Структура штатного расписания

Штатное расписание

Штатное расписание — один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников и фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала организации, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

Этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме (см. Унифицированная форма Т-3 штатного расписания).

В таблицу включены:

  • • наименования структурных подразделений (графа 1);
  • • коды структурных подразделений (графа 2);
  • • наименование должностей (специальностей, профессий), разрядов, классов (категорий) квалификации (графа 3);
  • • количество штатных единиц (графа 4);
  • • размеры тарифной ставки (оклада) (графа 5);
  • • надбавки (графы 6, 7, 8);
  • • месячный фонд заработной платы (графа 9);
  • • примечание (графа 10).

Документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 354 ТК РФ) надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, на территории РФ осуществляет федеральная инспекция труда. Инспектор по труду вправе при проведении проверки в первую очередь изучить штатное расписание организации.

Графы 1, 2 «Наименование структурного подразделения», «Код структурного подразделения». Указание подразделений осуществляется на основе структуры организации, которая должна быть утверждена приказом руководителя. Она должна содержать в себе все подразделения организации, их подчиненность, а также показывать принадлежность к категориям персонала работающих в организации. В крупных организациях подразделениям целесообразно присваивать код. Например:

  • 1 — Управление: директор, зам. директора по эксплуатации, инспектор по кадрам, оператор персонального компьютера.
  • 2 — Служба эксплуатации: инженер по эксплуатации, диспетчер.
  • 3 — Бухгалтерия: главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер- кассир.
  • 4 — Гараж: зав. гаражом, контролер технического состояния машин.
  • 5 — Техническая служба: начальник, техник по учету автотранспорта, инженер по снабжению, кладовщик.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности, помещенные в третью графу штатного расписания, должны совпадать со стандартными наименованиями должностей в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденном постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367, и «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.2000 № 37. Это объясняется тем, что наименование должности вносится в трудовую книжку. При несовпадении наименования должности втрудовой книжке со стандартным наименованием льготные виды пенсий не назначаются.

Чтобы правильно определить наименование должности, необходимо пользоваться нормативным документом, разработанным Минтрудом России, — Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Кроме того, в этой графе предполагается указание разряда, класса квалификации.

Установление разряда по оплате труда — это определение уровня квалификации работника. Именно в уровне разряда заложена оценка характера труда, который он будет выполнять, его профессионализма, образования. Чтобы правильно определить разряд Единой тарифной сетки по вводимой в штатное расписание должности, необходимо пользоваться выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, в которых в зависимости от наименования должностей и характера сложности выполняемых работ установлены диапазоны разрядов по ЕТС.

Графа 4 «Количество штатных единиц». При заполнении графы 4 возможны несколько вариантов:

  • — полная штатная единица;
  • — неполная штатная единица с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)». В графе 5 указывается в рублевом исчислении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации на основании действующих коллективных договоров, трудовых договоров, соглашений и других локальных нормативных актов организации месячная заработная плата в следующих вариантах в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации:

  • • по тарифной ставке (окладу) согласно положению об оплате труда;
  • • проценту от выручки, доле или проценту от прибыли;
  • • коэффициенту трудового участия (КТУ);
  • • коэффициенту распределения прибыли.

Графы 6, 7, 8 «Надбавки». В графах 6—8 отражаются обязательные выплаты, которые назначаются в соответствии с нормативными документами независимо от желания работодателя:

  • • надбавка за наличие вредных условий труда на рабочем месте;
  • • надбавка за работу с лицами, имеющими отклонения в развитии (инвалидами);
  • • увеличение заработной платы на величину районного коэффициента;
  • • надбавка за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • • надбавка за работу в ночное время;
  • • надбавка за особый режим труда;
  • • надбавка за тяжелые и опасные условия работы.

Надбавки и доплаты стимулирующего характера не отражаются в штатном расписании, поскольку выплачиваются за счет экономии по фонду оплаты труда. Экономия фонда оплаты труда может формироваться за счет экономии по больничным листам, за счет декретных отпусков и отпусков без сохранения содержания, за счет наличия вакантных единиц (ставок). Стимулирующие выплаты назначаются приказом по учреждению.

Графа 9 «Всего в месяц» показывает месячный фонд заработной платы с учетом доплат и надбавок. Значения этой графы получаются путем сложения двух составляющих и имеют следующий вид: С = А + Б, где С — сумма месячного фонда заработной платы;

А — размер должностного оклада, умноженный на количество штатных единиц;

Б — размер надбавки по каждой строке надбавок, умноженный на количество штатных единиц.

Регламент

Регламент — это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

В регламенте закрепляются основные положения, касающиеся организации и порядка работы коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки, разбитые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В тексте регламента закреплены положения:

  • • статус коллегиального или совещательного органа;
  • • порядок планирования работы;
  • • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседаниях;
  • • внесение материалов на рассмотрение;
  • • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
  • • ведение протокола заседания;
  • • оформление решений;
  • • порядок доведения решений до исполнителей;
  • • материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации и должен включать следующие реквизиты: эмблема организации или товарный знак, наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Утверждает регламент руководитель организации или председатель коллегиального органа.

Структура и штатная численность организации

Документ «Структура и штатная численность организации» определяется учредителями при создании, реорганизации юридического лица, появлении нового вида деятельности. Он фиксируется в Уставе (Положении).

Так как рыночные отношения требуют высокой оперативности и гибкости, вопросом составления и изменения структуры, а также численности персонала занимается генеральный директор организации. Он в соответствии с экономической ситуацией на рынке, финансовым состоянием организации, видами деятельности формирует структуру, определяет численный состав, выстраивает служебные отношения. Именно он несет ответственность перед учредителями за финансовый результат. На малых и средних предприятиях генеральный директор, в своем большинстве, является учредителем.

Чаще всего в коммерческих организациях структура и штатная численность закрепляются в виде схемы (двухмерное дерево с описанием линейно-функционального типа организации), на которой показаны связи между структурными подразделениями.

В теории менеджмента существуют и другие типы организационного построения – многомерные (например, матричная или проектная). Это более сложные схемы и построение на бумаги такой структуры не возможно. Поэтому документ «Структура и штатная численность» не является обязательным для предприятия.

Существуют ситуации, когда составление данного документа может только принести вред:

  • Если это малое предприятие, достаточно разработанных должностных инструкций.
  • Все решения принимает один человек.
  • Если предприятие занимается одним видом деятельности и не стоит делить работников на отдельные группы.
  • Предприятие строится по многомерной системе.

В случае, если руководитель предприятия принял решение о необходимости документа «Структура и штатная численность» нужно соблюдать некоторые правила.

Так как унифицированной формы не существует, поэтому при составлении структуры необходимо следовать стандартам ГОСТа.

Разрабатывать структуру должен менеджер по персоналу, то есть человек, обладающий нужными знаниями, опытом, информацией о рынке, состоянии организации.

«Структура и штатная численность» согласовывается с руководителями структурных подразделений.

Данный документ служит основанием для подготовки штатного расписания.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) 3 780 Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Нврi = Топi × (1 + К : 100), где: Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;Топi – норматив времени на единицу измерения;К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности. Коэффициент К принят равным восьми (п. 1.7 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78). Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Тi = Нврi × Vi, где: Тi – трудоемкость нормируемых работ;Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;Vi – объем работ за год.

В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы. При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения организации необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели. Среди нормативных документов, которые бы определяли персональный и численный состав работников можно, например, назвать следующие: • постановление Минтруда России от 26 сентября 1995 г.
№ 56, которым утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтер скому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях; • постановление Минтруда России от 22 января 2001 г.

Кто утверждает структуру предприятия

Таким образом, при оформлении штатного расписания и указании названий должностей следует учитывать, что на эти должности в общем случае могут быть назначены как мужчины, так и женщины, а значит, название должности по возможности должно быть универсальным. Например, при отражении должности заведующих рекомендуется указывать в штатном расписании именно не «заведующая отделом», а «заведующий отделом», чтобы такое наименование соответствовало любому сотруднику независимо от его пола. Вместе с тем, необходимо помнить, что ряд должностей не могут быть поименованы произвольно.

Речь идет о должностях, работа в рамках которых связана с предоставлением льгот и компенсаций. В штатном расписании должности таких сотрудников должны быть поименованы в точном соответствии с должностями, приведенными в единых квалификационных справочниках или профессиональных стандартах.
Его не удастся применить, если речь идет о должности, работа по которой связана с предоставлением дополнительных льгот и гарантий: допотпусков, льготной пенсии, надбавок и т. п. Такие должности не могут именоваться в штатном расписании произвольно. Их названия должны четко соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам (ч.
2 ст. 57 ТК РФ). Пример приема нового сотрудника в период изменения штатного расписания В штатном расписании организации ООО «Альфа» есть две штатные единицы по должности «Бухгалтер» с окладом 60 000 руб. Одна из единиц вакантна. В должностные обязанности бухгалтера помимо прочего входит кассовая работа. Для повышения эффективности работы в организации запланированы организационные изменения и введение в штатное расписание отдельной должности «Кассир».

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организации и другие документы. • приказ Госстроя России от 1 октября 1999 г. № 69, которым утверждены Нормативы численности работников, занятых техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава автомобильного транспорта, строительных и специальных машин на предприятиях и в организациях жилищно-коммунального хозяйства; • приказ Госстроя России от 22 марта 1999 г. № 65, которым утверждены Нормативы численности рабочих котельных установок и тепловых сетей; • приказ Минтопэнерго России от 27 июля 1998 г. № 252, которыми утверждены Нормативы численности промышленно-производственного персонала тепловых электростанций; Следует учитывать, что согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г.

Кто подписывает структуру предприятия

ВажноТак, в федеральных госорганах распределение должностей по отделам происходит с учетом предельной утвержденной численности сотрудников и бюджета учреждения (см., например, п. 10.5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 2004 г. № 395, п. 9.5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 28 мая 2008 г. № 400). В федеральных казенных учреждениях – с учетом предельной утвержденной для них численности. Вопрос из практики: может ли отдел состоять из одного сотрудника Трудовое законодательство не запрещает работодателю создавать структурные подразделения (например, отдел, участок и т.
д.), состоящие только из одного сотрудника. Вместе с тем, создание структурного подразделения по общей логике предполагает наличие нескольких сотрудников, работающих в нем, и их вертикальную подчиненность руководителю такого подразделения.

ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Для приведенного выше примера получится так: «Финансовый директор Личная подпись А.В. Глебова». Для подтверждения своих полномочий на подписание документов рядом с подписью дополнительно можно сделать ссылку на приказ, по которому сотруднику временно поручено замещать другого сотрудника и исполнять его обязанности.

Вопрос из практики: можно ли при оформлении штатного расписания в названиях должностей использовать заимствованные английские слова или слова других иностранных языков (например, IT-директор, HR-менеджер и т. п.) Государственным языком России является русский язык (ч. 1 ст. 68 Конституции РФ). Кадровые документы организации, в том числе штатное расписание, следует вести именно на нем с указанием наименований должностей на русском языке (ч. 2 ст. 1 Закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ).
На практике в подавляющем большинстве средних и малых предприятий документ, нормативно закрепляющий структуру и штатную численность, либо отсутствует вообще либо имеет форму схемы, определяющей иерархию служебных связей между структурными подразделениями либо их производственную взаимосвязь (потоки информации и отчетности). Такая схема представляет собой перевернутое двухмерное дерево и описывает линейно-функциональный тип организационного построения организации. Однако из теории управления известны и другие более сложные типы организационного построения, такие как матричная и проектная, которые являются многомерными. Соответственно схематичное изображение многомерной структуры организации на бумажном носителе (документе) практически нереально.

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх