Письмо после встречи

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. За последнее десятилетие им опубликовано свыше 1. Особое место в этом круге вопросов занимает экономическая тематика: инвестиции, кредитование, недвижимость, бухгалтерское дело. Искренне надеюсь, что впоследствии вам ни разу не придется пожалеть об этом, несмотря на то что и мне, и вам неоднократно приходилось слышать, что время обстоятельных деловых писем безвозвратно ушло. Я не намерен вступать в спор с теми, кто по тем или иным причинам относится к классическим деловым письмам (каким бы целям ни служили эти послания) с недоверием или сомневается в их пользе.

Вместо этого позволю себе сослаться на пример, описанный ранее Дейлом Карнеги — мастером публичной коммуникации. Этот пример читатели без труда найдут в книге великого коммуникатора XX в. Карнеги утверждал — и не без оснований, — что для указанных целей вполне допустимо использовать не только устную (речевую) коммуникацию, но и деловые письма.

Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече. Например, образец официального письма о деловой встрече всегда. Вместо этого позволю себе сослаться на пример, описанный ранее. Конечно, для современного делового письма являются исключительно. Функциональное назначение подобных писем — совершение. В данной статье описана структура делового письма, основные обороты и. БланкДеловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке .

Подчеркнем: использовать эффективно. В указанном произведении Карнеги цитирует два письма, которые, по его словам, принесли их авторам . Почему эти письма заслужили столь высокую оценку? Обратимся к их содержанию. Их авторами являлись обычные предприниматели, вероятно, не слишком искушенные в канцелярских делах.

От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих .

Тем не менее письма (точнее, письменные просьбы) оказались на порядок эффективнее стандартных почтовых рассылок. Почему? Эти деловые письма производят необычное впечатление буквально с первых строк. Они, несомненно, написаны в исключительно деловом стиле, но при этом начисто лишены присущих большинству подобных писем торопливости и формальности.

Несмотря на то что их содержание основано на вполне обычном для подобных посланий лексиконе, они вовсе не кажутся написанными . Эти письма излучают благожелательность и оптимизм, корректны во всех отношениях. В этом, собственно, и кроется главный секрет эффективного делового письма. С одной стороны, такое письмо должно точно передавать суть обращения, а с другой — быть скрупулезно выверенным по своему тону. Конечно, для современного делового письма являются исключительно важными и другие моменты.

Такие письма должны быть безупречно оформлены, иметь вполне определенный объем, структуру и т. Но главное (подчеркнем еще раз) состоит в том, чтобы содержание и стиль послания соответствовали не только поводу, по которому оно было написано, но и друг другу. Позвольте, уважаемые читатели, призвать вас к.. Относитесь с уважением к своим адресатам. Всегда воздавайте должное уважение своим деловым партнерам и друзьям в отправляемых им письмах. Иными словами, осуществляйте письменную коммуникацию так же учтиво и корректно, как если бы вы беседовали с этими же людьми, сидя с ними за одним столом.

Не стесняйтесь благодарить и извиняться. Пишите прямо о том, что вас беспокоит, но избегайте прямолинейности, граничащей с бестактностью и потому грозящей осложнением взаимоотношений. Я сознательно ни разу не процитировал ни одного из .

Отчасти потому, что для этого во введении уже не остается места, отчасти — памятуя о бесценном совете Д. Карнеги, который все же заслуживает быть приведенным здесь для вашего сведения: . И их метод не сработает.. На его страницах наряду с более чем сотней примеров деловых писем нашлось место и для изложения принципов, и для описания технологии создания шедевров деловой переписки — кратких, ясных, изящных.

По сути, данная книга — обычный письмовник, т. В чем его преимущества? Во- первых, он целиком и полностью основан на примерах деловых писем, написанных на современном русском языке.

Во- вторых, он гибко сочетает в себе доморощенную практику с российскими же теоретическими и законодательными основами ведения деловой переписки. Кроме того, в пособии рассматриваются самые современные технические средства подготовки и пересылки деловой корреспонденции — компьютеры с соответствующими программами, электронная почта и даже такое новшество, как SMS — краткие текстовые сообщения, пересылаемые абонентами по мобильным телефонам. Не забыта и классика — 3. Искренне надеюсь, что эта книга будет служить вам долго и приносить своим обладателям пользу. С пожеланием успехов всем вам,Автор. Раздел I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ПОДГОТОВКИДЕЛОВЫХ (СЛУЖЕБНЫХ) ПИСЕМ < 1> — — — — — — — — — — — — — — — — < 1> Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под деловыми следует также понимать служебные письма. При этом термин .

СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМПисьмо — это основной инструмент служебно- деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Примечательно, что большую часть переписки предприятий образуют именно письма. Это обстоятельство отчасти объясняет, почему в качестве главного героя данного пособия выступает именно письмо.

Деловые письма на английском . Должный уровень деловой переписки подразумевает знание этикета и особенностей данной сферы. Исход деловых переговоров напрямую зависит от правильности содержания и формы переписки. Деловое письмо не должно быть излишне длинным или информативно нагруженным. Текст должен быть логичным, последовательно изложенным, важно разделение на абзацы. Коммерческая переписка требует краткости и четкости, а в случае, когда она ведется на английском, еще и знания специальных устойчивых выражений, клише, используемых в деловой корреспонденции, и определенных норм языка.

Деловые письма имеют определенные правила составления и. Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая .

К основным правилам деловой и коммерческой переписки стоит отнести вежливость, переходящую в учтивость, логичность и обоснованность, четкую структуру письма. Вне зависимости от содержания переписки, сообщения должны быть корректны и дружелюбны, должны нести призыв к соблюдению интересов обеих сторон, при этом все же подчеркивая первостепенность и значимость интересов своей персоны или компании.

Как написать письмо о встрече клиенту (образец)Основные правила. Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма: Официально- деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.

Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.

Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату. Образец. Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом: 1.

Обращение. Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета. Уважаемый профессор Петр Иванович! Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!

Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна! Благодарность. Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность. Прежде всего, благодарим Вас за. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма.

Например, по какой- либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться. Извините, нам так неудобно, что. Вступление. Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число. В ответ на Ваш запрос от (дата).

Как составить письмо-просьбу; Примеры фраз делового письма –. Как составить грамотное и корректное письмо о встрече клиенту, расскажем. Наиболее распространенная структура делового письма о назначении . При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Примеры писем, состоящих из двух и трех частей. Деловые письма на английском языке. Шаблон письма в отель о бронировании. Поздравление с назначением на должность и предложение услуг .

Причина (предмет разговора). В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее). Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали. Нас заинтересовало Ваше предложение.

Назначение встречи. Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда. Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества. Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся.

Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма. Позвольте поблагодарить Вас. Прощание. С уважением. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Основные правила

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

  1. Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
  2. Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
  3. Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

1. Обращение.

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

  • Уважаемый профессор Петр Иванович!
  • Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
  • Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

2. Благодарность.

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение.

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

  • Извините, нам так неудобно, что…
  • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
  • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

4. Вступление.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

  • В ответ на Ваш запрос от (дата)…
  • В соответствии с соглашением на (дата)…
  • Согласно договоренности на (дата)…
  • Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

  • Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
  • Нас заинтересовало Ваше предложение…
  • В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
  • Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
  • Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2018 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

  • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
  • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
  • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение.

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

  • Позвольте поблагодарить Вас…
  • Благодарим за желание помочь нам в…
  • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
  • Спасибо за…

9. Прощание.

  • С уважением…
  • Желаем успехов!
  • С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

Записи созданы 8132

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх