указанного лица. При этом они ссылаются также и на то, что в своем определении от 06.09.2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011 Высший Арбитражный Суд РФ подтвердил, что процессуальное законодательство (ч. 3 ст. 121, ч. 1 ст. 122 АПК РФ) и ряд постановлений Пленума ВАС РФ допускают обмен информацией (сообщениями) посредством электронной почты без заключения соглашения об обмене электронными документами и без применения электронной цифровой подписи.

Поэтому в качестве доказательств того, что сообщение, полученное по электронной почте, исходит от стороны по договору, данные суды расценивают содержащиеся в таком сообщении должность, ФИО и контактные телефоны лица, ответственного за изготовление документов и согласование договорных условий; указание даты, времени отправки письма; указание адресата и темы каждого отправленного письма; наличие в адресе электронной почты доменного имени, принадлежащего адресанту; закрепление адресов электронной почты с указанным доменным именем за сотрудниками адресанта и указание этих адресов в качестве контактных адресов организации на официальном сайте (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 27.10.2015 № Ф06-1047/15, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 № 07АП-12282/15, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.06.2012 № 09АП-13210/12).

Следовательно, даже если в рассматриваемом случае электронные сообщения не подписывались электронными подписями юридического лица и гражданина, заключивших договор, они могут быть признаны исходящими от данных лиц, тем более в ситуации, когда ни одна из сторон не оспаривает направление указанных сообщений другой стороне.

Помимо этого необходимо учитывать, что в данном случае договор фактически был исполнен сторонами: исполнитель представил заказчику эскизы дизайнерского проекта, а заказчик полностью оплатил оказанные ему услуги. А как следует из п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 ГК РФ, договор считается заключенным в письменной форме, если на письменное предложение одной стороны заключить договор другая сторона ответила совершением действий, являющихся исполнением указанных в этом предложении условий (оказала услуги, выполнила работы, оплатила требуемую сумму и т.п.).

Исходя из этого, предложение заключить договор, направленное на электронную почту исполнителя, на которое последний ответил действиями по изготовлению эскизов, а также последующая оплата оказанных услуг заказчиком свидетельствуют о заключении договора в письменной форме и о подтверждении выполнения этого договора (смотрите, например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.07.2014 № 09АП-21463/14).

Таким образом, принимая во внимание, что в своем постановлении от 08.02.2011 № 13970/10 Президиум ВАС РФ подчеркнул, что в случае наличия спора о заключенности договора суд должен оценивать обстоятельства и доказательства в их совокупности и взаимосвязи в пользу сохранения, а не аннулирования обязательства, договор, указанный в вопросе, следует считать заключенным в надлежащей форме. Обращаем Ваше внимание также и на то, что даже если судом будет установлено несоблюдение простой письменной формы договора, то это не влечет за собой автоматической недействительности такого договора. Договор может быть признан недействительным из-за несоблюдения простой письменной формы только в случаях, прямо предусмотренных законом (п. 2 ст. 162 ГК РФ). Если же такое последствие несоблюдения простой письменной формы в законе не предусмотрено, то договор считается действительным и стороны могут представлять в подтверждение его условий любые доказательства (в том числе сообщения, направленные по электронной почте), за исключением свидетельских показаний (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Дополнительно отметим, что в силу п. 3 ст. 432 ГК РФ сторона, принявшая от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердившая действие договора, не вправе требовать признания этого договора незаключенным, если заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств будет противоречить принципу добросовестности (п. 3 ст. 1 ГК РФ).

Организационное закрепление, или где скачать образец соглашения об электронном обмене документами?

Следующий шаг — обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.

Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.

Пример пункта об электронном обмене

Вы можете скачать:

  • Шаблон пункта об электронном обмене
  • Образец соглашения об электронном обмене с контрагентами

Договор должен содержать информацию об условиях и порядке электронного документооборота: какие документы и в каком формате передаются через сервис, вид ЭП, какие компании выбраны в качестве оператора(-ов) ЭДО. Дополнительно указываются условия внесения изменений в настоящий договор, порядок рассмотрения спорных вопросов и различные ограничения.

На свое усмотрение компании добавляют или убирают некоторые пункты, однако крупные организации максимально полно расписывают все детали. Такой подход позволяет экономить время на обсуждении многих вопросов, которые непременно возникают при подключении контрагентов. А в случае неблагоприятного стечения обстоятельств и судебных разбирательств соглашение об обмене позволит суду быстрее сформировать общую объективную картину этой стороны делового сотрудничества.

Электронно или на бумаге, и нужно ли соглашение вообще?

Встречается мнение, что без заключения договора или дополнительного соглашения обмен электронными документами через сервис не будет обладать юридической силой. Это не так! Юридическая значимость обмена обеспечивается действующим законодательством в этой области: следование нормативно-правовым актами, соблюдение форматов документов и регламентов обмена, использование квалифицированной ЭП.

Соглашение — это показатель приоритета обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами. Подписать само соглашение, если решено все-таки его использовать, можно на бумаге, если так привычнее для компании. Будет ли это отдельный документ или пункт основного договора, значение не имеет.

Если соглашение заключается в электронном виде, то самый простой способ — договор оферты. В этом случае документ публикуется на сайте от имени компании и контрагенты просто присоединяются к оферте. Второй вариант, конечно, — индивидуальный договор, подписанный ЭП.

Компании и ее партнеры могут также работать в рамках оферты оператора ЭДО, если все они уже являются пользователями сервиса, и не подписывать ничего дополнительного, как говорилось выше.

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх