Заполненная трудовая книжка

Содержание

Нормативная база

Согласно ст.16 ТК РФ между исполнителем должностных обязанностей и работодателем возникают отношения в момент подписания приказа о зачислении.

Для заключения трудового договора по букве закона физическое лицо должно представить:

  • свой паспорт (в случае, когда это по любым причинам невозможно – иной документ, удостоверяющий личность);
  • трудовую книжку (если человек устраивается на свое первое место работы, она предоставляется непосредственно организацией работодателем);
  • СНИЛС;
  • все имеющиеся документы об образовании и прочие справки, подтверждающие степень квалификации;
  • военный билет.

Предприятие может выдвигать собственные требования к пакету документов, необходимому для устройства в офис.

Это право проистекает из ст.65 ТК РФ.

Трудовая книжка особенно важна для строго учета занятости. Отвечать за ее сохранность и своевременно заполнение должен сам владелец.

По закону, принимающая его на должность фирма обязуется выдать этот формуляр работнику в двух случаях:

  • При первичном поступлении на работу.
  • Если документ был утерян.

Заполняется трудовая книжка согласно нормам, установленным в ст.66 ТК РФ. Не допускается замена формуляра на любые иные виды документов.

Информация, подлежащая внесению в трудовую книжку, специфицирована в ч.4 ст.65 ТК РФ.

Так, на страницы формуляра в обязательном порядке вносятся личные данные владельца, указывается занимаемая им на предприятии должность, сведения о всех перемещениях внутри предприятия, значительных событиях: награждениях, переводе, увольнении и зачислении.

Ведение данного документа должно осуществляться по правилам, установленным в Федеральном законе от 29.12.2006 N 255-ФЗ.

Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.

Алгоритм заполнения формуляра указан в специальном Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Оформлять и заполнять трудовые книжки по правилам действующего законодательства Российской Федерации могут только организации и частные предприниматели.

После поступления на работу трудовая книжка передается в отдел кадров предприятия-нанимателя, и во все время, пока частное лицо трудится на этом предприятии, отвечают за хранение формуляра, его своевременное заполнение именно его сотрудники.

При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику, и, тем самым, он отвечает за документ до момента, пока не устроится на новое место работы.

При этом он должен расписаться в личной карточке и книге учета предприятия.

Заполнять страницы формуляра самостоятельно он не имеет права.

Отдел кадров в крупной фирме занимается учетом трудовых книжек рабочих. В более мелком предприятии такими полномочиями может быть наделен бухгалтер, секретарь или иное должностное лицо, официально уполномоченное на это приказом.

Кто заполняет, если нет кадровика?

В случае если на предприятии нет кадрового отдела или специально уполномоченного на совершение подобных действий лица, оформление, заполнение и необходимое исправление данных в трудовой книжке осуществляет непосредственно директор организации либо официально уполномоченное им лицо, обладающее необходимой квалификацией.

Когда открывается?

Трудовая книжка в обязательном порядке открывается в момент устройства на первую официальную работу.

В этом случае на имя работодателя следует написать заявление с просьбой об оформлении формуляра на имя нового работника.

Первое заполнение новой книжки производится в течение одной недели после подачи заявления в произвольной форме.

Осуществляться оно должно только в присутствии лица, на которое оформляется документ, так как в этот момент вносятся все основные сведения личного порядка, и они должны быть оформлены корректно.

Образец заполнения трудовой книжки в 2019 году

Теперь давайте разберем основные моменты по заполнению трудовой книжки.

Инструкция и основные правила

Оформление трудовой книжки осуществляется согласно специальной инструкции Минтруда. С ее основными положениями полезно будет ознакомиться, чтобы не совершать ошибок, а так же, чтобы убедиться в том, что ведение формуляра производится по всем правилам.

При первом заполнении трудовой на титульный лист обязательно должны быть перенесены следующие данные:

  • Ф.И.О сотрудника, так, как они записаны в предъявленном удостоверении личности.
  • Полная дата рождения.
  • Данные о полученном образовании
  • Если человек имеет диплом специалиста, то, на основании этого документа, вносятся сведения о профессии и специальности.

Трудовая служит наиболее полным и актуальным отражением рабочего пути сотрудника, поэтому все значительные изменения в его трудовой и общественной жизни должны быть зафиксированы на страницах формуляра.

В обязательном порядке отражаются следующие моменты:

  • факт приема сотрудника в штат с указанием точного названия занимаемой на данный момент должности;
  • факт перевода на другую должность, понижения или восстановления в прежней должности;
  • перевод на другое предприятие;
  • нарушение правил предприятия, установленного режима труда;
  • премирование за особые заслуги;
  • смена фамилии и имени;
  • дополнительно полученное образование, курсы;
  • изменения в названии организации работодателя;
  • факт увольнения с указанием причины.

Графы трудовой книжки заполняются в строгом порядке:

  1. Каждой графе, за исключением раздела «Сведения о работодателе», присваивается порядковый номер.
  2. В соответствии с приказом о внесении изменений проставляется дата в формате число/месяц/год.
  3. Вносится непосредственно информация.
  4. Указывается номер и реквизиты, дата выписки приказа о внесении изменений в формуляр работника.

Какой ручкой заполнять?

Согласно пункту 1.1 инструкции, записи вносятся черными, синими, фиолетовыми чернилами.

Ни в коем случае не допускаются чернила иных цветов.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? Да. При заполнении страниц допустимо применение шариковой, перьевой, а так же гелевой ручки.

Все прочие письменные принадлежности не подходят для оформления формуляра и приведут к его порче.

Нумерация

Нумерация сведений в трудовой книжке, согласно установленным правилам, осуществляется строго в порядке хронологии и никак иначе.

Можно ли писать печатными буквами?

Заполнение граф с данными осуществляется прописными буквами. Существует одно исключение, а именно: при проставлении подписи сотрудника на титульном листе, можно указать свою полную фамилию и сделать это печатными буквами, во избежание возможных вопросов и путаницы.

Делать это надо аккуратно, без ошибок и помарок.

Запись делается без сокращений, все слова должны быть указаны четко, разборчиво. Сведения, необходимые для внесения, должны быть указаны в соответствующих графах по правилам заполнения, заверены подписью лица, вносящего изменения и печатью кадрового отдела, либо печатью предприятия.

Документы-основания

Это документы, которые служат основанием для внесения дополнений и изменений в трудовую книжку.

К ним относятся:

  • личные документы работника (удостоверение личности, свидетельство о заключении/расторжении брака, об образовании);
  • внутрирабочие документы (приказы о приеме на работу, об увольнении, повышении в должности, переводе и т.д).

Титульный лист

Титульник трудовой книжки следует заполнять с особой тщательностью. При наличии любых помарок и исправлений эта страница считается недействительной, книжка подлежит списанию и замене.

На первой странице указываются следующие данные:

  • Ф.И.О. полностью, как указано в паспорте;
  • дата рождения, число и год прописываются арабскими цифрами, месяц – словом;
  • на основании документа об оконченном или продолжающемся образовании записывается его уровень;
  • вносится точное название профессии и специальности, так же основываясь на информацию из документов об образовании;
  • в самом конце листа ставится дата в указанном выше формате и личная подпись владельца трудовой книжки, подтверждающая точность всех указанных данных;
  • в обязательном порядке ставится подпись ответственного лица, печать организации или отдела кадров.

Образец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

Как рассчитать отпуск авансом? Узнайте .

Прием на работу

Согласно ст.66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

При приеме на работу запись в трудовую вносится следующим порядком:

  • в первой графе проставляется порядковый номер текущей записи;
  • во второй проставляется официальная дата, с которой сотрудник считается зачисленным в штат (а не дата подписания приказа);
  • в третьей графе указывается полное и сокращенные наименования организации-нанимателя, а так же точное наименование должности, на которую назначается работник, указывается его квалификация;
  • в четвертую графу заносится номер и дата приказа о зачислении нового сотрудника в штат.

Трудовая деятельность

Все вехи трудового пути в обязательном порядке отражаются на страницах трудовой книжки.

В неё заносятся сведения о повышении квалификации, изменении статуса работника, поощрениях и наградах.

Студенту, не окончившему образования на момент поступления на работу, дополнительно вносятся сведения о полученной специальности после окончания курса и вручения диплома.

При переходе с одной занимаемой должности на другую, в трудовой осуществляется соответствующая отметка. Надо помнить, что перевод может считаться законным только в случае наличия согласия самого работника.

Различают следующие типы перевода:

  • внутренний – при этом работодатель остается прежним;
  • внешний – контракт с текущим работодателем расторгается, заключается новый трудовой договор.

Перевод может быть постоянным и временным (к примеру, с целью замещения отсутствующего сотрудника):

  • При внешнем переводе в третьей графе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей в обоих случаях.
  • При внутреннем переводе третья графа заполняется так: «переведен на должность» – с указанием оной, название отдела, если необходимо.

Внешний перевод

Внутренний перевод

По совместительству

При работе в двух организациях в трудовой книжке обязательно регистрировать только одну, но допустимо фиксирование всех текущих позиций, занимаемых сотрудником.

Для работника второй вариант наиболее благоприятен, так как позволяет добавить себе трудовой стаж, отражает опыт работы по специальности.

В некоторых случаях это невозможно – если основной работодатель возражает против дополнительной частичной занятости сотрудников.

Чтобы внести запись о дополнительной работе, сотрудник обязан представить по месту основной занятости справку, на основании которой будет сделана соответствующая отметка в трудовой.

Справка должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дата зачисления в должность;
  • реквизиты фирмы.

Со справкой подается заявление в свободной форме и заверенная директором сторонней организации копия приказа о зачислении в штат.

На основании этих документов основной работодатель издает приказ о внесении добавлений в трудовую книжку сотрудника.

Впервые принятому работнику

Делается запись на основании приказа о зачислении. В соответствующих графах указывается дата приема на работу, номер записи, название организации и занимаемая должность сотрудника, номер и дата выписки приказа.

Так же при первом поступлении на работу заполняется титульник кадровым работником организации.

Поощрения, благодарности и награды

В течение своей трудовой деятельности работник может быть премирован и награжден по различным причинам.

Обязательными к внесению на страницы трудового формуляра являются следующие события:

  • вручение государственных наград (в том числе присвоение почетного звания);
  • награждение дипломами, грамотами, знаками отличия;
  • ряд трудовых поощрений, прописанный в ТК РФ или предусмотренный внутри самой организации.

Запись делается в графе 3 раздела «Сведения о награждениях». При этом указывается кем и когда, за какие заслуги был награжден сотрудник, прописываются реквизиты документа-основания.

Так же происходит внесение записи о благодарности:

При увольнении сотрудника в графе 3 указывается основание для увольнения, записываются реквизиты приказа, на основании которого действие приведено в исполнение.

Записи, сделанные за время работы в организации, обязательно должны быть заверены подписью и печатью руководителя до того, как трудовой документ будет выдан на руки работнику.

Сокращение штата

При увольнении по сокращению штата в трудовом формуляре производится запись о сокращении сотрудника на основании приказа с приведением реквизитов данного документа.

Что делать, если ?

Как написать заявление на неоплачиваемый отпуск 1 день? Смотрите .

Может ли сгореть неиспользованный отпуск? Читайте .

Восстановление в должности

Если работник оспаривает в суде решение о его увольнении то, при вынесении благоприятного вердикта, он должен быть восстановлен в своей последней должности немедленно.

Отказ исполнения решения суда ведет к административной ответственности.

В трудовую книжку при этом вносится запись, на основании которой запись об увольнении следует считать недействительной. В качестве документа-основания указываются реквизиты исполнительного листа.

Смерть сотрудника

В случае смерти сотрудника, руководитель предприятия издает указ о расторжении трудового договора на основании факта смерти.

После этого делается подробная запись в трудовой книге на основании документов:

  • Удостоверение личности покойного (паспорт).
  • Свидетельство о смерти.
  • Уставные документы предприятия.
  • Документы, предоставленные отделом кадров.
  • Бухгалтерия.

Взыскания и выговоры

Записи о дисциплинарных взысканиях не могут быть внесены в трудовую книгу законным порядком. В формуляр можно внести запись об увольнении с указанием причины, которой может быть дисциплинарное нарушение.

Внесение изменений и исправления

Как же происходит внесение изменений и исправлений уже устаревшей информации? Разберемся.

При смене фамилии и присвоении квалификации

Если происходит смена фамилии, имении, квалификации работника, то согласно п. 2.3 Инструкции изменения вносятся следующим образом: существующая запись перечеркивается одной чертой, поверх нее вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, на основании которого было произведено изменение (например, свидетельство о заключении брака). Корректива заверяется подписью работника и печатью предприятия.

Переименование организации

Хотя изменения названия организации работодателя никаким образом не влияет на изменение условий труда работника, согласно пункту 2.2 Инструкции эта информация должна быть внесена в трудовую книжку.

Делается это следующим образом:

  • первая и вторая графы записи остаются незаполненными;
  • в третью графу заносится информация об изменении названия организации, где указывается прежнее и настоящее название в полном и сокращенном виде;
  • в четвертой графе проставляется дата и реквизиты документа, на основании которого она делается.

Запись недействительна

Если требуется исправить запись, сделанную в разделе «сведения о работе», следует помнить, что вычеркивать ее нельзя.

После записи, содержащей ошибку, делается следующая по нумерации запись, проставляется дата внесения, а в графе 3 пишется: «запись №… считать недействительной», после чего следует исправленная, верная запись.

Графа 4 заполняется двумя вариантами:

  • повторно дается сноска на номер и дату приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указывают номер и дату приказа, выданного с целью внесения изменений.

Как сделать пропущенную

Если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать.

При внесении данной записи указывается фактическая дата события. В остальном ТК заполняется по стандартному образцу.

В случае, если работодатель отказывается вносить изменения задним числом, следует обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Устные заявления не могут быть основанием для внесения записи задним числом.

Заполнили задним числом

Чем грозит внесение записей задним числом? Для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу. Таких ситуаций стоит избегать по возможности.

Делают ли запись в трудовой книжке о продлении срочного трудового договора? Узнайте из нашей статьи.

Могут ли не отпустить в запланированный отпуск? Смотрите .

Оформление дубликата

При утере книги, ее порче (когда прочесть записи на страницах становится невозможно) необходимо оформить дубликат.

Если утеря или порча произошла в момент, когда ТК находилась на руках у работника, то для восстановления документа следует обратиться к последнему работодателю.

Для этого подается заявление по установленной форме, которое рассматривается в течение 15 рабочих дней. Дополнительно может потребоваться представить все имеющиеся сведения о предыдущих местах работы: справки о зачислении, увольнении, карьерных передвижениях, приказах.

В новой трудовой книжке на титульном листе вверху проставляется слово «Дубликат», далее титульник заполняется по стандартному образцу.

На первом развороте проставляется общий стаж труда, далее специфицированные сведения о местах работы на основании представленных справок.

В случае если порча или утрата трудовой произошла по вине нынешнего нанимателя, на него ложится ответственность по сбору сведений и восстановлении информации, касающейся трудовой истории работника.

Работодатель не отдает трудовую книжку. Что делать? Узнайте из статьи.

Законно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Смотрите .

В каких случаях требуется справка об отпуске с места работы? Читайте .

Нюансы

Как и каждый другой документ, трудовая книга имеет свои нюансы оформления и заполнения. Рассмотрим основные из них.

Вносятся ли записи индивидуальным предпринимателем на себя и работников?

ИП может вносить данные в трудовую книжку на себя самостоятельно в том случае, если он зарегистрирован как юридическое лицо и получил соответствующий статус руководителя организации.

Это дает ему право так же вносить записи в ТК своих сотрудников.

Если ИП совмещает свою деятельность с работой на другом предприятии, то в той фирме на него ведется формуляр как на обычного сотрудника, что не освобождает предпринимателя от обязанности уплаты налога на частный бизнес.

При заполнении ТК вместо названия организации проставляется «ИП», далее указывается полное имя работодателя.

Какие данные вносятся госслужащим?

При поступлении на государственную службу трудовая книжка заполняется в обычном порядке, только вместо наименования организации в графе номер 3 указывается структурное подразделение органа государственной власти.

Название должности нового работника указывается в соответствии с реестром должностей государственной гражданской службы.

Можно ли вносить записи самостоятельно?

Согласно закону, вносить любые правки и делать новые записи самостоятельно частное лицо не имеет права. Однако есть исключение.

Если работник был премирован сторонней или вышестоящей организацией и получил приказ о занесении выписки об этом в ТК, но запись об этом факте не была сделана до того, как он уволился с последнего места работы, он имеет право внести данную запись сам, руководствуясь образцом.

Обязательно ли должна быть голограмма?

Голограмма является дополнительным средством защиты документа от его подделки. Вклеивать ее в ТК не обязательно, однако работодатель может внести данный элемент в формуляр.

Четкое место для вклейки голограммы не указано Законодательством, однако чаще всего она вносится на титульник трудовой книжки.

Возможно ли внесение данных без печати?

Нет, печать кадрового отдела в обязательном порядке должна заверять сделанную запись.

В 2019 году стал актуальным вопрос, нужна ли именно печать предприятия? Это необязательно. Она может быть проставлена в том случае, если кадровиков в организации не имеется. Тогда запись заверяется личной печатью директора или официальной – организации.

>Правила заполнения трудовой книжки

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Руководитель организации

Пример внесения записи в трудовую книжку о назначении на должность руководителя акционерного общества

Пример внесения записи в трудовую книжку о назначении на должность руководителя унитарного предприятия

Пример внесения записи в трудовую книжку о назначении на должность руководителя общества с ограниченной ответственностью

Пример внесения записи в трудовую книжку о переводе на должность руководителя акционерного общества, работника ранее принятого в организацию

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству (внешнему) руководителя организации

Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении руководителя организации

Оформление руководителя организации

Авторы:
Андреева В.И.
Педченко Л. А.
по материалам журнала «Справочник кадровика»

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

  • для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
  • для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

  • самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2019-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

  • каждая запись нумеруется сквозным типом;
  • вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
  • нельзя использовать сокращения;
  • дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
  • пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
  • все вносимые сведения заверяются печатью организации;
  • разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 г.

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

  • ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
  • Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
  • Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
  • Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
  • Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
    Подпись владельца и кадровика (руководителя).
  • Печать — в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или увольнение.

Страница имеет четыре графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата внесения изменений;
  • поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
  • номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

  • в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
  • в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
  • в последнем столбце — дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора.

Как забрать трудовую книжку у работодателя? Информация — в нашей статье.

Как составляется ходатайство о приеме на работу сотрудника? Узнайте .

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

  • №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — день увольнения);
  • №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
  • №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2019-2016 г. представлен на рисунке:

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

  • №1 – порядковый номер записи;
  • №2 – дата внесения исправления;
  • №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

  • в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
  • в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Как оформить трудовую книжку впервые? Читайте в нашей статье.

Как сделать выписку из трудовой книжки? Образец записи вы найдете .

Информация про восстановление трудовой книжки через Пенсионный Фонд — .

Дубликат ТК и его оформление

Дубликат может понадобиться:

  • в случае утери книжки;
  • в результате износа или серьезных физических повреждений;
  • при наличии записей, отмененных по решению суда;
  • в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка — документ, необходимый служащим для учета стажа и занимаемых должностей.

Индивидуальный предприниматель не является работником. Самостоятельно делать запись в книжку не нужно. Учет трудового стажа ИП осуществляется с момента постановки на учет в ФНС и отчисления взносов в ПФР.

Когда ИП нанимает сотрудников, он должен соблюдать наравне с юридическими лицами правила ведения, учета и хранения ТК.

Иначе будет нести ответственность на нарушение — штраф 1000-5000 руб. или остановка деятельности на 3 месяца.

Распространенные ошибки и неточности:

  • неправильное написание ФИО;
  • неполная информация об образовании сотрудника;
  • отсутствие необходимых подписей (работника и кадровика);
  • занесение сведений в несоответствующий раздел.

Законодательство РФ изменчиво, поэтому не забывайте периодически проверять актуальность правил ведения трудовых книжек.

Проявление внимательности к работе с документами и знание особенностей внесения записей позволит избежать многих разногласий с сотрудниками и контролирующими органами.

>Правила оформления трудовой книжки

Основные правила и образец заполнения трудовой книжки в 2019 году

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

О том, куда клеить голограмму в трудовой книжке читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/4905-gde-v-trudovoi-knizhke-kleitsya-gologramma-ee-obrazets-naznachenie

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте .

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Читаем можно ли иметь две трудовые книжки одновременно по ссылке https://otdelkadrov.online/4986-mozhno-li-imet-dve-trudovye-knizhki-neobhodimost-otvetstvennost-soglasno-zakonodatelstvu.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта Приказ № 16/К от 12.08.2016 г.

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
4 06 03 2017 Уволен по причине прогула
(подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ)
Начальник отдела кадров ЗАО «Континент»: Марифов (Марифов)
Ознакомлен: Шолохов (Шолохов)
Приказ № 32 от 06.03.2017 г.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Общие правила заполнения трудовой книжки

Послужной список ведет предприятие, на котором сотрудник проработал более 5 календарных дней, а также для таких категорий сотрудников, как:

  • Кадры принятые на временную работу, оформившими на предприятии временный трудовой договор.
  • Сезонный персонал, в случае если это их основное место работы.
  • Сотрудники, оформленные на постоянной основе.
  • Сотрудники вне штата, которые подлежат обязательному социальному страхованию.

Если на работу принимается сотрудник уже имеющий трудовой стаж, то формуляр должен находиться на руках человека и при оформлении на новое место работы он обязан ее предъявить сотрудникам кадрового отдела. Работники отдела кадров тщательно проверяют подлинность предоставленного им документа, правильность указания всех паспортных данных и информации с титульной страницы.

Титульный лист в обязательном порядке должен иметь печать организации, которая заводила книжку на сотрудника и заполнение всей информации в соответствии с документами. Без наличия такой печати формуляр считается недействительным.

Если послужной список был утерян при хранении на предприятии, то работодатель обязан завести для сотрудника новый формуляр и внести в него соответствующую запись.

В случае если вновь поступивший сотрудник не имеет трудовой книжки, то персонал кадрового отдела заводит для него новую, которая храниться в архивах организации до момента его увольнения.

Стоит заметить что последняя запись в послужном списке должна свидетельствовать об увольнении с прежнего места трудоустройства, иначе запись о приеме сотрудника в штат невозможна пока факт увольнения не будет подтвержден посредством внесения соответствующей записи об увольнении.

Разделы

Бланк трудовой книжки состоит из трех разделов:

  • Данные о сотруднике.
  • Сведения о трудовой деятельности.
  • Награждения и информация о них.

В разделе №1 указывается личные данные: ФИО, дата рождения, информация о профессии и уровне образования владельца документа. На титульном листе обязательно должна быть подпись владельца и сотрудника отдела кадров организации на которой был заведен документ.

В разделе №2 указывается весь послужной список сотрудника, полная информация о приеме сотрудника в штат организации и увольнении, также указывается информация о предприятии работодателе. Записи в бланке ведутся без сокращений, даты записываются исключительно арабскими цифрами. Каждая запись обязательно имеет свой порядковый номер. Запись от разных работодателей заканчивается печатью его предприятия.

В разделе №3 отмечают все данные о награждениях которым был удостоен сотрудник. Сюда вносят записи о награждении почетными грамотами и дипломами, государственными наградами и другими видами поощрения, которые предусмотрены законодательными актами РФ.

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

Шаг 1. заполнение и проверка титульного листа

Работник кадрового отдела обязан быть предельно внимательным во время заполнения титульного листа . Также особое внимание он обязан уделить проверке информации содержащейся на титульной странице.

Содержание титульной страницы:

  1. ФИО владельца. Обязано соответствовать удостоверению личности и указываться полностью без каких-либо сокращений.
  2. Дата рождения.
  3. Уровень специализации и образования.
  4. Профессия или специальность.
  5. Дата заполнения титульной страницы.
  6. Подпись владельца послужного списка.
  7. Подпись должностного лица, заполняющего титульную страницу документа.
  8. Гербовая печать организации, которая заводит трудовую книжку для сотрудника.

Заполнение всех дат обязательно производится арабскими цифрами без сокращений. После тщательной проверки или заполнения титульной страницы сотрудник кадрового отдела может переходить к внесению записей о трудовой деятельности работника.

Шаг 2. Занесение записи

Не позднее пятого дня после принятия работника в штат организации в формуляре производится необходимая запись.

Трудовая книжка состоит из таких пронумерованных граф:

  • Номер записи по порядку.
  • Дата осуществления записи.
  • Запись о принятии работника в штат организации.
  • Указание документа, обосновывающего запись, его название и дата.

Записи производит работник, кадрового отдела уделяя максимум внимания правильности записываемой информации, аккуратно гелевой или перьевой ручкой чернилами черного или синего цвета. Все цифры, указываемые при записи должны быть арабскими. Не должно быть никаких сокращений.

Шаг 3. Записи о награждениях

При присвоении каких-либо награждений предусмотренных законами РФ и внутренним предписанием организации соответствующая запись делается в разделе формуляра под названием «награждения».

Все записи делают по общим правилам, за исключением записи в графе № 3. В ней делают уточнение типа награды и документа, который подтверждает ее присвоение.

Вкладыш используется в случае если в основной трудовой книжке больше нет места для записей. В таком случае работодатель заполняет вкладыш, который имеет собственную серию и номер их указывают на обложке или титульной странице на штампе «Вкладыш выдан».

Вкладыш вшивается в конце закончившейся трудовой книжки, на нем заполняется аналогичная титульная страница ведение записей, в том числе и нумерация, продолжается. Правильно зарегистрированный вкладыш является частью трудовой книжки.

Исправления записей на титульном листе

Исправления могут производиться последним работодателем. Основанием для исправлений ФИО, даты рождения, а также специальности или профессии сотрудника являются удостоверение личности (паспорт), свидетельство о заключении брака или его расторжении и другое.

Исправления не имеющие отношения к образованию и специальности производятся таким путем: зачеркивается предыдущая запись одной чертой, затем вписываются новые данные. Затем необходимо сослаться на документ, который подтверждает законность внесенных изменений. Записывается ссылка на внутренней стороне обложки бланка трудовой книги. Также ставится печать организации вносящей изменения и дата и подпись должностного лица.

Внесение изменений, касающихся образования или специализации, производятся без зачеркивания предыдущих записей. На внутренней стороне обложки указывают документ, обосновывающий новую запись, дата и подпись должностного лица, печать предприятия.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

  • Ошибочное написание ФИО, даты рождения и другой личной информации. Довольно часто встречаются опечатки и недостаточно ясное написание идентификационных данных сотрудника.
  • Отсутствие подписи владельца трудовой книжки или должностного лица.
  • Сотрудник отдела кадров должен проверять правильность заполнения документа максимально внимательно и только после этого ставить свою подпись на нем. Работник обязан присутствовать при заполнении и только после проверки подлинности внесенной информации ставить свою подпись.
  • Ошибки при внесении какого-либо рода сведений о работе сотрудника.
  • Отсутствие оттиска штампа отдела кадров и даты оформления записи.

Без печати все записи и внесенные изменения считаются недействительными.

Особые случаи

Существуют особые случаи когда в формуляр необходимо внести запись о присвоении сотруднику нового разряда, класса или категории, в случае изменения юридического названия предприятия, изменению названия должности которую занимаем сотрудник. В случае внесения изменений в штатное расписание.

Между работодателем и наёмным работником формируются трудовые и деловые отношения. Эти отношения регламентируются на основе законодательства о правах и нормах трудоустройства. Любые отношения деятельность, связанные со сферой труда должны быть документально отражены и зафиксированы.

Трудовая книжка – это индивидуальный документ с данными о стаже, качестве, продолжительности работы конкретного человека на каждой официально устраивающей работе, а также дополнительные сведения, описывающие деятельность.

Выпущены образцы разных годов (1938г., 1973г., 2003г., 2004г.), но все они являются действительными и полноправными.

Фактически, трудовая книжка необходима для таких целей:

  • Реальной фиксации деятельности труда человека.
  • Для информирования наёмным сотрудником работодателя о своих заслугах, опыте, стаже, причинах увольнения, выговорах. Для ознакомления с детальной характеристикой потенциального работника.
  • Для получения прав на пенсию и их реализацию.

Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек

Для официального документа существуют и официальные правила и нормы его ведения.

В трудовой книжке предусмотрено ведение 3-х разделов:

  • информация и работнике;
  • информация о работодателе;
  • информация и наградах;

Датирование:

  • все записанные данные, содержащие цифры, обозначаются исключительно арабскими цифрами;
  • формат года – ХХХХ;
  • формат месяца и числа – ХХ;

Например, дата принятого сотрудника на должность: 1 июля 2000 года, а записано будет так: «1.07.00».

Чернила:

  • Все данные записываются исключительно рукой инспектора отдела кадров предприятия (организации) шариковой ручкой чернилами, устойчивыми к влажности и яркому освещению, черного, синего или фиолетового цвета.
  • Гелевые ручки не допускаются. Только пасты.

Также не допускаются никакие сокращения в трудовом документе. Данные записываются понятным и аккуратным почерком полностью.

Трудовой кодекс регламентирует нормы состава сведений в трудовой книжке:

  • данные о работнике;
  • характеристика его деятельности;
  • информация о переводах на другие рабочие месте непрерывной деятельности;
  • причины увольнений;
  • причина завершения заключенного с работодателем трудового договора;
  • данные о наградах, выговорах, поощрениях;

Язык заполнения документа – официальный язык страны, республики.

К сведениям, которые заносятся в трудовую книгу относятся:

  • выполненная работа;
  • перевод с одного места работы на другое с непрерывной деятельностью;
  • квалификация;
  • увольнение;
  • награды и выговоры;

Сроки:

  • Трудовая книга заполняется на каждого работника персонально, если тот работает в юридической организации от 5-и дней как на основном месте занятости.
  • Вся информацию нужно заполнять не позже чем через 7 дней, а в случае увольнения – в тот же день. Ответственным является инспектор отдела кадров организации.
  • Все записи имеют свой порядковый номер (предельно в одном разделе).

Рядом с правилами и нормами установлены исключения:

  • если предприятие переименовывается, перезаполняются 3 и 4 разделы книжки;
  • записи о непрерывной деятельности не нумеруются как дубликат;
  • также не нумеруются наименования работодателей;

Работник обязан ознакомиться с каждой записью, касающейся характера деятельности, выполненных работ, перевода на другие места, увольнении. При согласовании с информацией, работник ставит подписи.

По истечению срока трудового договора, записи в трудовой книжке заверяются (относительно времени работы в конкретной организации). Подтверждается печатью, подписью руководителя, подписью работника. На титульной стороне оригинала и дубликата, после заполнения всех необходимых данных, ставится роспись работника.

Хранить трудовые книжки необходимо в недоступном месте для третьих лиц. На предприятиях – это сейф. В случае порчи документа, организация получает штрафные санкции. Кроме того, разные трудовые книги имеют одинаковый срок хранения, но разные условия:

  • Невостребованная трудовая книжка – 75 лет.
  • Книжки с учетом движений – 75 лет.
  • Приходно-расходные книжки по учету бланков – 5 лет. Ведётся бухгалтерией и отображает информацию обо всех бланках (серия и номер).

Обязательное требование ведения и хранения трудовых книг – единая, государственно утвержденная форма.

Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку

Принимая на работу нового сотрудника, инспектор отдела кадров обязан проверить наличие и правильность заполнения его трудовой книжки. При увольнении также проверить наличие трудовой книжки и правильно внести туда данные об увольнении.

Этапы правильного заполнения трудового документа

Титульная страница:

  • фамилия, имя, отчество – так как в паспорте;
  • дата рождения, заполнена арабскими цифрами;
  • информация об образовании;
  • специальность образования в именительном падеже;
  • дата заполнения информации (не позже чем через 7 дней);
  • подпись наемного работника;
  • подпись и её расшифровка ответственного и заполняющего сотрудника отдела кадров;
  • печать нанимающего предприятия/работодателя.

После заполнения титульной страницы, заполняется информация о приёме на трудовое место в течение 5 дней. В первую очередь ставится штамп предприятия со всеми её данными или отдельно написанными от руки.

Далее заполняются графы:

  • графа 1 (порядковый номер);
  • графа 2 (дата) – арабскими цифрами в день приёма на работу или соответствующей дате в трудовом договоре;
  • графа 3 (данные о приеме/увольнении/переводе) – вся информация пишется полностью, без сокращений, зарегламентирована трудовым кодексом государства и подтверждающая подписью работником;
  • графа 4 (основания для занесенной записи) – по приказу, протоколу, решению общего собрания с посылкой на дату и номер документа.

Графа о награждениях

В этом разделе записываются фактические данные:

  • почетные звания, присуженные во время трудовой деятельности;
  • государственные награды;
  • почетные грамоты;
  • наградные значки, дипломы;

Информация о денежных наградах, премиях и награждения в трудовую книжку не заносится.

Подшивка вкладыша

Когда все листы одного из разделов заполнены, в трудовой документ подшивается вкладыш. Вести и заполнять его нужно по тем же правилам, что и разделы в трудовой книжке. Это бланк строгого учёта бухгалтерией. Когда его выдают работнику, утверждают штампом, что вкладыш выдан и его номер. На титульном листе должна стоять печать предприятия, которое выдаёт вкладыш.

Без трудовой книжки вкладыш не может считаться действительным. Подшивают его на последней странице перед обложкой, а нумерация продолжается согласно предыдущим страницам.

В случае утери оригинала трудовой книжки, работник обязан сообщить об этом работодателю способом подачи соответствующего заявления. Предприятие должно выдать работнику дубликат утерянной трудовой книжки в течение двух недель.

В дубликате указывается:

  • стаж работы до текущего места трудоустройства (указан суммарно);
  • точная информация о рабочей деятельности работника на данном предприятии;

Кроме утери трудовой книжки, дубликат может быть выдан и в других случаях:

  • трудовая книжка больше непригодна для использования;
  • запись в документе является недействительной по решению суда;

Записи созданы 4415

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх