Срок хранения судебных документов в организации


Большинство сформированных судебных дел, кроме оригиналов решений по ним, подлежат уничтожению по истечении 3-5 лет.
Но есть отдельные категории дел, которые подлежат постоянному хранению, это такие категории дел:
дела на осужденных к пожизненному лишению свободы или к исключительной мере наказания,
дела о преступлениях против основ национальной безопасности Украины,
дела об установлении отцовства, материнства,
дела о праве собственности на недвижимое имущество, где субъектом с одной стороны является государство,
дела о земельных правоотношениях, где субъектом с одной стороны является государство,
дела о реабилитации жертв политических репрессий.
Судебные дела, срок хранения которых определен перечнем «Постоянно», относятся к Национальному архивному фонду Украины и подлежат передаче в государственные архивы. Документы постоянного хранения передаются на архивное хранение в виде оригиналов или заверенных ответственным лицом суда копий (при отсутствии оригиналов).
Учетно-информационные, учетно-статистические карточки на дела, алфавитные указатели к ним, журналы учета судебных дел, журнал учета жалоб на действия или бездеятельность государственного исполнителя имеют категорию «постоянного хранения», но хранятся в архиве суда.

Вопрос: Какой срок хранения гражданских дел (взыскание тепловой энергии с потребителей) в архиве предприятия? Каков порядок их уничтожения?

Сообщаю Вам следующее:

Согласно Приказу Минкультуры России N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» срок хранения гражданских дел (документов, представляемых в суды) 5 лет после вынесения решения. Подробнее по срокам хранения различных документов смотрите Приказ Минкультуры № 526.
Документы по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 — 4.13 данных Правил.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 21). На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения…

  1. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ

ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

…2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 — 4.13 настоящих Правил….

…4.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее — ЭК) <1>. В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК).

<1> Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.

Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации — источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:…

…4.10. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение N 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 21).

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой «ЭПК» <1> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<1> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК:

постоянного срока хранения — на утверждение;

по личному составу — на согласование;

ЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

4.13. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение N 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 21).

  1. II. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ

ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Номер статьи Вид документа Срок хранения документа Примечания
1 2 3 4
…189 Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 5 л. (1) (1) После вынесения решения
190 Переписка по вопросам правоохранительного характера 5 л. ЭПК
191 Договоры, соглашения об оказании юридических услуг 5 л. (1) ЭПК (1) После истечения срока действия договора
192 Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов 5 л. ЭПК
193 Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы 5 л. ЭПК
194 Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства 3 г.
195… Картотеки, книги, журналы, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков 5 л. (1) (1) После вынесения последнего решения

<*> Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» {КонсультантПлюс}

Документ 2

…Документы, представляемые в суды. Срок хранения документов, представляемых в суды, — пять лет с даты вынесения решения. Если у организации много судебных дел в производстве и юридический отдел ведет претензионно-исковую работу, то для решений, вступивших в законную силу, можно установить длительный срок хранения. Это позволит проводить анализ и обобщение практики по судебным спорам внутри отдела.

Дополнительная информация по Вашему вопросу:

«Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» {КонсультантПлюс}
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) {КонсультантПлюс}
{Форма: Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}}
Статья: Год заканчивается: готовим документы в архив (Данилова В.В.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2018, N 12) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Гадисламова Ирина Мидхатовна

Ответ актуален на 28.01.2020 г.

Ответ недели: срок хранения гражданских дел

Уважаемые посетители и участники процессов!

В связи с тем, что с 11 мая 2020 года истекает срок действия постановления Президиума Верховного Суда Российской Федерации и Президиума Совета судей Российской Федерации от 08.04.2020 (в редакции от 29.04.2020) о рассмотрении в период с 08.04.2020 по 11.05.2020 только дел и материалов безотлагательного характера, дел в порядке приказного и упрощенного производства, дел, всеми участниками которых заявлены ходатайства о рассмотрении дел в их отсутствие, и в соответствии с п.2.11 указа губернатора Пермского края от 29.03.2020 №23 «О мероприятиях, реализуемых в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в Пермском крае» о нераспространении на судебные органы ограничений по осуществлению деятельности Пермский краевой суд разъясняет, что 12 мая 2020 года всем судам края следует возобновить свою работу по рассмотрению всех категорий дел и материалов в полном объеме.

При этом Пермский краевой суд обращает ваше внимание на содержание п.5.3 указа губернатора Пермского края от 29.03.2020 №23 «О мероприятиях, реализуемых в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в Пермском крае» (в редакции от 31.03.2020), согласно которому физические лица, находящиеся на территории Пермского края, обязаны использовать средства индивидуальной защиты при нахождении в общественных местах.

Таким образом, при посещении судов все граждане должны использовать защитные маски. Кроме того, при нахождении в зданиях суда посетители должны выполнять рекомендации Роспотребнадзора о соблюдении принципа социального дистанцирования о расстоянии не менее полутора метров между гражданами. Учитывая данное требование, лицам, не являющимся участниками процессов, доступ в суды может быть ограничен.

Ответственность по организации работы и обеспечению мер безопасности лежит на председателях судов.

Стопкоронавирус

Что нужно знать, чтобы защитить от болезни себя и своих близких: http://112.perm.msudrf.ru/modules.php?name=info_pages&rid=1022#contentArea

Информация для посетителей судебного участка и участников судебных процессов!!!

В соответствии с Постановлением Президиума Верховного Суда Российской Федерации Президиума Совета судей Российской Федерации, в целях противодействия распространению на территории Российской Федерации новой коронавирусной инфекции (COVID-19) ПОСТАНОВЛЕНО: 1) приостановить личный прием граждан в судах и рекомендовать подавать документы через электронные интернет-приемные судов или посредством почтовой связи. 2) Обеспечить своевременные прием, обработку и регистрацию документов, поданных в суды посредством почтовой связи и в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. 3) РЕКОМЕНДОВАНО рассматривать дела и материалы безотлагательного характера, в том числе о защите конституционных прав граждан на свободу и личную неприкосновенность, охрану здоровья и собственности (об избрании, продлении, отмене или изменении меры пресечения; о защите интересов несовершеннолетнего или лица, признанного в установленном порядке недееспособным, в случае отказа законного представителя от медицинского вмешательства, необходимого для спасения жизни; об административных правонарушениях, предусмотренных частями 3–5 статьи 29.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; о грубых дисциплинарных проступках при применении к военнослужащим дисциплинарного ареста и об исполнении дисциплинарного ареста; об обеспечении иска и другие), дела в порядке приказного и упрощенного производства, дела, всеми участниками которых заявлены ходатайства о рассмотрении дела в их отсутствие, если их участие при рассмотрении дела не является обязательным 4) С учетом обстоятельств дела, мнений участников судопроизводства и условий режима повышенной готовности, введенного в соответствующем субъекте Российской Федерации, суд вправе самостоятельно принять решение о рассмотрении дела, не указанного в пункте 3 настоящего постановления. 5) Судам при наличии технической возможности инициировать рассмотрение дел путем использования систем видеоконференц-связи. 6) Ограничить доступ в суды лиц, не являющихся участниками судебных процессов по делам, указанным в пунктах 3 и 4 настоящего постановления. Настоящее постановление действует в период с 8 апреля 2020 года по 30 апреля 2020 года (включительно).
Мировым судьей, в соответствии с рекомендациями Пермского краевого суда, в период с 08.04.2020 по 30.04.2020 включительно рассматриваются следующие дела: по гражданским делам: — дела приказного производства; — дела в порядке упрощенного производства; — дела, всеми участниками которых заявлены ходатайства о рассмотрении дела в их отсутствие, если их участие при рассмотрении дела не является обязательным. по делам, рассматриваемым в соответствии с КоАП РФ: — дела об административных правонарушениях, срок давности по которым истекает в ближайшее время; — дела, по которым всеми участниками процесса заявлены ходатайства о рассмотрении дела в их отсутствие, если их участие при рассмотрении дела не является обязательным. по уголовным делам: — уголовные дела в отношении несовершеннолетних, содержащихся под стражей; — материалы о применении принудительных мер медицинского характера; — уголовные дела в отношении лиц, содержащихся под стражей, у которых истекает предельный срок содержания под стражей; — материалы в порядке исполнения приговора, участники которых не желают участвовать в судебном заседании.

Уважаемые посетители судебных участков и участники судебных процессов!

В связи с угрозой распространения на территории Российской Федерации новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), в соответствии с Постановлением Президиума Верховного Суда Российской Федерации и Президиума Совета судей Российской Федерации от 18 марта 2020 года № 808, в период с 19 марта 2020 года по 10 апреля 2020 года (включительно) на судебных участках мировых судей Пермского края:

— приостанавливается личный прием граждан;

— ограничен доступ лиц, не являющихся участниками судебных процессов;

— будут рассматриваться только категории дел безотлагательного характера, а также в порядке приказного и упрощенного производства.

Документы на судебные участки мировых судей Пермского края необходимо направлять по Почте России.

Списки дел, назначенных к рассмотрению, будут размещаться на сайтах соответствующих судебных участков мировых судей Пермского края.

ВАЖНО!!!

Подача документов мировым судьям в электронном виде

Федеральным законодательством предусмотрена возможность подачи документов в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Порядок подачи документов в электронном виде мировым судьям регламентирован приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 № 168 «Об утверждении Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа». При этом, подача мировым судьям документов в электронном виде применяется при наличии технической возможности.

Техническая возможность подачи документов в электронном виде обеспечивается Судебным департаментом при Верховном Суде РФ.

Обращаем внимание, в настоящее время на судебных участках мировых судей Пермского края данная техническая возможность не реализована: исковые заявления, заявления, жалобы, представления, ходатайства, иные документы процессуального характера, а также заявления на выдачу копий судебных актов и другие обращения, связанные с реализацией процессуальных прав участников судопроизводства не могут быть поданы в суд на адрес электронной почты суда, а также через раздел «Обращения граждан» на официальном сайте суда.

Порядок подачи документов не распространяется на заявления или жалобы на работу судебного участка, подлежащих рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Для сведения

Уважаемые граждане!

Обращаем Ваше внимание, что исковые заявления, заявления (ходатайства), требующие процессуального решения, в том числе заявления (ходатайства) по конкретным делам, а также апелляционные жалобы на решения суда по электронной почте не принимаются, поскольку действующим процессуальным законодательством предусмотрен иной порядок подачи таких заявлений и жалоб.

СМС-извещение участников судопроизводства.

Все судебные участки мировых судей Пермского края используют новый сервис – СМС-извещения участников судопроизводства. СМС-извещения используются как альтернатива заказным письмам и телефонограммам.

Получить информацию о времени и месте очередного слушания может каждый гражданин, предварительно заполнив и направив заявление с указанием ФИО и номера мобильного телефона. Услуга является добровольной.

Согласие на оповещение посредством электронных сообщений подается в форме расписки подписанной гражданином собственноручно, с текстом которого можно ознакомиться в разделе «Справочная информация», Расписку можно заполнить, скачав прикрепленный файл.

Ознакомление с материалами дела.

Осуществляется по заявлению лиц участвующих в деле, в течении трех рабочих дней, после согласования с мировым судьей.

Выдача архивных документов.

Осуществляется по заявлению лиц участвующих в деле, в течении трех рабочих дней, после согласования с мировым судьей.

Уважаемые граждане! Сообщаем Вам, что участники судопроизводства могут быть извещены о месте, дате и времени судебного заседания или совершения отдельных процессуальных действий в рамках гражданского, уголовного и административного судопроизводства посредством SMS-сообщений.

SMS-извещение осуществляется только с согласия участника судопроизводства, то есть на добровольной основе. Факт согласия на получение SMS-извещения подтверждается распиской, в которой наряду с данными об участнике судопроизводства и его согласием на уведомление подобным способом указывается номер мобильного телефона, на который оно направляется.

Расписка о согласии на извещение посредством SMS-сообщения с номером мобильного телефона предоставляется в суд 1 инстанции при подаче соответствующего заявления в суд, при первой явке в судебное заседание, при подготовке дела к судебному заседанию.

В должностные обязанности мировых судей и сотрудников не входит оказание юридической помощи

Согласно Конституции РФ, Федеральному конституционному закону «О судебной системе Российской Федерации» и иным законам мировые судьи осуществляют правосудие именем Российской Федерации, в пределах своей компетенции рассматривают гражданские, административные и уголовные дела в качестве суда первой инстанции.
В соответствии с п. 6.3 Правил поведения работников аппарата суда, утвержденных Постановлением Совета судей РФ от 27.04.2006 г. № 156, работник аппарата суда не имеет права давать юридические консультации. По вопросам составления исковых заявлений следует обращаться в юридические консультации, адвокатские кабинеты и т.д.

Записи созданы 8132

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх