Обязанности заказчика проекта

Ответ на вопрос «Кто такой технический заказчик» можно уместить в формулировке: «Это организация, которая выполняет полный комплекс инжиниринговых услуг в строительстве от разработки проекта до сдачи объекта в эксплуатацию». При подробном рассмотрении функций технического заказчика становится ясно, что зона его ответственности гораздо шире, чем кажется на первый взгляд. Технический заказчик – не только профессиональный исполнитель в части подготовки разрешительной документации и прохождения процедуры всех согласований, это партнер, являющийся экспертом в вопросах организации строительных площадок, получения технических условий на подключение к инженерным сетям, финансового контроля и не только. В управлении строительным процессом и эффективном взаимодействии со всеми его участниками техзаказчик играет ключевую роль. Роль координатора, который осуществляет технический надзор на всех этапах, контролирует качество и сроки строительства.

Появление понятия и его правомерность

Термин «технический заказчик» официально появился в восьмидесятых годах, когда советский Госстрой выпустил соответствующее положение. Государственным заказчиком была создана специальная служба, в деятельности которой входила предстроительная подготовка и функции технического надзора за строительством. Вместе с выделением инвестиционных вопросов заказчика-застройщика в самостоятельный раздел это, вероятно, и привело к появлению понятия «технический заказчик». Cлужба технического заказчика в полной мере справлялась с возложенными на нее обязательствами и, в частности, с функцией контроля качества в строительстве, а после распада советской политической системы оказалась наиболее подготовленной к работе в новых условиях.
Сегодня необходимость такого участника продиктована рынком, поскольку это многоплановая работа, и для ее осуществления нужны знания, которые приобретаются годами. Специальности технического заказчика как таковой не существует, представители службы подчеркивают, что это, прежде всего, многолетняя практика, которой не учат ни в одном университете.

В выполнении целого комплекса услуг техзаказчик, прежде всего, руководствуется своими контрактными обязательствами. Поскольку есть договора, то появляются и правовые аспекты их реализации: распорядительные документы, решения судов и другие. Информацию об исполнении функций техзаказчика можно найти в Постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 10 декабря 2002 г. и Федерального арбитражного суда Московского округа от 6 декабря 2006. Кроме того, органы московской власти сформулировали, что же они подразумевают под понятием «технический заказчик». Приведем цитату из постановления Правительства Москвы от 13 июня 2006 г. N 386-ПП «О ходе развития системы размещения государственного заказа города Москвы»: «8.2.2. Включать в условия проведения торгов по выбору проектных организаций и организаций, осуществляющих функции контроля и надзора на период проектирования и строительства объектов (далее — технические заказчики), сроки разработки и утверждения проектно-сметной документации…».

Иными словами, термин прижился, однако легального определения технического заказчика, его прав и обязанностей не существовало до недавнего времени. Официальное признание технического заказчика в качестве полноправного субъекта строительной индустрии состоялось в 2011 году. Поправки в Градостроительный кодекс РФ были внесены Федеральным законом от 28 ноября 2011 г. № 337-ФЗ. Вместо названия «заказчик» теперь используется понятие «технический заказчик». Технический заказчик – физическое (действующее на профессиональной основе) или юридическое лицо, уполномоченное застройщиком и действующее от его имени. Термин «технический заказчик» фигурирует во многих статьях Градостроительного кодекса РФ, в пункте 22 ст. 1 дано полное определение технического заказчика и четко прописаны его функции: «Заключает договоры о выполнении инженерных изысканий, о подготовке проектной документации, о строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, подготавливает задания на выполнение указанных видов работ, предоставляет лицам, выполняющим инженерные изыскания и (или) осуществляющим подготовку проектной документации, строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов капитального строительства, материалы и документы, необходимые для выполнения указанных видов работ, утверждает проектную документацию, подписывает документы, необходимые для получения разрешения на ввод объекта капитального строительства в эксплуатацию, осуществляет иные функции, предусмотренные настоящим Кодексом. Застройщик вправе осуществлять функции технического заказчика самостоятельно».

Технический заказчик — это как дирижер в оркестре, продюсер в кино, локомотив — в составе…

Для объективного понимания значимости технического заказчика в строительстве более подробно остановимся на функциях, которые на него возложены. По словам представителей службы технического заказчика, их основная задача заключается в техническом сопровождении предпроектной и проектной документации и управлении проектом на стадии его разработки и согласования. Техзаказчик выступает в роли организатора процесса взаимодействия всех его участников и осуществляет основную связь между инвесторами (заказчиками), проектировщиками, подрядчиками и согласующими инстанциями. Учитывая интересы каждого, технический заказчик берет на себя ответственность за то, чтобы объект был сдан вовремя в соответствии с проектом и со всеми строительными нормами и правилами.

Итак, представим, что есть выделенный участок, на котором заказчик (инвестор) решил построить многоэтажный дом, и есть градостроительный план этого участка, на основании которого необходимо подготовить различные документы. Среди них договор аренды и безвозмездного срочного пользования земельными участками на период проектирования и строительства объектов, а также документы по оформлению земельно-имущественных отношений и переводу земельных участков в нужную категорию.

Иными словами, на голову техзаказчика сваливается бумажный шквал, ознаменовав начало этапа предпроектных работ и подготовки комплекса исходно – разрешительной документации. Дальше – больше. После разработки и согласования архитектурно – планировочной концепции нужно получить технические условия на подключение объекта к действующим инженерным сетям. При этом мало их получить, действие всех выданных технических условий на электроснабжение, теплоснабжение, водоснабжение, водоотведение, телефонизацию, радиофикацию, наружное освещение и газификацию необходимо подтвердить в эксплуатирующих организациях, коих, сами понимаете, великое множество.

Пройдя путь сквозь кабинеты Мосэнерго и Московской теплосетевой компании, МОЭКа и Мосводоканала, Моссвета, Мосгаза и других организаций, техзаказчик в полной боевой готовности подходит к следующему этапу. В пакет документов, необходимых для проведения конкурсов и торгов по выбору проектной организации, помимо заветных технических условий он вкладывает согласованный градостроительный план земельного участка, архитектурную концепцию с посадкой на участке, архивную геоподоснову и прочие материалы.

После того, как выбор компании сделан, можно приступать к разработке проектно-сметной документации, предварительно заключив с проектной организацией договора на выполнение соответствующих работ в установленные сроки. Полученные от проектировщиков задания проходят согласования Москомархитектуры, Департамента образования и здравоохранения, Департаментов жилищной политики и жилищного фонда и другие. Разработанная проектно-сметная документация проходит экологическую экспертизу, а также экспертизы промышленной и противопожарной безопасности.

После получения заключения Мосгосэкспертизы проект передается заказчику (инвестору) для проведения тендерных торгов по выбору подрядчика, а также поставщиков оборудования, строительных материалов и услуг. При этом технический заказчик подготавливает материалы для конкурса, отслеживает сроки его проведения, иными словами, принимает непосредственное участие в организации процесса от и до.

И вот команда специалистов-застройщиков сформирована, но прежде, чем впустить ее на площадку, техзаказчику предстоит получить разрешение на строительство. Нужно оформить документы по отводу земельного участка под строительные работы, а также на время их проведения получить разрешения эксплуатационных служб города на использование действующих коммуникаций. Кроме этого, получить разрешение на производство работ в зоне воздушных линий электропередачи в полосе отвода железных и автомобильных дорог, подземных коммуникаций и инженерных сооружений.

Отдельная история с разрешением на вырубку и пересадку зеленых насаждений: избавиться от дерева, попавшего в зону строительства объекта, можно лишь в случае доказательства необходимости вырубки, для этого нужно выехать на строительную площадку совместно с экспертами центра урегулирования этих вопросов.

В зону ответственности технического заказчика входит создание геодезической разбивочной основы для строительства, разбивка осей и трасс зданий и сооружений, мониторинг зданий и сооружений во время строительства, курирование геологоразведочных и буровых работ при изысканиях для строительства. Это далеко не полный список, но, на наш взгляд, вполне достаточный для понимания объемов работы техзаказчика на данном этапе.

В ходе строительства техзаказчик осуществляет контроль и технический надзор, и речь идет не только о проверке качества используемых материалов, конструкций и оборудования. Техзаказчик выступает в роли инспектора, который отслеживает сроки, объем, стоимость и качество работ в соответствии с проектом и требованиями нормативных документов.

И вот когда путь от градплана до строительства объекта пройден, и дом готов, многоликая деятельность техзаказчика подходит к финальной стадии. Остается оформить бумаги, необходимые для приемки и ввода объекта в эксплуатацию. Полный пакет документов, включая материалы БТИ и гарантийные обязательства, технический заказчик передает заказчику — владельцу новоиспеченного дома — для регистрации права собственности.

Отдельного внимания заслуживает работа техзаказчика в области финансирования, учета и отчетности на всех этапах реализации проекта. Ведь именно он определяет и согласовывает с подрядчиком при участии проектной и субподрядных организаций договорные цены на строительство объектов, проверяет предъявленные к оплате счета за выполненные работы подрядчиков, поставщиков, проектно — изыскательских и других организаций. Контролирует расходование сметного лимита по соответствующей структуре капитальных вложений, а также достоверность бухгалтерского учета по объектам строительства и затратам. Техзаказчик своевременно подготавливает отчетность об использовании выделяемых средств, как перед инвестором, так и в соответствующие государственные органы — по всем видам деятельности.

Итак, надеемся, теперь понятно, почему эксперты строительного рынка сравнивают технического заказчика с «локомотивом, который тянет за собой стройку», «дирижером в оркестре» и «продюсером в кино». Технический заказчик, как его не назови, играет ведущую роль в организации строительства, и нужен всем: заказчику, проектировщикам и подрядчикам, независимо от форм инвестиционного проекта. Однако, подчеркнем, что разбор по полочкам функций и обязанностей техзаказчика был произведен, прежде всего, в контексте его многолетней практики, то есть исходя из системы бюджетного финансирования, когда средства на строительство распределяются через службу государственного заказчика.

Даже с переходом к рыночной экономике роль технического заказчика, как связующего звена между государством и крупными застройщиками, в сущности, не изменилась. Москапстрой — яркий тому пример, компания с более чем полувековым стажем, прошедшая путь от УКСа и ГлавУкса до хозрасчетного объединения по оказанию инжиниринговых услуг с последующим преобразованием в акционерное общество. На сегодняшний день приоритетным направлением в работе нашей компании остаются объекты городского заказа, но при этом мы успешно сотрудничаем с коммерческими структурами столицы и регионов.

Существует мнение, что инвестору разумно пригласить профессионалов для управления крупным единичным проектом, тогда как при большой долгосрочной программе строительства создается собственная служба технического заказчика. Действительно, есть крупные игроки на рынке, у которых сформирована своя управленческая структура, но от этой практики постепенно уходят. При строительстве сложных и масштабных объектов инвесторы обращаются за помощью к службе техзаказчика, и речь идет уже не о единичных заказах, а о тенденции, поэтому об этом мы поговорим отдельно.

В партнерстве с инвестором

Кто такой технический заказчик и нужен ли он вообще? Это самый сложный вопрос для любого инвестора. Службу технического заказчика, задействованную в инвестиционном проекте, по-другому можно назвать управляющей компанией, знающей толк в градостроительстве. По факту, это и управление, и консалтинг, причем инвестор может поручить техзаказчику, как полное сопровождение проекта, так и отдельных его этапов.

На стадии получения разрешительной документации может показаться, что роль технического заказчика сводится к исполнительским функциям. Однако опытные инвесторы знают, насколько важно уже на первой стадии продвижения проекта выстроить максимально партнерские отношения с техническим заказчиком, от которого зависит оптимизация всего проекта, экономия времени и материальных средств.

В первую очередь речь, опять-таки, идет о получении в зависимости от сложности объекта огромного количества различных заключений, согласований, утверждений. При этом надо учитывать сроки рассмотрения или исполнения заявок, а также то, что большинство из них регламентируется несколькими законными или подзаконными актами, и нарушение простейших формальных требований ведет к мотивированному отказу. Вот тут и приходит на помощь команда специалистов, способных в установленные сроки получить разрешения необходимых согласующих инстанций.

Кроме того, технический заказчик берет на себя не простую роль связующего звена между инвестором и проектировщиками. Только профессионал способен понять язык заказчика и донести его желания до архитектора, утверждения которого придется в свою очередь переводить на язык инвестора. Тот есть необходимо учесть интересы каждого и при этом еще соблюсти правила игры.

По словам специалистов службы технического заказчика, на каждую, даже самую незначительную проблему они стараются дать инвестору самый исчерпывающий и полный ответ. Обычно инвестор не обладает всей полнотой знаний в области капитального строительства, в его команде может не оказаться ни экспертов в строительстве, ни юристов, специализирующихся на этой теме. Только управленец может сориентировать его в вопросах получения технических условий, применения новых технологий в строительстве и других, хорошо известных профессионалам способов оптимизации проекта.

В итоге увеличение расходов, связанное с привлечением технического заказчика, обернется серьезной экономией. Техзаказчик знает специфику организации строительного процесса, в котором существует четкая последовательность задач, и он решает их, не разбрасываясь, избавляя инвестора от непредусмотренных затрат.

По ходу строительства возникает масса вопросов, которые в планах и бюджетах проекта не были учтены. Вот, например, недавний случай из практики Москапстроя, когда на обследованной строительной площадке в отрытом котловане было обнаружено старое бомбоубежище, не обозначенное на геоподоснове. Как отмечают эксперты, в решении таких вопросов нужна оперативность, задержки на любом этапе чреваты дополнительными расходами, тем более, если это приводит к увеличению сроков строительства.

На самом деле каждый объект имеет особенности, иногда требующие кардинального пересмотра стратегии развития проекта и состава проектной документации. И здесь технический заказчик становится не просто полноправным партнером, но и доверительным лицом инвестора на строительной площадке. В этом случае стоит довериться специализированной службе технического заказчика, которая владеет знаниями и практикой применения законодательства и подзаконных актов, умеет вести большое количество текущей документации и собственный промежуточный контроль разрабатываемых внешними организациями документов. Технический заказчик ведет финансовый учет и контроль соответствия объемов и качества работ, предъявленных к оплате, отслеживает эффективность затрат и рентабельность проекта на всех этапах развития.

При этом еще раз подчеркнем, что технический заказчик является не только профессионалом в области строительства, но и компетентным менеджером с организаторскими способностями и умением вести любые переговоры. При правильном подходе и эффективной организации процесса строительства технический заказчик — это исполнитель, консультант и управленец в одном лице, но, прежде всего, это партнер, который при соблюдении нормативных требований и качества проведения работ отстаивает интересы инвестора.

Участники проекта – физические и\или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:

  • основная команда – группа специалистов и организаций, непосредственно работающих над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом;
  • расширенная команда – более обширная, чем основная группа, объединяет специалистов и организации, оказывающих содействие членам основной группы, но не участвующих напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;
  • заинтересованные стороны – люди и организации, оказывающие влияние на членов основной и расширенной команд и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.

Как правило, основными участниками проекта являются:

Заказчик — сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями проекта.

В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатора и/или спонсора (куратора) проекта.

Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.

Спонсор (куратор) проекта — сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы). Спонсор (куратор) проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. Спонсор проекта несет ответственность перед генеральным директором/ президентом или перед управляющим советом.

Спонсор проекта назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.

Менеджер проекта (руководитель проекта)- лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.

Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом, командой проекта, в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рискам и др.). В зависимости от размера проекта, менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта, или команды поддержки (офиса проекта).

Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:

Инвестор- сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.

Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.

Субконтрактор – вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

Поставщики- субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

Менеджер проекта – ключевая фигура в управлении проектом

Основная сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях — менеджере проекта и ключевых членах команды управления проектом.

Ответственность и состав полномочий менеджера проекта определяется контрактом с Заказчиком и/или уставом проекта (для внутренних проектов).

Руководитель проекта обычно выполняет следующие функции:

  • Формирует организационную структуру проекта и команду управления проектом;
  • Решает вопросы привлечения ресурсов на проект;
  • Участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала;
  • Определяет ответственность, работ и цели для каждого участника команды;
  • Разрабатывает и согласует план проекта, включая календарный план, бюджет, план управления рисками, план коммуникаций и, возможно, другие элементы;
  • Обеспечивает исполнение плана проекта;
  • Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие;
  • Устанавливает все необходимые коммуникационные связи;
  • Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности;
  • Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту;
  • Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия;
  • Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения;
  • Обеспечивает полное и своевременное закрытие проекта.

Менеджер проекта должен понимать и уметь анализировать интересы ключевых участников и особенности окружения проекта.

Команда проекта и команда управления проектом

Для достижения целей проекта менеджер создает специальные организационные структуры: команду проекта и команду управления проектом. Успех всего проекта во многом зависит от эффективности функционирования данных организационных структур.

Команда проекта – временная организационная структура, объединяющая отдельных специалистов, группы и/или организации, привлеченные к выполнению работ проекта и ответственные перед руководителем проекта за их выполнение.

Команда проекта создается целевым образом на период осуществления проекта. Она может включать как внутренних, так и внешних исполнителей и консультантов. Существуют разные подходы к формированию команды проекта (например, матричные структуры), отличающиеся по формам привлечения исполнителей и реализации власти менеджера проекта.

Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом и принятие управленческих решений. От умения менеджера проекта определить и привлечь к руководству проектом необходимых специалистов зависит снижение рисков проекта и потенциальных проблем.

Менеджеры и члены команды (исполнители) отчитываются перед менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ и результатов (ответственность может варьироваться от отдельного выделенного результата (документа, решения) до завершенного подпроекта). Важно с самого начала суммировать опыт всех членов команды для решения возможных проблем проекта. В крупных проектах, менеджер проекта может собрать небольшую команду ключевых сотрудников, каждый из которых отвечает за собственную подкоманду (структурированную по пакетам работ или по подпроектам).

Необходимо, чтобы каждый сотрудник, работающий на проекте, имел четко определенные:

  • роль и линию отчетности перед менеджером проекта при работе над проектом (он/она может придерживаться обычных линий отчетности по другим видам работ);
  • объем работ и требования к поставляемым результатам (конечным и промежуточным продуктам);
  • уровень ответственности (решения, которые он/она вправе принимать в рамках своих функций).

Проектный офис

В крупных проектах могут выделяться администратор и офис проекта, оказывающие поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.

Проектный офис — это специализированная (физическая или виртуальная) организационная структура, предназначенная для поддержки осуществления проектов на разных уровнях управления в организации.

«Проектный офис может оперировать в широком диапазоне задач, начиная от поддержки менеджеров проектов в форме тренингов, программного обеспечения, шаблонов, и вплоть до несения ответственности за результаты проекта» (PMBoK).

В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии, как на уровне близком к руководству компании, так и на уровне руководства отдельных крупных подразделений.

Офисы поддержки отдельных проектов или программ довольно часто создаются для масштабных, сложных проектов и программ с целью централизации и оптимизации процессов управления проектом и подпроектами. Подобные проектные офисы (штабы проектов) являются частью систем управления конкретными проектами и их необходимость, как правило, не вызывает сомнений. Функции офиса могут включать интеграцию календарных и финансовых планов подпроектов, обеспечение контроля и координации деятельности менеджеров подпроектов, поддержку коммуникаций, документооборота, управление изменениями и контроль качества.

Проектные офисы на уровне отдельных подразделений организации также встречаются довольно часто. Проектные офисы такого типа распространены в крупных корпорациях и государственных организациях на уровне подразделений, выполняющих значительное количество собственных проектов или значительные объемы работ в корпоративных проектах (например, Департамент информационных технологий, Департамент капитального строительства) с целью обеспечения многопроектного планирования, оптимизации распределения и координации собственных ресурсов, участвующих в различных проектах.

Опыт показывает, что наиболее сложным, с точки зрения создания и внедрения, является корпоративный проектный офис (КПО). В то же время, именно создание корпоративного проектного офиса позволяет в полной мере реализовать преимущества применения проектных подходов управления на корпоративном уровне.

Корпоративный проектный офис может обеспечивать реализацию как функций поддержки и развития корпоративной системы управления проектами:

  • Поддержка и развитие методологии, стандартов и процессов управления проектами;
  • Обеспечение развития персонала в области УП;
  • Поддержка и развитие инструментов и инфраструктуры УП;
  • Аудит процессов управления проектом,

так и непосредственно реализовывать управленческие функции, включая:

  • Административную поддержку менеджеров проектов и выполнение отдельных процессов управления на уровне проектов;
  • Поддержку процессов управления на уровне программ и портфелей проектов;
  • Поддержку процессов принятия решений по проектам высшим руководством.

Записи созданы 8132

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх