Штатное расписание перевод

Содержание

Как ввести новую должность в штатное расписание в 2019 году?

Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

Порядок действий, этапы и правила

Определение необходимости добавления штатной единицы

Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.

Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.

Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.

Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.

Пример:

Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.

По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:

  • 150 единиц входящих документов;
  • 160 единиц служебной корреспонденции;
  • 50 распоряжений руководства;
  • 60 обращений контрагентов;
  • дополнительно: 100 телефонных звонков.

Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.

Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23

В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:

Выполняемая функция Число обрабатываемых за месяц единиц Нормы часов Всего затрачивается
Входящие документы 150 0,065 9,8
Служебные документы 160 0,065 10,4
Распоряжения руководства 50 0,08 4
Обращения контрагентов 60 0,083 5
Звонки 100 0,2 20
Всего 520 49,2

Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.

Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?

Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.

Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

Оформление новой должностной инструкции

На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.

После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

Составление докладной записки на имя руководителя

Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.

Издание приказа

В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.

Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.

Как составить штатное расписание? Читайте об этом на нашем сайте.

Как сделать выписку из штатного расписания? Узнайте .

Корректировка штатного расписания

Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.

Для одной должности

Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.

Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.

Для отдела

Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.

Как выбрать названия?

В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).

Постановление Правительства РФ №787

Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.

Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:

  • ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
  • ст. 195.3 (применение профстандартов).

Трудовой кодекс РФ

Документальное оформление

Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.

Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.

Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).

Штатное расписание форма Т-3

Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1

Приказы

Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.

Рекомендации по составлению:

  • в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
  • сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
  • последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
  • внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.

Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.

Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.

Пример содержания приказа:

«С 5 ноября 2019 года ввести в штатное расписание должности:

  1. Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
  2. Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».

Пример документа:

Изменение штатного расписания

Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.

При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.

Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:

  • названия отделов;
  • наименования всех должностей;
  • численность штата;
  • размер заработной платы, надбавок.

Должностные инструкции

Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.

Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.

Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.

Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:

  • ТК РФ;
  • Классификационного справочника должностей.

Документ оформляется на общем бланке компании.

К основным реквизитам относятся:

  • название фирмы;
  • наименование документа;
  • дата с номером;
  • место, где составлялся;
  • заголовок;

В большинстве случаев наименование должности формируется на основании профессиональной деятельности, которую не всегда возможно сформулировать в одном слове.

Именно поэтому возникают длинные названия должностей с целью конкретизации трудовой функции либо наименования, которые под престижным названием маскируют простые обязанности. А формирование названий должностей определено законом. В нем установлены и требования к наименованиям, и возможные варианты.

Штатное расписание является одним из локальных актов, создаваемых с целью упорядочения организационной структуры компании и закрепления размера вознаграждений.

В оговоренном документе прописываются:

  • наименования всех должностей от руководящего состава до рядовых сотрудников;
  • численность штатных единиц по каждой вакансии;
  • размер оплаты труда от оклада или часовой тарифной ставки до надбавок в процентном соотношении.

Как правило, при определении оклада проблем не возникает, в связи с тем, что для данного вида вознаграждения за труд установлено единое правило, закрепленное в ст.133 ТК РФ. Общая заработная плата должна быть не ниже МРОТ, который формируется с учетом стоимости продовольственной корзины и годового уровня инфляции и устанавливается на федеральном уровне.

Трудовой кодекс РФ

То есть работодателю достаточно руководствоваться ст.133 ТК РФ и собственными финансовыми возможностями при установлении размеров вознаграждений. А вот с выбором наименование должностей сложнее, так как отраслей, да и наименований вакансий достаточно много, не говоря уже о законодательных нормах, закрепленных в ЕТКС и главе 31 ТК РФ, регулирующих соблюдение профстандартов.

Что говорит закон?

В соответствии с Постановлениями Минтруда в РФ сформирован Единый тарифно-квалификационный справочник. Он включает в себя множество выпусков, утвержденных те ми же Постановлениями Минтруда РФ с определением наименований должностей в разрезе каждой отрасли, с указанием квалификационных требований к вакансиям и примерным перечнем должностных обязанностей, необходимыми знаниями и характеристикой работ.

Также в ст.195.2 ТК РФ сказано, что наименование должности в штатном расписании должно формироваться с учетом ЕТКС в связи с требованиями, установленными к Профессиональным стандартам.

То есть руководитель компании при выборе наименования должности обязан учитываться несколько факторов, а именно:

  • соответствие наименования вмененным обязанностям;
  • соотношение требований к квалификации характеристикам работ.

К примеру, допустимо секретаря именовать помощником руководителя, ведь обязанности тождественны. Но вот слесарь инспектором по коммуникациям вряд ли возможно назвать, так как наименование вакансии должно формироваться с учетом выполняемых обязанностей, а не престижного названия.

Когда требуются справочники и профстандарты?

В ст.195.3 ТК РФ сказано, что соблюдение Профессиональных стандартов является обязательным к соблюдению многими работодателями — теми, которые руководят компаниями с государственной формой собственности либо учреждениями, в которых половина уставного капитала принадлежит РФ.

К примеру, в муниципалитетах, госуправлениях и иных госструктурах наименование должности должно соответствовать ЕТКС и оговоренным в указанном документе требованиям, в других же компаниях справочник может применяться в качестве рекомендаций.

Также ЕТКС и профстандарты должны соблюдаться и в тех случаях, когда на рабочих местах тружеников присутствуют условия труда, отклоняющиеся от нормы и дающие право на определенный перечень льгот.

Льготы гарантированы федеральным законодательством, соответственно в случае их предоставления применяются определенные требования. Например, то же соответствие наименования должности Профессиональных стандартам.

Так, можно проработать 20 лет маляром и дышать испарениями краски, но при этом иметь наименование должности» строительный рабочий». Это не соответствует ЕТКС и не предусматривает вредные условия занятости, а значит, и права на досрочную пенсию.

То есть в соответствии с нормами закона от наименования должности напрямую зависит перечень льгот, которые работнику будут предоставлены только в случае соответствия названия вакансии исполняемым обязанностям.

Следует учитывать и еще несколько важных факторов:

  • Если в компании присутствует тарифная система оплаты, то есть разряды, классность, то в соответствии со ст.143 ТК РФ наименование вакансии должно устанавливаться с учетом норм Квалификационных справочников. Связано это с тем, что перечень обязанностей к некоторым должностям приведен к каждому разряду отдельно, учитывая, что уровень квалификации и характеристика труда отличаются.
  • В порядке ст.18 ФЗ №426 при проведении аттестации рабочих мест в аттестационном листе помимо общих данных указывается и код профессии. Это предполагает соответствие наименования должностям Квалификационному справочнику. А так как аттестация должна проводиться на всех предприятиях как минимум 1 раз в пять лет, различия между реальным наименованием должности и названием вакансии в ЕТКС может привести к нарушениям процедуры оценки.

В остальных же случаях соблюдение профстандартов носит рекомендательный характер. Это подразумевает использование справочников только в качестве типовой формы, которую можно видоизменять с учетом специфики компании и вмененных обязанностей, но, тем не менее, не игнорировать полностью.

Можно ли придумать наименование самостоятельно?

Как правило, учреждениям, относящимся к государственным структурам, штатное расписание устанавливается вышестоящими органами, поэтому затруднений с подбором наименований у них не возникает, коль они его получают в готовом виде.

А вот у компаний, являющихся коммерческими структурами, при подборе наименований возникает множество вопросов, ведь перечень должностных обязанности не всегда совпадает с ЕТКС в силу специфики труда и может быть гораздо шире установленных стандартов.

В подобной ситуации руководство компании может придумать название самостоятельно, но с учетом и требований к профстандартам, и к разрядности по отдельным должностям. Если же вредные условия либо классность в компании отсутствуют, то наименование вакансии может быть произвольным, но в разумных пределах, учитывая, что от наименования должности иногда зависит и общий стаж труда в определенной отрасли.

Допустим, в некоторых компаниях имеется 1 штатная единица юриста, а данным направлением занимаются несколько специалистов, в наименовании должности которых может быть указано, к примеру, специалист по правовой работе. Или тот же сторож может стать охранником хозяйственной части, коль в его ведении находиться только придомовая территория компании, да и то в ночное время.

Образец приказа о введении штатного расписания вы найдете на нашем сайте.

Можно ли ввести в штатное расписание 0,25 ставки? Информация — .

Особенности использования названий должностей в штатном расписании

Учитывая, что по состоянию на 2019 год на законодательном уровне не разработано единых правил по формированию наименований должностей, а нормы профстандартов должны соблюдаться только при наличии определенных условий труда и в государственных структурах, во многих компаниях названия должностей подбирают исходя из собственных правил.

Они заключаются в следующем:

  • престижное название с целью повышения мотивации;
  • длинное наименование с целью конкретизации вмененных обязанностей;
  • произвольное название в угоду моде и западным тенденциям.

К примеру, в настоящий момент достаточно распространенной и престижной является должность менеджера. Под ней можно завуалировать менее звучные профессии, допустим, ту же уборщицу, которая став менеджером клининговой службы мыть полы и вытирать пыль не перестанет, зато получит дополнительный повод гордиться своей должностью, а значит, и стимул развиваться.

Или в силу небольшой штатной численности один работник может занимать две должности. К примеру, это может быть заместитель директора – начальник отдела. Таким образом, совмещаются два рабочих места, а соответственно и обязанности в одной штатной инструкции, но с более масштабными полномочиями.

В некоторых компаниях практикуется наименование должности с использованием букв иностранного алфавита. К примеру, используется следующий вариант — IT – менеджер.

Основные принципы выбора

Оговоренные правила не всегда являются верными. Они нарушают и нормы действующего законодательства, и правила формирования наименований должностей в соответствии с соподчиненностью.

Следует руководствоваться такими принципами:

  • Первый — соответствие названия категории штатной иерархии, которая может быть выбрана произвольно, но с учетом соподчиненности.
  • Второй — соответствие названия должности выполняемым обязанностям.
  • Третий — применение норм закона.

Так, В Постановлении Правительства РФ № 225 в п.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек сказано, что книга о труде заполняется только на государственном языке, коим на территории РФ является русский.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Соответственно наименования должностей на английском и иных языках вносить запрещено. Но при трудоустройстве название вакансии указывается обязательно, поэтому нормы закона в случае с IT – менеджером и будут нарушаться.

Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании — в нашей статье.

Как сделать выписку из штатного расписания? Узнайте .

Базовые и производные варианты

Учитывая, что наименований должностей достаточно много, они подразделяются на виды:

  • базовые;
  • произвольные.

Базовыми являются наименования, закрепленные в Квалификационных справочниках. А вот произвольными могут быть наименования образованные от базовых либо придуманные самостоятельно.

Естественно, при наличии базового наименования проблем не возникает, коль его основа регламентирована ЕТКС. А вот в связи с применением произвольных наименований могут возникнуть вопросы определения права на досрочное пенсионное обеспечение.

В п.9 Постановления Минтруда РФ № 29 по этому поводу предоставлено разъяснение. Согласно ему производные наименования должностей, которые включают в себя и базовые наименования, могут быть признаны базовыми, и предоставляют право работнику на получение льгот.

Постановление Минтруда РФ от 22 мая 1996 г. N 29

К примеру, профессия аккумуляторщик присутствует в ЕТКС, а вот старший аккумуляторщик нет, при этом характер труда и код вредности соответствует первому наименованию, что автоматически дает право на льготы, установленные законом.

Если же произвольное наименование не содержит в себе базового названия, то претендовать на какие-либо льготы работнику будет сложно. Поэтому при начислении пенсии стаж труда по оговоренной должности будет засчитан в качестве общего и не более.

То есть, если компания занята в общей сфере и на рабочих местах вредные условия отсутствует, можно пользоваться и произвольными наименованиями, если же код вредности, 3.1, название профессии должно иметь хотя бы базовое наименование.

Правила использования отдельных слов

Квалификационный справочник содержит множество наименований должностей, большая часть которых состоит не из одного слова, а из нескольких.

К примеру, водитель погрузчика или зарядчик холодильных аппаратов. То есть законом допускается наименование профессии, состоящей из нескольких слов, содержащих уточнение определенного вида деятельности.

Также законом допускается использование в наименованиях вакансий предлогов, которые выступают в роли связи нескольких слов — к примеру, лаборант по ультразвуковой технике или консервировщик оборудования и металлоизделий, что опять же предполагает весьма широкий спектр различных словосочетаний.

Не установлен законом лимит и на определенное количество слов в наименовании должностей, учитывая, что некоторые отрасли могут иметь достаточно длинные названия, которые будут присутствовать и в вакансиях.

Так, достаточно обширные названия в настоящий момент распространены в сфере государственных структур, где присутствуют следующие должности:

  • экономист по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности;
  • ведущий специалист по договорной и претензионной работе.

То есть ограничений на количество слов и использование предлогов для образования логических словосочетаний в наименованиях должностей на законодательном уровне не установлено, учитывая, что оговоренные аспекты присутствуют в названиях профессий в ЕТКС.

Узнайте, как правильно составить штатное расписание.

В чем отличие штатного расписания и штатной расстановки? Смотрите .

Следует отметить еще один аспект.

В соответствии с Квалификационным справочником, дополнительные слова к базовым названиям, таким как директор или секретарь, применяются в качестве уточнения полномочий и исполняемых обязанностей.

К примеру, секретарь может заниматься только делопроизводством, а вот секретарь-машинистка будет занята при формировании распорядительной и иной документации.

Соответственно директор будет непосредственно занят руководством компании, а вот исполнительный директор будет иметь полномочия только в одной из определенных сфер.

О чем нужно помнить?

При выборе наименования должности следует помнить о том, что правильное название профессии предопределяет право на получение льгот, установленных законом.

То же право на досрочную пенсию или льготы, предусмотренные для Ветеранов труда, которые на основании норм ФЗ №5 должны подтвердить свой стаж и вид деятельности в определенной отрасли.

Также следует помнить о том, что престижное название не изменит круг обязанностей, как и не наделит владельца той же должности менеджера клининговой службы дополнительными полномочиями в сфере руководства.

И следует учитывать, что любое базовое название в ЕТКС разрабатывается для определенной отрасли со своей спецификой и обязанностями. Следовательно, использовать его в другой отрасли будет нецелесообразно, ведь круг обязанностей будет совершенно другим.

Штатное расписание — это не просто систематизация организационной структуры, но и локальный документ, которым руководствуется в работе все учреждение.

Именно поэтому к подбору наименований должностей в оговоренном документе следует подходить не с точки зрения бурной фантазии и мотивации персонала, а с позиции закона, закрепленной в многочисленных справочниках ЕТКС.

>Увеличиваем кадровый состав: приказ о новой должности в штатном расписании

Документ о внесении изменений в связи с добавлением штата

Форма штатного расписания Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ №1 от 2004 года. Хотя сейчас она не обязательна, но на практике используется. Но, в отличие от расписания, форма и структура приказа по его изменению законодательно не регламентируется. На каждом предприятии могут существовать свои правила, по которым готовится такой документ.

Максимум, на что здесь можно ориентироваться – это на требования Национального стандарта ГОСТ Р.7.0.97-2016. Согласно стандарту, бланк документа должен включать в себя:

  1. Эмблему, товарный знак или логотип организации.
  2. Название, ОГРН, ИНН и КПП (указываются обычно в качестве элементов фирменного бланка).
  3. Дата и регистрационный номер приказа.
  4. Место составления или регистрации (если не совпадает с местом нахождения организации в целом).
  5. Гриф утверждения.
  6. Название вида документа («Приказ») и заголовок («О внесении изменений в штатное расписание», «О введении должности» и т. д.).
  7. Личная подпись лица, издавшего распоряжение (руководителя предприятия, на основании Устава наделённого такими полномочиями).

Приведённый выше перечень элементов не является обязательным. Стандарт введён для добровольного применения на территории России, никаких санкций за его несоблюдение закон не предусматривает.

Печать и подпись на распоряжении

Важно! Любые распоряжения, касающиеся деятельности предприятия и издаваемые в письменной форме, должны быть подписаны. При этом подпись ставить должно непосредственно то лицо, к чьей компетенции относится принятие решений по данному вопросу.

Таким образом, чтобы определить, кто должен подписывать приказ, касающийся введения новой должности, нужно разобраться с объёмом полномочий руководства компании. Здесь возможны несколько вариантов:

  • Подписывает непосредственно руководитель всей организации в целом (директор, генеральный директор и т. д.), действующий на основании Устава.
  • Подписывает один из его заместителей (например, директор по кадрам), к чьей компетенции относится решение вопросов по кадровому составу предприятия. При этом полномочия такого заместителя должны исходить от руководителя организации в целом.
  • Подписывает лицо, замещающее руководителя и действующее на основании специального уполномочивающего документа (например, доверенности).

Определяя объём полномочий, следует руководствоваться не только нормами ТК РФ, но и ГК РФ, а также законодательством об отдельных видах юридических лиц (например, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме подписи, средством индивидуализации документа является и печать организации. Надо отметить, что напрямую законодательство не содержит требования об обязательной простановке печати на письменных распоряжениях, касающихся кадровых вопросов. Единственный документ в трудовой области, в обязательном порядке скрепляемый печатью – это трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», п. 35 Правил).

Однако закон также не содержит и запрета на простановку печати на такого рода документах. Поэтому для надёжности специалисты рекомендуют скреплять приказы оттиском печати (общей или же специальной, изготовленной для заверения кадровой документации).

Кого уведомить под роспись?

После того, как документ составлен, подписан и скреплён печатью, его содержание должно быть доведено до сведения:

  • Лиц, ответственных за исполнение распоряжения (в соответствии с содержанием приказа и внутренними должностными инструкциями предприятия).
  • Работников, чьи интересы он затрагивает.

Последнее касается тех случаев, когда одновременно с введением новой должности на неё переводится кто-то из уже работающих в организации сотрудников.

На заметку. Если же открывается вакантная должность, то, в силу ст. 68 ТК РФ, при приёме на неё работника ознакомление с приказом не обязательно.

Приведём условный пример приказа, с помощью которого в организации вводится новая должность. Он будет выглядеть примерно так:

ООО «Транспоставка»

ПРИКАЗ № 90

о внесении изменений в штатное расписание

г. Энск 20 марта 2018 г.

В целях оптимизации структуры предприятия,

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Ввести в штатное расписание №ШР-1 от 20.12.2017 г. следующие изменения.

1.1. Ввести в структурное подразделение «Бухгалтерия» следующую должность: заместитель главного бухгалтера, количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 30 000 рублей.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Зайцеву С. В.

Генеральный директор ООО «Транспоставка» Семёнов К. В.

С приказом ознакомлен: Начальник отдела кадров Зайцева С. В.

Требования к приказу, с помощью которого в штатное расписание вводится новая должность, официально законодательством не определены. Однако есть ряд правил, которые следует соблюдать при подготовке этого документа. Это позволит в будущем избежать споров.

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх