Входящая корреспонденция срок хранения

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988; 2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вид документа Организации Срок хранения Основание
  • Бухгалтерский учет и отчетность
    • Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
    • Документы учетной политики
    • Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
  • Первичные учетные документы
    • Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
    • Путевые листы
    • Документы по расчетам с персоналом по оплате труда
    • Инвентаризационные описи
    • Документы по основным средствам
  • Договоры и контракты
  • Налоговый учет и отчетность
    • Общие вопросы
    • Налоговые декларации
    • Налог на добавленную стоимость
    • Налог на доходы физических лиц
    • Налог на прибыль организаций
    • Упрощенная система налогообложения
    • Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
    • Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
    • Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
    • Акцизы
    • Налог на добычу полезных ископаемых
    • Региональный инвестиционный проект
  • Кадровые документы
    • Общие вопросы
    • Документы по учету кадров
    • Документы по учету рабочего времени
    • Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
    • Должностные инструкции
  • Документы по охране труда
  • Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
    • Азартные игры
    • Аудиторская деятельность
    • Банковское дело
    • Банкротство
    • Валютный контроль
    • Внешнеэкономическая деятельность
    • Гостиничный бизнес
    • Деятельность на рынке ценных бумаг
    • ЖКХ
    • Инвестиционная деятельность
    • Интернет
    • Клиринговая деятельность
    • Космическая деятельность
    • Лотереи
    • Медиация
    • Медицина и фармацевтика
      • 1. Медицинская документация
      • 2. Фармацевтическая деятельность
      • 3. Биомедицинские клеточные продукты
    • Оборот наркотических средств
    • Оборот оружия
    • Образование, наука, культура
    • Общественное питание
    • Оказание платежных услуг. Расчеты
    • Охрана окружающей среды
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Использование и охрана недр
      • 3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
      • 4. Охрана атмосферного воздуха
      • 5. Рыболовство
        • 5.1. Общие вопросы
        • 5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
        • 5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
        • 5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
      • 6. Животноводство
    • Оценочная деятельность
    • Промышленная деятельность
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Нефтяная и газовая промышленность
      • 3. Угольная промышленность
      • 4. Машиностроение и металлообработка
      • 5. Пищевая промышленность
      • 6. Иные отрасли промышленности
      • 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
    • Промышленная и радиационная безопасность
      • 1. Промышленная безопасность
      • 2. Радиационная безопасность
    • Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем
    • Реклама
    • Связь
    • Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство
    • СМИ
    • Страхование
    • Строительство
    • Таможенное дело
    • Техническое регулирование
    • Торговля
    • Транспорт
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Железнодорожный транспорт
      • 3. Водный транспорт
      • 4. Воздушный транспорт
      • 5. Автомобильный и городской транспорт
      • 6. Трубопроводный транспорт
    • Туризм
    • Частная детективная и охранная деятельность
    • Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан
    • Энергетика

Открыть полный текст документа

Внутренняя переписка в организации

В разделе Прочие юридические вопросы на вопрос Подскажите пожалуйста, сколько лет должна хранится вход. /исход. корреспонденция в организации и чем это регламентируется заданный автором Мистер Тетра лучший ответ это Сроки хранения документов определяются по специальным перечням.
В настоящее время мы пользуемся Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.11.2000 г. (далее по тексту – Перечень) . Он включает документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления. Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе таких документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.
При определении сроков хранения переписки необходимо ориентироваться не на вид документа (письмо) , а на его содержание ­­­(т. е. на управленческую функцию, которую обслуживает переписка) .
В Перечне для писем, документирующих различные направления ­деятельности, различными статьями предусмотрены разные сроки.
Пример 1
Срок хранения 5 лет (ЭПК) установлен статьей 12 Перечня для переписки с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ­по основным вопросам деятельности.
Такой же срок хранения установлен Перечнем для:
переписки по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, ­сертификации, приватизации, акционировании (статья 41);
переписки о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий (статья 53);
переписки о разработке и ходе выполнения целевых программ (статья 83);
переписки по вопросам ценообразования (статья 103).
5 лет (без дополнительной полистной экспертизы по окончании срока хранения всего дела) Перечень требует хранить:
переписку о лимитах и экономических нормативах (статья 110);
переписку о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов (статья 126);
переписку о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др. ) (статья 152);
переписку о выплате заработной платы (статья 156);
гарантийные письма (статья 158).
А вот переписку по оперативным правовым вопросам деятельности можно хранить всего 3 года (статья 62 Перечня) .
Переписку же о вступлении в международные организации (объединения) Перечень требует хранить постоянно (статья 211).
Что касается сроков хранения служебных записок, необходимо отметить, что сегодня такой вид документа редко употребляется. В соответствующих случаях рекомендуется использовать докладные либо объяснительные записки.
При определении сроков хранения этих документов необходимо также ориентироваться не на вид документа (докладная или объяснительная записка) , а на его содержание (т. е. на управленческую функцию, которую обслуживает документ) .
В Перечне для записок, документирующих различные управленческие действия, различными статьями определены разные сроки.
Пример 2
Вот что записано в Перечне:
в статье 11: докладные записки по разработке и применению правил, инструкций, регламентов, методических рекомендаций следует ­хранить 3 года после утверждения документов (ЭПК) ;
в статье 39: докладные записки по основной отраслевой (специфической) деятельности организации – постоянно;
в статье 42: докладные записки об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации, – постоянно;
в статье 55: докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан – 5 лет.
Срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках сотрудников составляет 5 лет (согласно статье 6-б указанного Перечня

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх