Работа кассира с банкнотами

Порядок оформления, учета и списания выявленных сомнительных банкнот

Порядок оформления, учета и списания выявленных фальшивых или сомнительных купюр зависит от места их обнаружения и причины возникновения.

Фальшивую купюру обнаружил кассир учреждения

Если неплатежеспособные (фальшивые) банкноты выявлены после окончательного расчета, например, при проверке в центральной кассе выручки, поступившей из операционной кассы, то порядок списания недостачи зависит от того, обеспечен ли кассир техническими средствами контроля подлинности денежных знаков.

В соответствии с пунктом 33 Порядка и статей 238, 242 и 243 ТК РФ кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

До принятия решения о взыскании образовавшейся недостачи руководство организации обязано выяснить причины возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). Для этого с работника в письменной форме берут объяснение. В случае отказа или уклонения кассира от представления докладной записки (письменных объяснений) составляется акт. Руководитель организации или комиссия с участием специалистов проводит проверку и выносит решение о виновности или невиновности ответственного лица.

Если недостача возникла по вине кассира (например, он не использовал детектор валют), а сумма ее не превышает его среднего месячного заработка, руководитель имеет право принять решение о возмещении ущерба работником. Решение оформляется приказом.

Рассмотрим порядок оформления операций в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» на условном примере.

Пример

Кассир билетной кассы сдал выручку в основную кассу учреждения. При пересчете денежных средств для сдачи в банк обнаружилась неплатежеспособная купюра номиналом 1 000 руб. Других поступлений в кассу учреждения не было. В этом случае кассир билетной кассы, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, обязан возместить причиненный ущерб в полном объеме. По приказу директора недостача должна быть возмещена кассиром билетной кассы.

Начисление дебиторской задолженности по недостаче

Согласно пункту 172 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н, далее — Инструкция № 148н, суммы выявленных недостач денежных средств отражаются по дебету счета 020905560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Согласно Приложению 4 к Инструкции № 148н при формировании номера счета бюджетного учета для счета 020905000 «Расчеты по недостачам финансовых активов» используется код бюджетной классификации вида КИФ (код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета, код группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета). Таким образом, начисление суммы недостачи, равной номиналу неплатежеспособной купюры, отражается в бюджетном учете следующими записями:

Дебет КИФ 0 209 05 560 Кредит КИФ 0 201 04 610

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» все операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются документами Расходный кассовый ордер.

Поскольку недостача или фальшивая купюра в кассе — это исключительный случай, для списания фальшивой купюры в документе Расходный кассовый ордер следует выбрать операцию Прочие выбытия наличных денежных средств (см. рис. 1).

Рис. 1

В качестве суммы документа следует указать номинал списываемых неплатежеспособных купюр.

На закладке Бухгалтерские записи следует указать КБК и КОСГУ, по которым списываемые наличные денежные средства поступили в кассу — КБК и КОСГУ остатка по счету НД «Поступления и выбытия наличных денежных средств»*. В условиях примера — это 074 30201010010000 130 «Доходы от оказания услуг федеральными учреждениями».

В качестве счета дебета и его аналитики следует указать счет 209.05 «Расчеты по недостачам финансовых активов» и лицо, которое обязано возместить недостачу.

Примечание:
* В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» учет движений наличных денежных средств в кассе в разрезе КБК и КОСГУ ведется на забалансовом счете НД «Поступления и выбытия наличных денежных средств».

У счета 209.05 указывается КБК вида КИФ, такой же, как у счета 201.04. Согласно Указаниям по применению бюджетной классификации РФ, утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2009 № 150н, код следует выбрать из группы 000 01 05 02 01 00 0000 510 «Увеличение прочих остатков денежных средств бюджетов» классификации источников финансирования дефицитов бюджетов» (рис. 2).

Рис. 2

При проведении документа Расходный кассовый ордер будут сформированы бухгалтерские записи по списанию недостачи и начислению дебиторской задолженности. Также будут сформированы вторые записи по выбытию с забалансового счета НД.

Возмещение недостачи виновным лицом

Внесение наличных денежных средств в кассу в возмещение недостач согласно Инструкции № 148н отражается по дебету счета 0 201 04 510 «Поступления в кассу» и кредиту счета 0 209 05 660 «Расчеты по недостачам финансовых активов» (п. 172).

Такие операции оформляются в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» документами вида Приходный кассовый ордер с операцией Поступление средств в возмещение ущерба (209).

На закладке Бухгалтерские записи документа Приходный кассовый ордер следует указать КБК и КОСГУ, по которым недостача должна быть восстановлена на счете НД «Поступления и выбытия наличных денежных средств».

В условиях примера — это 074 30201010010000 130 «Доходы от оказания услуг федеральными учреждениями».

Списание недостачи за счет учреждения

Отсутствие или неисправность технических средств контроля, позволяющих выявлять поддельные денежные знаки, служат основанием для освобождения кассира от материальной ответственности (ст. 239 ТК РФ).

В подобной ситуации сумма недостачи, равная номиналу поддельной купюры, списывается согласно пункту 172 Инструкции № 148н за счет средств учреждения по кредиту счета 020905660 «Расчеты по недостачам финансовых активов» и дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

Такие операции оформляются в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» документами вида Операция (бухгалтерская).

Если кассир сомневается в подлинности или платежеспособности купюры, согласно пункту 16.6 Положения № 318-П и пункту 3 Приложения №1 к Порядку сомнительные денежные знаки Банка России передаются на экспертизу в кредитную организацию.

Сомнительную купюру обнаружил кассир банка

Как уже отмечалось выше, в соответствии с пунктом 16.1 Положения № 318-П в случае выявления при приеме наличных денег от представителя организации сомнительных, неплатежеспособных или имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России объявление на взнос наличными 0402001 переоформляется на фактически вносимую сумму наличных денег.

Передача сомнительных денежных знаков на экспертизу, по нашему мнению, отражается в бюджетном учете с применением счета 0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути»:

Дебет КИФ 2 201 03 510 Кредит КИФ 2.201.04.610

Согласно Приложению 4 к Инструкции по бюджетному учету при формировании номера счета бюджетного учета для счета 0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути» используется КБК вида КИФ.

Если обеспечение учреждения наличными денежными средствам производится со счета № 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям» (далее — счет № 40116), открытого Управлению Федерального казначейства», то аналогом банковского счета № 40116 является счет бюджетного учета 0 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

В этом случае, полагаем, что передача сомнительных денежных знаков на экспертизу отражается в бюджетном учете также с применением счета 0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути», поскольку переданные на экспертизу сомнительные денежные знаки не зачисляются на счет № 40116.

Соответственно должен быть переоформлен и расходный кассовый ордер на сдачу наличных денежных средств в банк:

  • один расходный кассовый ордер оформляется на сумму принятых банком наличных денежных средств,
  • второй — на сумму денежных знаков, признанных неплатежеспособными, в корреспонденции со счетом 0 209 05 660 «Расчеты по недостачам финансовых активов» или на сумму сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков, переданных на экспертизу, в корреспонденции со счетом 0 201 03 510 «Денежные средства учреждения в пути».

Оформление выбытия из кассы неплатежеспособной купюры, признанной недостачей, было рассмотрено выше.

Рассмотрим, как отразить в программе передачу сомнительной купюры на экспертизу, на условном примере.

Пример 2

Кассир сдал выручку в банк. При пересчете денежных средств в банке обнаружилась сомнительная купюра номиналом 1000 руб.
Для проверки платежеспособности купюра была передана на экспертизу. Объявление на взнос наличными было переоформлено в банке на принятую банком сумму.
На сомнительную купюру номиналом 1000 руб. работник банка составил и выдал кассиру учреждения Справку ф. 0402159 и мемориальный ордер ф. 0401108 о передаче купюры на экспертизу.

Передача сомнительной купюры на экспертизу

Для отражения в бюджетном учете передачи сомнительной купюры на экспертизу документ Расходный кассовый ордер следует оформить с операцией Инкассация на банковский счет (201 03).

В качестве суммы документа следует указать номинал переданной на экспертизу сомнительной купюры.

На закладке Бухгалтерские записи следует указать КБК и КОСГУ, по которым списываемые наличные денежные средства поступили в кассу, то есть КБК и КОСГУ остатка по счету НД «Поступления и выбытия наличных денежных средств» (см. рис. 3). По этим же КБК и КОСГУ данная сумма будет учтена на забалансовом счете 17.03 «Поступление денежных средств в пути на счета учреждения»*.

Примечание:
* В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» аналитический учет поступлений средств в пути по целевому назначению по КБК и КОСГУ ведется на счете 17.03 «Поступление денежных средств в пути на счета учреждения».

Рис. 3

Зачисление (перечисление) суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, на счет № 40116

Зачисление (перечисление) суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, на счет № 40116 отражается датой Выписки из счета № 40116 записью:

Дебет КИФ 0 210 03 510 Кредит КИФ 0 201 03 610

Эта операция оформляется в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» документами вида Операция (бухгалтерская).

Обратите внимание — в документе Операция (бухгалтерская) необходимо ввести вторую запись по кредиту забалансового счета 17.03 «Поступление денежных средств в пути на счета учреждения» с КБК и КОСГУ, соответствующими целевому назначению денежных средств. В условиях примера — это доходы от оказания услуг федеральными учреждениями.

Начисление дебиторской задолженности по недостаче в связи с признанием денежных знаков неплатежеспособными или фальшивыми

Если в результате проведенной экспертизы установлено, что сомнительные денежные знаки неплатежеспособны, они передаются учреждению. Если в результате проведенной экспертизы сомнительные денежные знаки признаны поддельными, они передаются расчетно-кассовым центром в территориальные органы внутренних дел. В обоих случаях на основании акта экспертизы следует списать сумму, равную достоинству фальшивых банкнот, как недостачу на счет 020905560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов».

На дату получения акта экспертизы о признании сомнительных денежных знаков поддельными или неплатежеспособными следует начислить недостачу в сумме номинала неплатежеспособной купюры:

Дебет КИФ 2 209 05 560 Кредит КИФ 2 201 03 610

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» эта операция оформляется также документами вида Операция (бухгалтерская) (см. рис. 4).

Рис. 4

Обратите внимание — в документе Операция (бухгалтерская) необходимо ввести вторую запись по кредиту забалансового счета 17.03 «Поступление денежных средств в пути на счета учреждения», с КБК и КОСГУ, соответствующими целевому назначению денежных средств. В условиях примера — это доходы от оказания услуг федеральными учреждениями.

> Организация кассовой работы

Обязанности кассира

Кассир осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу. Сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет кассовую отчетность.

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей должен

знать: руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций; формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг; порядок оформления приходных и расходных документов; лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации; правила обеспечения их сохранности; порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности; правила эксплуатации электронно-вычислительной техники; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда РФ; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. С кассиром обязательно заключают договор о полной материальной ответственности.

Применение контрольно-кассовой машины

При наличных денежных расчетах или расчетах с использованием платежных карт при продаже товаров (работ, услуг) все организации и индивидуальные предприниматели должны использовать контрольно-кассовую технику. Такое требование установлено пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ (далее — Закон №54-ФЗ).

Статьей 7 Закона №54-ФЗ функции по контролю за применением ККТ в первую очередь возложены на налоговые органы. При этом в полномочия налоговиков, согласно пункту 1 статьи 7 Закона №54-ФЗ, — входит:

— контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Закона №54-ФЗ;

— контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;

— проверка документов, связанных с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники,

получение необходимых объяснений, справок и сведений по вопросам, воз-никающим при проведении проверок;

— проверка выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;

— наложение штрафных санкций за нарушение требований Закона №54-ФЗ.

Проверка банком соблюдения порядка ведения кассовых операций

С отменой Положения Банка России от 5 января 1998 года №14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» уходят в прошлое и проверки банками юридических лиц на предмет соблюдения Порядка ведения кассовых операций. Ведь именно на основании п. 2.14 данного документа, банки ранее проводили проверки, в пункте 2.14 Положения 14-П было сказано: «2.14. Учреждения банков в целях максимального привлечения наличных денег в свои кассы за счет своевременного и полного сбора денежной выручки от предприятий не реже одного раза в два года проверяют соблюдение определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью в соответствии с рекомендациями, изложенными в Приложении 7».

В свою очередь, Положение 14-П базировалось на нормах отмененного Указа Президента РФ от 14.06.1992 №622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения», а также неотмененного пока Указа Президента РФ от 25 июля 1996 г. №1095 «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации». В Указе Президента РФ от 25 июля 1996 г. №1095 дано определение государственного финансового контроля и названы лица, обязанные проводить такой контроль (в том числе — Центральный банк РФ, фактически делегировавший свои функции финансового контроля в области проверки ведения кассовых операций у юридических лиц коммерческим банкам, не имеющим никаких прав по привлечению проверяемых субъектов к ответственности).

После отмены Положения 14-П у коммерческих банков фактически не остается никаких правовых оснований для продолжения проверок субъектов предпринимательской деятельности, включая юридических лиц, на предмет соблюдения порядка ведения кассовых операций. И хотя в Законе РФ «О налоговых органах в Российской Федерации» нет прямых полномочий налоговиков проверять кассовые операции юридических лиц на предмет соблюдения Положения 373-П, велика вероятность, что они это будут делать (вместо банков), даже не имея на то специальных полномочий. Ведь дела об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 15.1 КоАП РФ, рассматривают налоговые органы (п. 1 ст. 23.5 КоАП РФ), они же составляют и протоколы о выявленных нарушениях (п. 1 ст. 28.3 КоАП РФ). Причем поводом к возбуждению дела может быть непосредственное обнаружение данных, указывающих на наличие события административного правонарушения (пп. 1 п. 1 ст. 28.1 КоАП РФ). Непосредственное обнаружение нарушения Порядка ведения кассовых операций может быть произведено, например, в ходе проверочных мероприятий применения ККТ, на что у налоговиков имеются необходимые полномочия. Следует отметить, что суды нередко поддерживали налоговые органы, подтверждая их право на проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций в организациях даже в отсутствие специальных полномочий (см. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06.11.2007 №А79-2803/2007, Определение ВАС РФ от 05.03.2008 №264/08).

Так что и юридическим лицам необходимо ориентироваться на то, что нарушения нового Порядка ведения кассовых операций у них будут пытаться находить налоговики параллельно с иными контрольными мероприятиями (например, в сфере применения ККТ) с целью привлечения к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. Это полностью подтверждает принятый недавно Приказ Минфина РФ от 17.10.2011 №133н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей», где в рамках контроля за полнотой учета выручки налоговым органам предписано истребовать у проверяемых субъектов приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег и пр.

Коммерческие банки перестанут заниматься несвойственной им в нормальном деловом мире функцией — проверками своих клиентов на предмет исполнения нормативных требований Банка России при осуществлении кассовых операций.

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх