Заключение договора по электронной почте

Условия признания юридической силы за подписываемыми простой электронной подписью договорами

  • Так или иначе должно следовать, что ваш электронный документ сoпрoвoждaeтcя электронной подписью. Чтобы простой электронной подписью считался сам электронный адрес (e-mail), следует прямо предусмотреть это в соглашении, что все электронные письма, направляемые с электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail-адресом).
  • Из вашего соглашения об использовании электронных подписей (оно может быть отдельным соглашением о применении электронных подписей или частью основного договора) должно ясно следовать, как определить лицо, которое ставит электронную подпись, т.е. как сопоставить конкретную электронную подпись и конкретное лицо (контрагента по сделке).
  • В соглашении об использовании электронных подписей должна быть предусмотрена обязанность сторон сохранять конфиденциальность своей электронной подписи (например, не передавать пароль, не передавать доступ к электронной почте и т.д.).

Обращаю внимание на юридические комментарии Заключение договора в электронной форме и Закон об электронной подписи – новая веха в развитии электронного документооборота — там вы найдете рекомендации по оформлению сделок через Интернет, не все из которых дублируются здесь.

Порядок заключения договора в электронной форме

Вы составляете ваш основной договор, как составляли бы его для собственноручного подписания, но добавляете пункт об электронной подписи. Например, в такой формулировке:

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами – дoкyмeнтaми, направленными по электронной почте (e-mail), и признают их равнозначными дoкyмeнтaм на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, т.к. только сами Стороны и уполномоченные ими лица имеют доступ к соответствующим адресам электронной почты, указанным в Договоре в реквизитах Сторон и являющимся электронной подписью соответствующей Стороны. Доступ к электронной почте каждая Сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность.

И конечно, в реквизитах договора следует указать свои имейл-адреса. Помните, что сторону в договоре надо индивидуализировать так, чтобы не было потом сомнений в том, кто является вашим контрагентом. Желательно указывать паспортные данные и место жительства. Номер мобильного телефона тоже лишним не будет.

Лицо, предлагающее заключить договор в электронной форме, направляет полностью заполненный файл с договором (в формате PDF или в теле электронного письма) по электронной почте. Если договор отправляется в виде файла не лишним будет продублировать текст в теле самого электронного письма (в практических целях). Из этого письма должно явно следовать, что это подписанная оферта, а не побуждение к обсуждению условий. Указываете в письме, что следует сделать получателю, чтобы его согласие имело юридическую силу.

В ответном письме, конечно, должен содержаться полный текст договора (либо в самом теле письма, либо в качестве все того же приложенного файла), а также из текста должно следовать согласие на полное принятие условий договора.

Пока я бы рекомендовал прикладывать к письму отсканированный договор, подписанный собственноручно, т.к. в целях отчетности (например, для налоговой) часто достаточно обычной копии документа – тогда вам не придется объяснять, что документ подписан электронной подписью, у вас будет как бы копия собственноручно подписанного документа. Это рекомендация направлена на облегчение взаимоотношений с государственными органами, а также усиление позиций сторон.

Существенным моментом в плане доказательств является то, что все пересылаемые по электронной почте договоры и иные документы необходимо сохранять на почтовом сервере. Корпоративные сервера или сервера хостинг-провайдера, как представляется, вызовут в случае спора меньшее доверие, чем сервера такого почтового гиганта, как Google (электронная почта Gmail).

Именно по причине крайне низкой достоверности такого доказательства, как переписка в мессенджерах (т.к. сообщения хранятся не на стороннем сервере, а только на Вашем компьютере), я бы не рекомендовал обмениваться юридически значимыми сообщениями только в мессенджере. Если у Вас состоялся в ICQ юридически значимый диалог (уточнены условия заказа или высказаны замечания по результату и т.п.), то скопируйте его в электронное письмо и вышлите Вашему контрагенту. Желательно, чтобы он еще и подтвердил высланную переписку.

Юридическая сила электронного договора

Договор, подписанный простой электронной подписью, считается заключенным в письменной форме. Электронная форма договора не является самостоятельной формой, а представляет собой вид письменной формы договора (наравне с бумажной письменной формой).

Если же Вы не включаете в Вашу переписку условие о признании электронного адреса простой электронной подписью, то такие документы не будут считаться подписанными, а договор, соответственно, не будет считаться заключенным в письменной форме (в отсутствие подписи), однако такие документы не потеряют юридическую силу письменных доказательств и на основании ст. 162 Гражданского кодекса, если законом прямо не предусмотрено такое последствие несоблюдение письменной формы сделки, как ее ничтожность, в доказательство условий Вашей сделки (неподписанного договора) Вы можете ссылаться как раз на такие письменные доказательства.
Статьи 161 и 162 Гражданского кодекса

Статья 161. Сделки, совершаемые в простой письменной форме

1. Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки.

2. Соблюдение простой письменной формы не требуется для сделок, которые в соответствии со статьей 159 настоящего Кодекса могут быть совершены устно.

Статья 162. Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

2. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.

3. Несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет недействительность сделки.

Так, для договора оказания услуг не предусмотрена его ничтожность при несоблюдении письменной формы.

Можно дать еще много рекомендаций, однако, как бы банально это ни звучало, лучше получить индивидуальную юридическую консультацию, в результате которой для вас будет разработана схема оптимальная именно для вашей деятельности, для вашего Интернет-проекта, что позволит избежать не только возможные юридические ошибки, влекущие, например, отказ в признании юридической силы за заключенной вами через Интернет сделкой, но и максимально сократит возможные проблемы с доказыванием юридической силы такой сделки.

* Актуальность ответа проверена на соответствие законодательству, действовавшему на 30.10.2012.

Прочтений: 142127.

Как правильно заключить договор по электронной почте?

Электронная почта – удобный инструмент взаимодействия с контрагентами. Порой заказчику нужно срочно поставить товар, а заключить договор в обычной письменной форме не представляется возможным. И стороны в подтверждение своих намерений обмениваются “сканами” договора по электронной почте. Но как правильно заключить договор по электронной почте? Как он должен быть подписан и будет ли он иметь юридическую силу? На эти вопросы мы ответим в настоящей статье.

При ответе на этот вопрос мы рекомендуем придерживаться соблюдения определенных условий. Мы, конечно, не даём гарантии, что их неукоснительное соблюдение избавит вас от риска признания договора незаключенным, но существенно его уменьшит.

  1. Укажите в договоре адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами при исполнении контракта.Если их не указать, то суд при рассмотрении спора может и не прийти к выводу, что переписка или договор исходит от вашего контрагента. Многочисленные споры так и остались неразрешенными по причине отсутствия адресов электронной почты в договоре.
  2. В деловой переписке используйте только адреса электронной почты, указанные в договоре. Бывают такие случаи, когда письма неоднократно пересылаются и в итоге вы получаете ответ от лица, адрес электронной почты которого не указан в договоре. Старайтесь всегда соблюдать это простое правило. Особенно, если вы получаете какие-то юридически значимые сообщения или документы. При наличии сомнений запросите подтверждение полномочий лица, на общение с вами по договору. При необходимости можете заключить дополнительное соглашение к договору и прописать новый адрес электронной почты, по которому предполагается взаимодействие.
  3. Сохраняйте историю писем и переписки на сервере. История вашей переписки поможет пролить свет на ваши взаимоотношения, цели, которые стороны преследовали при заключении договора и быть полезным инструментом в случае возникновения каких-то спорных моментов. Крайне не рекомендуем хранить письма на локальном сервере, если у вас на постоянной основе не осуществляется резервное копирование. В случае выхода из строя сервера, при отсутствии договора на бумажном носителе, вы рискуете остаться и без договора, и без переписки с контрагентом.
  4. Проверьте привязан ли адрес электронной почты вашего контрагента к их домену. Почта, которая находится на доступном для рядовых пользователей сервере, вроде mail.ru или gmail.com, не внушает особого доверия. Особенно, если не содержит официального названия организации в адресе. Если же почта будет привязана к домену, то у суда не будет причин считать, что переписка исходят от какого-то другого лица. Официальный сайт, официальная почта – всё будет указывать на вашего контрагента.
  5. Проверьте представлен ли на официальном сайте адрес электронной почты, который планирует использовать другая сторона. Если ваш контрагент предлагает указать в договоре другой адрес электронной почты, нежели тот, который используется им в повседневной жизни, то есть повод задуматься о причинах такого поведения. В любом случае лучше подстраховаться и указать в договоре официальный адрес электронной почты вашего контрагента.
  6. Убедитесь, что письма вашего контрагента содержат подписи лиц, их отправляющих. Соблюдение данного правила позволит понять от кого исходит то или иное сообщение и оценить полномочия лица. Если же у вас возникнут сомнения вы всегда сможете запросить дополнительное подтверждение.

Как должен быть подписан договор по электронной почте?

Итак, вы составили договор, указали адреса электронной почты сторон, проверили, что ведете переговоры с уполномоченным представителем контрагента, и готовы выслать договор на подписание. Но не торопитесь его отправлять, прежде чем не выполните предварительную подготовку договора. Ваша задача – чтобы договор был надлежащим образом подписан и отсканирован другой стороной.

  1. Оставьте в нижней части каждой страницы договора место для того, чтобы другая сторона могла поставить свою подпись и расшифровку. Не забудьте напомнить контрагенту о необходимости подписать каждую страницу договора. Обычно люди просто забывают об этом и ставят подпись только на последней странице.
  2. Попросите выслать “сканы” каждой страницы договора в разрешении не менее 200 точек на дюйм в цветовом режиме “Оттенки серого” (“Gray Scale”). Чем выше качество документа, тем проще будет установить подлинность подписей и убедить суд в том, что договор был заключен надлежащим образом, а стороны постарались предусмотреть всё, чтобы исключить риск признания договора незаключенным. Мы рекомендуем использовать цветовой режим “Оттенки серого” или “Gray Scale”, так как арбитражные суды принимают только такие документы. Также они принимают сканы документов, выполненные в черно-белом варианте, но как показывает практика, в этом режиме не всегда видна печать организации. При использовании цветового профиля “Оттенки серого” такая проблема встречается только на тусклых печатях организаций.

Будет ли договор, заключенный по электронной почте, иметь юридическую силу?

При соблюдении указанных выше требований вы существенно снизите риски признания договора незаключенным. Но можно ли быть уверенным, в том что заключенный таким образом договор будет иметь юридическую силу? К сожалению, утвердительно ответить на этот вопрос мы не можем. В случае неисполнения другой стороной обязательств вы можете столкнуться с риском того, что суд не признает договор заключенным. Особенно, если другая сторона будет отрицать факт совершения сделки или приводить аргументированные доводы в обоснование своей позиции. Не факт, конечно, что ей это удастся, так как суд будет анализировать переписку, другие документы, подписанные сторонами (например, счета-фактуры, товарные накладные, акты приема-передачи, акты сверки и т.д.) и вполне может прийти к выводу, что между сторонами договор всё же был заключён. Но риски всё равно будут сохраняться на весь период действия договора, пока не изменится судебная практика или пока в гражданское законодательство не внесут соответствующие изменения.

Поэтому, если вы хотите избежать подобных рисков, мы рекомендуем обмениваться оригиналами документов сразу после получения договора, подписанного по электронной почте. Если у вас будет на руках экземпляр договора на бумажном носителе с оригинальной подписью и печатью, риск признания договора незаключенным останется в прошлом.

Если вы столкнулись со спорной ситуацией и хотите проконсультироваться с юристом, то вы всегда можете задать вопрос нашему онлайн-консультанту, написать через форму обратной связи или оформить заказ на юридическую консультацию. Мы будем рады вам помочь!

Заключение договора по электронной почте

АССОЦИАЦИЯ РОССИЙСКИХ БАНКОВ
19 декабря 2012 года
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАКЛЮЧЕНИЮ ДОГОВОРОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Для заключения договора в электронной форме (например, при осуществлении дистанционного банковского обслуживания) необходимо, по общему правилу, выполнить два требования закона.Во-первых, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ сделка должна быть подписана лицом ее совершающим. При заключении договора в электронной форме может быть использована электронная подпись (простая или усиленная) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).Помимо электронной подписи ст. 160 ГК РФ допускает применение других аналогов собственноручной подписи субъектов права. В качестве таких аналогов могут служить, например, коды пользователей системы «Рейтер», код дилера, различные шифры, персональный идентификационный номер владельца кредитной или дебетовой платежной карты (PIN-код). Они выполняют ту же роль, что и электронная подпись, когда применение последней невозможно или нецелесообразно.Во-вторых, при заключении договора в электронной форме необходимо, чтобы сторона, получающая оферту или акцепт, смогла достоверно установить, что документ исходит от другой стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Если использовать терминологию ст. 2 Унифицированных правил ICC для гарантий по требованию (публикация МТП N 758) в редакции, действующей с 1 июля 2010 года (далее — URDG 2010), то такой документ будет называться аутентифицированным.Например, система S.W.I.F.T. может выдавать справки о том, что соответствующее сообщение отправлено конкретным абонентом.Настоящие рекомендации определяют порядок выполнения указанных требований законодательства, а также посвящены некоторым специальным случаям их применения.1. Акцепт оферты в виде совершения акцептантом действий, направленных на выполнение указанных в оферте условий договора (п. 3 ст. 438 ГК РФ), допускается и в тех случаях, когда оферта получена акцептантом в электронной форме.Пунктом 3 статьи 434 ГК РФ предусмотрено, что требование о письменной форме договора считается соблюденным, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 ГК РФ. В соответствии с указанной нормой совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом (акцепт путем исполнения).Поскольку применение правила об «акцепте путем исполнения» не ограничено только сферой документооборота на бумажных носителях, правило п. 3 ст. 438 ГК РФ может применяться и в случае оформления заявления клиента об оказании ему финансовой услуги (оферта) в электронной форме. В этом случае «акцепт путем исполнения» оферты может быть выражен, например, в действиях банка по зачислению соответствующей суммы на счет заемщика, указанный в оферте.2. Договоры в электронной форме, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью могут быть приравнены по юридической силе к договорам на бумажных носителях только при условии, что они заключены во исполнение ранее заключенных сторонами рамочных договоров, которые предусматривают такой порядок заключения последующих договоров.В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны также соответствовать требованиям статьи 9 Закона об электронной подписи.В настоящее время отсутствуют нормативные правовые акты, из которых следует признание равной юридической силы электронных документов, подписанных простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, и «бумажных» документов, подписанных собственноручной подписью их составителей. Следовательно, равная юридическая сила договоров в электронной форме и на бумажных носителях в рассматриваемых случаях может быть основана только на ранее заключенных сторонами рамочных договорах, которые допускают такой порядок заключения последующих договоров.Поэтому кредитным организациям, которые предполагают постоянно заключать с клиентами договоры в электронной форме и подписывать их простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, рекомендуется предварительно заключить рамочный договор на бумажном носителе с собственноручными подписями сторон. В этом договоре необходимо согласовать условие об одинаковой юридической силе договоров, в электронной форме, подписанных простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью сторон, и договоров на бумажных носителях, подписанных их собственноручными подписями.Закон об электронной подписи устанавливает дополнительные требования к содержанию рамочного договора о заключении в будущем договоров в электронной форме, подписанных простой электронной подписью. Такой договор должен предусматривать:1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, на основании простой электронной подписи (ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи);2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи).3) порядок проверки подлинности электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).Дополнительные требования к рамочному договору о заключении в будущем договоров в электронной форме, подписанных усиленной неквалифицированной подписью, в законодательстве отсутствуют.3. В случае использования квалифицированной электронной подписи при заключении договора в электронной форме, необязательно предварительное заключение рамочного (организационного) договора, в котором стороны признают одинаковую юридическую силу договоров, заключенных на электронном и бумажном носителе.В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключения могут быть установлены федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.Следовательно, когда стороны используют квалифицированные электронные подписи, заключенные ими договоры в электронной форме имеют равную юридическую силу с договорами на бумажных носителях непосредственно в силу закона. Поэтому контрагентам не обязательно заключать рамочные договоры на бумажных носителях, в которых имеется условие о том, что стороны признают одинаковую юридическую силу договоров в электронной форме и на бумажных носителях.4. Доказательством составления стороной по договору документов (в т.ч. оферты, акцепта) в электронной форме (п. 2 ст. 434 ГК РФ) может являться квалифицированная электронная подпись отправителя документа (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В этом случае не требуется дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору.Документы в электронной форме, подписанные квалифицированной электронной подписью, полностью приравниваются по юридической силе к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручными подписями их авторов (ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи). Электронная квалифицированная подпись позволяет достоверно определить лицо, подписавшее электронный документ (ст. 5 Закона об электронной подписи).Поэтому наличие электронной квалифицированной подписи в документе в электронной форме, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, т.е. «исходит от стороны по договору» (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Такой вывод, однако, является юридической презумпцией, которая может быть опровергнута, например, в ходе судебного процесса.5. Если при заключении договора в электронной форме стороны используют простую электронную подпись, усиленную неквалифицированную электронную подпись или иной аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), то акцептант и оферент должны дополнительно располагать доказательством того, что полученная ими оферта/акцепт составлена и отправлена стороной по договору.В соответствии с ч. 2 ст. 5 Закона об электронной подписи простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.В соответствии с ч. 3 ст. 5 Закона об электронной подписи неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;4) создается с использованием средств электронной подписи.В отличие от квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 5 Закона об электронной подписи) простая электронная подпись и неквалифицированная электронная подпись не позволяют сделать это в достаточной степени достоверно.В этой связи при заключении договора в электронной форме по электронным каналам связи оферент и акцептант должны располагать дополнительными доказательствами о том, что соответствующая оферта или акцепт отправлены конкретным лицом.6. При заключении договора в электронной форме допускается использование любых технологий и технических устройств, обеспечивающих создание документа в цифровом виде.Гражданский кодекс Российской Федерации не устанавливает обязанности сторон использовать при заключении договора в электронной форме какие-либо конкретные информационные технологии и (или) технические устройства. Аналогичное правило содержится, например, в пункте 2 статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ), согласно которому одним из принципов использования электронной подписи является возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования, установленные для конкретных видов электронных подписей.Таким образом, виды применяемых информационных технологий и (или) технических устройств должны определяться сторонами самостоятельно. Например, они могут согласовываться в заключенном сторонами рамочном договоре, определяющем порядок и условия заключения последующих договоров в электронной форме.К числу информационных технологий, которые могут использоваться при заключении договоров в электронной форме, в частности, относятся:- технологии удаленного банковского обслуживания (интернет-банк, банк-клиент и т.п.);- обмен письмами по электронной почте;- использование СМС-сообщений.К числу технических устройств, например, относятся:- персональный компьютер;- платежные терминалы и банкоматы;- планшеты для формирования факсимильной подписи;- сканеры отпечатков пальцев для формирования ключей электронной подписи;- смартфоны и т.п. устройства связи.7. Разные экземпляры одного и того же договора, для которого законодательством предусмотрена простая письменная форма, допустимо формировать на разных носителях, т.е. в электронной форме и на бумажном носителе.Гражданский кодекс Российской Федерации не устанавливает запрета на совмещение нескольких способов заключения договора в простой письменной форме. Например, один экземпляр договора может существовать на бумажном носителе, а другой экземпляр этого же договора — в электронной форме.8. Кредитный договор может быть подписан простой электронной подписью сторон.Частью 3 ст. 6 Закона об электронной подписи предусмотрено, что электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Необходимость в проставлении печати может следовать из федеральных законов, принимаемых в соответствии с ними нормативных правовых актов или обычаев делового оборота.Поскольку законодательство не содержит требований об использовании печати юридического лица при оформлении договоров, допустим вывод, что договоры в электронной форме не обязательно должны быть подписаны усиленной электронной подписью.Таким образом, кредитный договор может быть подписан простой электронной подписью сторон.

(Публикация Международной торговой палаты N 458)»

Записи созданы 2145

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх