Штатное расписание должности

Содержание

Должность и трудовая функция

Работодатель волен называть должности по своему усмотрению, только если от наименования должности не зависит предоставление работникам льгот и компенсаций. В таком случае необходимо руководствоваться Справочником, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 N 37.

Трудовая функция работника – комплекс трудовых задач, которые на него возлагаются, — закрепляется в трудовом договоре и согласуется с наименованием соответствующей должности в штатном расписании. Наименование должности представляет собой характеристику трудовой функции. Получается, что изменение названия должности влечет и изменение трудовой функции. А если на деле ничего не меняется?

Для начала разберемся, что будет являться изменением трудовой функции. Таковым могут считаться:

  • изменение определенного вида или всех видов работ;
  • дополнение видов работ новыми трудовыми задачами;
  • исключение какого-либо вида работ и т.д.

Такие изменения могут производиться только с согласия работника с обязательным уведомлением его об этом не менее чем за два месяца. Так как меняются условия трудового договора, между сторонами должно быть заключено допсоглашение.

Наименование должности также является существенным условием договора, и, если изменения затронули только должность, а трудовая функция осталась прежней, все равно заключается допсоглашение. При этом обосновать переименование должности можно изменением организационных или технологических условий труда.

Пошаговая инструкция по переименованию должности

Изменить название должности конкретного сотрудника без изменения его трудовой функции можно двумя способами:

  • изменить наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре;
  • осуществить перевод работника на новую должность, которая либо имеется в штатном расписании, либо добавляется в него.

Мы рассмотрим первую ситуацию.

Итак, в магазине, принадлежащем ООО «Ромашка», трудятся два продавца. Работодатель, решив «осовременить» должности в своем штатном расписании, пожелал переименовать продавцов в менеджеров по продажам. Для этого ему нужно сделать следующие шаги.

Шаг 1. Подготовка обоснования переименования должности без изменения трудовой функции. Пример – «в связи с увеличением объемов продаж». Данный шаг нельзя недооценивать, ведь ненадлежащее обоснование изменений может послужить основанием для признания их незаконными.

Шаг 2. Письменное уведомление работника о предстоящих изменениях за два месяца до переименования должности, сделанное одним из следующих способов:

  • лично с росписью в получении;
  • письмом по адресу места жительства работника.

В уведомлении должны быть указаны суть, причины изменений и срок вступления их в силу, а также предложение заключить допсоглашение.

Надлежащее уведомление работника также является основополагающим для признания изменений законными.

Шаг 3. Заключение допсоглашения с работником, в котором пункт трудового договора, содержащий наименование должности, приводится в новой редакции.

Шаг 4. Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание. В нем должны быть приведены реквизиты соответствующего допсоглашения к трудовому договору с работником.

Шаг 5. Внесение записей в кадровые документы – личную карточку работника и трудовую книжку. Запись о переименовании должности вносится в трудовую книжку по аналогии с записью о переименовании компании: «Наименование должности «продавец» с ДД.ММ.ГГГГ изменено на «менеджер по продажам».

Соблюдение приведенного порядка действий обеспечит законность изменений, и бывший «продавец» может смело называться «менеджером по продажам».

Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.

Внесение изменений в штатное расписание является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду. Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

  1. Переименование должности или отдела.
  2. Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

    Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

    Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

    Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

  3. Увеличение или уменьшение оклада.
  4. Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

    Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

    Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.

  5. Введение новой должности.
  6. При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

    Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

  7. Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.
  8. Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

    При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

    В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

    Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

Например, приказ о выводе (исключении) из штатного расписания должности должен содержать в себе:

  • наименование организации;
  • суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
  • с какого числа вступают в силу данные корректировки;
  • кто будет контролировать исполнение данного приказа.
  • На данной важной бумаге будут необходимы подписи директора и главного бухгалтера.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

Вверху данного документа должен фигурировать один из следующих вариантов, который наиболее подходит в конкретном случае: “Приказ о внесении изменений в штатное расписание”, “Приказ об оптимизации штатного расписания”.

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию. Приказ необходимо подписать директору, либо уполномоченному лицу.


После того, как приказ будет издан, необходимо предоставить его для подписей тем лицам, к которым относятся эти изменения.

Кроме того оформляется Дополнение к штатному расписанию на отдельном бланке в виде приложения. Оно должно содержать в себе также наименование структурного подразделения, должность и оклад. Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Как оформить допсоглашение к трудовому договору

С инициативой внесения изменений в трудовой договор в части изменения должности может выступить как компания, так и сам сотрудник – в устном или письменном виде. В письменном виде, как правило, пишутся заявления – с указанием вносимого изменения, причин (обоснования), характера изменения и предполагаемых сроков. Так, например, сотрудник может заявить о необходимости перевести его на вышестоящую должность или должность с другим функционалом. В случае подачи заявления целесообразно его зарегистрировать, присвоить номер входящего документа.

После проведения переговоров и согласования вносимого условия готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Если работодатель не согласовал условие, а работник подавал письменное заявление, рекомендуется зафиксировать ответ также в письменном виде. Это может быть резолюция на заявлении либо отдельное письмо-ответ.
Период внесения изменений в договор не ограничен – это возможно в течение всего срока действия трудового договора.

Когда заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, оно становится неотъемлемой частью трудового договора, который оно изменило. Изменение условий этого документа будет возможно в том же порядке – путем подписания нового допсоглашения.

Соглашение к трудовому договору о переводе или смене должности

Российское законодательство регулирует все процессы, связанные с деятельностью работника на предприятии. Изменение должности и перевод – довольно частое явление. Однако каждое действие должно быть оформлено соответствующим образом и не противоречить нормам государственного законодательства.

Изменение должности может быть как обычной сменой наименования служебного поста работника, так и его переводом.

И в первом, и во втором случаях процедура будет затрагивать трудовой договор, составленный между работником и нанимателем.

Перемены, произошедшие посредством перевода, оформляются в случае, если трудовые функции человека в компании, где он трудится, были откорректированы, либо было изменено само структурное подразделение.

Трудовая функция включает в себя служебный пост, указанный в штатном расписании, профессию, специальность, квалификацию, вид поручаемой сотруднику работы.

Перевод возможен:

  • временный;
  • постоянный.

Постоянно, в свою очередь, переводят:

  • на новую работу или должность у одного и того же нанимателя;
  • для труда в другой местности совместно с фирмой-нанимателем;
  • к другому нанимателю.

Все действия постоянного характера должны сопровождаться письменным согласием работника.

Важно! Смена наименования служебного поста без изменения трудовых функций переводом не является.

Что такое перевод на другую должность

Перевод работника на другую должность – это изменение существенным образом условий его рабочей деятельности, которые должны сопровождаться соответствующими записями в трудовую документацию работника.

Как было указано выше, перевести работника можно, как временно, так и постоянно.

Временным назначение является, если:

  • период не превышает промежутка времени в 1 год;
  • сотрудника перевели на срок отсутствия некоторого работника, за коем сохраняется его рабочее место, допустим, пока женщина находится на больничном по беременности и родам. Промежуток времени назначения продлится до тех пор, пока отсутствующий сотрудник не выйдет на своё рабочее место.

В таких ситуациях все оформляется по письменному согласию между работником и нанимателем. Соответственно, к трудовому договору сотрудника должно быть сделано доп. соглашение.

Временный перевод, сроком до одного месяца у одного и того же работодателя, с учётом законодательных актов, не требует письменного согласия переводимого лица если:

  • имеют место непредвиденные обстоятельства, например, пожар, авария, природные катаклизмы и так далее;
  • по ряду причин произошёл простой на предприятии;
  • на период временного отсутствия работника, причиной которого стали чрезвычайные обстоятельства.

Важно! На другую, менее квалифицированную должность, перевести человека можно только с письменного отсутствия у него возражений.

Когда, руководствуясь ТК РФ, человека перевели без получения его согласия, то за ним должен быть сохранен его заработок с основного места работы, причём не ниже среднего.

Переводы бывают:

  1. Инициативные. Происходят непосредственно по просьбе сотрудника либо его нанимателя, может иметь место ходатайство профсоюзной организации. Основанием для данного вида перевода будет являться возникшая производственная необходимость и согласие человека исполнять новые обязанности.
  2. Неинициативные. Зачастую эти действия являются вынужденными для обеих сторон и возникают по причине ухудшения состояния здоровья сотрудника либо прочих обстоятельств, которые невозможно предвидеть заранее. В этом случае требуется согласие сотрудника.
  3. Беременной женщины на лёгкий труд либо снижение её норм выработки. В данном случае основанием будет медицинское заключение и заявление женщины. Если работодатель не может предложить ей подходящего места, то беременная временно отстраняется от работы с сохранением заработка и своего служебного поста.
  4. Одновременно с нанимателем в другую местность. Данный факт может произойти, если, например, компания станет арендовать помещение за чертой города, так как это дешевле. В таком случае персонал следует предупредить и получить письменное согласие от каждого сотрудника. В случае если человек не согласен с данным перемещением, он будет уволен с выплатой выходного пособия.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

Постоянный и временный переводы разнятся тем, что при постоянном сотрудник не только получает новые должностные функции на перманентной основе, но и вносятся соответствующие изменения в его личные документы на предприятии. Что же касается временного изменения обязанностей, то это будет зафиксировано посредством приказа.

Важно! Перевод сотрудника на другой служебный пост должен происходить при отсутствии у него возражений и в соответствии с законодательными актами России.

Как сделать доп. соглашение о переводе на другую должность

Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую должность готовится, когда требуется откорректировать (дополнить) контракт или договор. Этот документ фактически будет являться продолжением контакта. Следовательно, составление доп. соглашения к трудовому договору или контракту о переводе на другую должность требует 2 экземпляров: для трудящегося и для руководителя.

Например, образец доп. соглашения к трудовому договору об изменении должности допустимо представить состоящим из следующих пунктов:

  1. Наименование и номер.
  2. Указание сторон.
  3. Основная часть.
  4. Число.
  5. Реквизиты (при необходимости) и подписи.

Образец доп. соглашения о переводе общепринятый, его используют во всех организациях.

Порядок составления дополнительного соглашения к договору об изменении должности также определён.

Типового бланка документа не существует, наниматель имеет право оформить его на личное усмотрение. Однако ряд необходимых требований нужно будет соблюсти.

  1. По причине того, что доп. Соглашение – это частьдоговора, составлять его следует по такой же форме, что и непосредственно сам трудовой договор с работником.
  2. Готовится доп. соглашение в письменном виде, в количестве 2х экземпляров – по одному для сотрудника и нанимателя.
  3. Название должно выглядеть по следующему образцу: «дополнительное соглашение к трудовому договору от … № …».

Вы можете скачать образец ниже:

Внимание! Документ, имеющий наименование «соглашение», не является доп. соглашением к трудовому договору и не наделён возможностью корректировать его условия. Он может указывать на некоторое отсутствие возражений сотрудника, не имеющее отношения к изменениям в контракте.

Допустим, о выполнении инженером дополнительной работы, не входящей в перечень его обязанностей, прописанных в трудовом договоре, и не имеющих отношения к выполняемым по нему работам.

  1. В «шапке» доп. соглашения указывается число и место его заключения. Здесь же следует указать стороны и обозначить документ, дающий право действовать должностному лицу – представителю нанимателя.
  2. Далее в тексте доп. соглашения нужно отразить изменённую редакцию пунктов трудового договора и необходимым образом дополнить его. Указать число, с которого вступают в силу новые обязанности.
  3. Заканчивается доп. соглашение подписями сторон. Важно, что визировать его должен наниматель или уполномоченное должностное лицо, имеющее право не только подписывать договора и соглашения, но и совершать соответствующие действия. В данном случае – осуществлять смену трудовых обязанностей.
  4. Если реквизиты сторон остались неизменны, то их можно не вписывать, так они ранее были зафиксированы в трудовом договоре.
  5. В доп. соглашении обязательно следует предусмотреть строку для визы перемещаемого работника, которой он будет подтверждать получение своего экземпляра.

Заключать доп. соглашение следует всегда, когда в договор нужно внести коррективы, предусмотренные статьей 57 Трудового Кодекса России.

Разница между изменением должности и переводом

Не стоит путать перевод и переименование должности или подразделения в целом.

Законодательство чётко разграничивает эти 2 понятия.

Таким образом, перевод – это временная или постоянная смена функций сотрудника или структурного подразделения, а также перемещение сотрудника для труда в другую местность совместно с нанимателем. Здесь фактически условия труда людей существенно поменяются.

Что касается переименования, то здесь меняется исключительно название служебного поста сотрудника либо наименование структурного подразделения. В данном случае все трудовые функции сохраняются в неизменном виде.

В качестве образца можно рассмотреть должность инженера по сбыту в отделе оптовой торговли.

  1. Если ему предложат работу экспедитором в этом же отделе, данный факт будет являться переводом, так как, вместе с названием должности, изменятся и обязанности работника, предусмотренные заключённым с ним трудовым договором.
  2. Если его переведут без изменения должности в отдел, допустим, розничных продаж, это также будет являться переводом, так как изменится указанное в договоре структурное подразделение, то есть отдел.
  3. Если оба вышеперечисленных факта произошли одновременно – это перевод.
  4. Если инженера по сбыту решили переименовать, как менеджера по продажам, а род его деятельности и структурное подразделение остались прежними, следовательно, произошло исключительно переименование должности, без корректировки функций сотрудника и его структурного подразделения.

Также существует разница и в оформлении перевода и переименования.

Меняя существенные условия труда:

  1. В штатное расписание вносится соответствующая корректива, вводится или добавляется соответствующая единица, на которую переводится работник.
  2. О переводе подготавливается дополнительное соглашение.
  3. Издаётся приказ.
  4. На постоянной основе вносятся соответствующие записи в личные документы работника.

При переименовании:

  1. Издаётся приказ о том, что штатный перечень сотрудников меняется.
  2. Вносится корректива в штатное расписание.
  3. Работнику вручается уведомление о том, что наименование его служебного поста стало иным, с указанием причины.
  4. Если сменилось название должностного поста руководителя организации, то нужно будет откорректировать и Устав предприятия.
  5. Информация о переименовании отражается в личных кадровых документах работников.

Подводя итог, можно сделать вывод, что:

  • не каждое переименование поста работника существенно изменит условия его работы;
  • не все переводы должны оформляться при помощи дополнительных соглашений;
  • изменение должности в трудовом договоре происходит посредством дополнительных соглашений;
  • каждое доп. соглашение является непосредственным продолжением контракта и издаётся в 2-х экземплярах;
  • при переводе работника со значительным изменением условий его трудовой деятельности и составлением доп. соглашения обязательно требуется предварительное согласие переводимого;
  • перевод на постоянной основе сопровождается соответствующими записями в трудовых документах сотрудника;
  • установленного государством бланка образца дополнительного соглашения о переводе человека на другую должность нет.

Помимо всего прочего, беременные женщины имеют полное право по своему желанию претендовать на более лёгкие условия труда, причём служебный пост и заработная плата должны быть за ними сохранены.

Трудовое законодательство России учитывает права и возможности каждого своего гражданина и требует соблюдения его прав. Помимо всего прочего, интересы фирмы-нанимателя также не ущемляются, разрешается вносить коррективы в уже составленные и подписанные договора.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по трудуКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37. Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70. И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютсяп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1:

  • сложившееся разделение труда между работниками;
  • условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника»ст. 68 ТК РФ. Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

  • есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ;
  • размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договорест. 57 ТК РФ.

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочноп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3—4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

  • <или>просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
  • <или>указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных работст. 59 ТК РФ.

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания

28 февраля 2013 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
— мастер производственного участка — 35 000 руб.;
— помощник мастера производственного участка — 28 000 руб.;
— технолог производственного участка — 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому — указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

Генеральный директор Котов А.П.

И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность

П.Р. Юдина, г. Пятигорск

Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

: Ваши сомнения оправданны — «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельствахстатьи 256, 261 ТК РФ. Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.

Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва

Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные — с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирмып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2). В зависимости от этого и действуйтеп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

  • <если>оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
  • <если>оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.

В штатном расписании могут быть вакантные должности

М.А. Пушкарева, г. Пушкин

У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

  • <или>приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
  • <или>приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

В штатном расписании ставится оклад в полном размере

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург

Мы берем двух заместителей директора. Но одного — на полную ставку, а второго — на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?

: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:

Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация Количество штатных единиц Тарифная ставка, оклад, руб. Надбавки, руб. Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4 Примечание
наименование код
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Администрация 01
Заместитель генерального директора 1,5 20 000 30 000

Или так:

Администрация 01
Заместитель генерального директора 1 20 000 20 000
Заместитель генерального директора 0,5 20 000 10 000

Принимая на работу сотрудника на условиях совместительства на 0,5 ставки, в трудовом договоре и приказе о приеме на работу указывайте:

  • полный оклад;
  • условие о неполном рабочем времени и конкретную продолжительность работы. Например, «20 часов в неделю» или «Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными (суббота, воскресенье). Начало работы — 9.00, окончание работы — 13.30, перерыв для отдыха и питания — 30 мин., с 11.30 до 12.00»;
  • условие об оплате пропорционально отработанному времени.

По одинаковым должностям не может быть разных окладов

Т.Д. Пашкевич, г. Москва

К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?

: НельзяПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1. Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностямОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

  • <если>у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
  • <если>у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Именно эту форму обычно берут за основу работодатели при разработке своего варианта.

Указания по заполнению первичной кадровой документации (к постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) содержат рекомендации по оформлению штатного расписания, которые вполне применимы и к тем случаям, когда работодатели усовершенствуют форму штатного расписания:

«При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом».

При разработке и утверждении своей формы штатного расписания работодатель может дополнить форму новыми необходимыми ему графами и столбцами (например, для включения сведений о премиях, сдельной системе оплаты).

При заполнении формы штатного расписания важно контролировать, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам, не противоречили закону.

Структурные подразделения в штатном расписании

Наименования структурных подразделений пишутся полностью, без сокращений.

В какой последовательности указываются структурные подразделения? Закон не отвечает на этот вопрос, оставляя его на усмотрение работодателей. На практике используются различные подходы:

— по степени значимости (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.),

— в порядке уменьшения численности структурных подразделений,

— в алфавитном порядке.

В некоторых компаниях принимаются инструкции по кадровому делопроизводству, в которых в числе прочих нюансов заполнения кадровой документации определяется и последовательность указания структурных подразделений в штатном расписании.

Если численность работников у работодателя невелика и структурных подразделений просто нет, то графу 1 можно не заполнять. Также на практике в таких случаях могут ставиться прочерки.

Некоторые работодатели не включают в штатное расписание такие структурные подразделения, как филиалы и представительства, ошибочно полагая, что они должны иметь свои отдельные штатные расписания. Это не так.

Штатное расписание должен вести работодатель.

Мы считаем, что филиалы и представительства не должны утверждать свои штатные расписания, поскольку не являются самостоятельными юридическими лицами, самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

В штатном расписании организации следует отразить всю структуру организации, все ее подразделения, в том числе филиалы и представительства.

Для удобства работы для филиалов и представительств изготавливают копии штатного расписания или выписки из него.

В графе «код» указываются коды структурных подразделений, которые присвоены работодателем. Коды позволяют без труда определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

Наименование должностей, профессий, специальностей в штатном расписании

Наименование каждой должности (специальности, профессии) указывают полностью, без сокращений.

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Должности (специальности, профессии) обычно указываются по старшинству, то есть в иерархическом порядке: руководитель, заместители, специалисты, технические исполнители и т.д.

Если есть должности (специальности, профессии), не состоящие ни в одном структурном подразделении, то их можно оформить как «прочий персонал».

Зарплата работников в штатном расписании

Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Согласно ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, в отношении которого действует региональное соглашение о минимальной заработной плате, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности).

В штатном расписании нельзя устанавливать разные оклады для одинаковых должностей и «вилки» окладов.

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, поэтому если Вы двум бухгалтерам, работающим по одной должностной инструкции (т.е. с одинаковыми должностными обязанностями), поставите разные оклады, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону.

Некоторые работодатели устанавливают в штатном расписании «вилки» окладов, т.е. в графе, где должен указываться размер оклада, пишут, к примеру, «от 20 000 до 30 000».

Возможности установления «вилок» окладов трудовое законодательство не предусматривает.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Согласно ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Если Вы установите «вилку» оклада в штатном расписании и затем еще и в трудовом договоре работника, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону. Из данной ситуации можно выйти законным путем, установив фиксированный оклад и соответствующие надбавки, премии.

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх